Tema 10. Gestión de materiales...

1. GESTIÓN DEL MATERIAL, REACTIVOS Y EQUIPOS UTILIZADOS EN EL LABORATORIO 1.1. PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MATERIAL             Entendemos como equipo los instrumentos de medida (pipetas, termómetros…), los instrumentos de ensayo (gasómetros, vitros…), las instalaciones (cámaras frigoríficas…), los consumibles (eppendorf, puntas de pipeta…) y los materiales de referencia y reactivos.             Debe existir un manual de procedimientos y técnicas empleadas y un registro de mantenimiento de aparatos. El objetivo es lograr un funcionamiento fiable y seguro.             Los equipos deben estar calificados y validados para que no incumplan las especificaciones de calidad requeridas, entendiendo por calificación al proceso documentado por el que un equipo aparece como correctamente diseñado, instalado y operativo. Esta determina la exactitud, precisión y estabilidad del funcionamiento y representa la validación del equipo.             Se debe tener en cuanta la documentación, la reproductibilidad y estabilidad, la calificación de las instalaciones, los ensayos y los límites máximos y mínimos de operación.             Debe quedar claro que los manuales y planos forman parte del equipo.             1.1.1. Programas de mantenimiento de equipos                                El programa o plan de mantenimiento puede ser: Preventivo. Periódico para prevenir fallos o averías, deterioro y mal funcionamiento. Correctivo. Al detectar un fallo o avería.                                Debe llevarse documentado por escrito un registro de incidencias, inspecciones y problemas, todo ordenado, identificado y visible.                         Si existe un fallo en el equipo, este debe ser puesto en “fuera de servicio”, deberá para ello ser etiquetado y se deben comprobar los posibles efectos en los ensayos precedentes.                         El registro de los equipos debe contener el nombre del equipo, nombre del fabricante, identificación y número de serie, la fecha de recepción y puesta en servicio, la ubicación habitual, su estado cuando fue incorporado, detalles sobre las instrucciones de mantenimiento y el historial de daños, modificaciones u otros.                         Todos los equipos deben calibrarse según entran en el laboratorio, y posteriormente, según el programa de calibración establecido. La calibración se entiende como la comparación de un sistema de medición frente a estándares conocidos. Se utiliza para asegurarse la exactitud y precisión de la medida.                         Entre dos calibraciones programadas, se utiliza la “verificación”, que consiste en medir un patrón de respuesta conocida previamente a la medición de las muestras. Si la verificación no se cumple, necesita una calibración. Es parecida a los controles.                         Las balanzas, pipetas automáticas y dispensadores automáticos se deben calibrar una vez al año. El resto de los equipos dependerá de la frecuencia de uso, aunque todos se verificarán regularmente.                         Las calibraciones se deben registrar en un documento con los siguientes datos: equipo calibrado, procedimiento, identificación de patrones, condiciones ambientales, resultados e incertidumbres, persona que realizó la calibración…                         Los patrones de referencia deben estar calibrados por un organismo competente, capaz de asegurar la trazabilidad con referencia a un patrón nacional o internacional.             1.1.2. Descripción de algunos equipos comunes en el laboratorio.                         A. Centrífugas.                                     Aplican una cierta velocidad angular a la suspensión, de forma que las partículas más pesadas se depositan en el fondo del recipiente (precipitado) mientras que las sustancias más ligeras quedan por encima (sobrenadante).                                     Están constituidas por: Rotor o cabezal: donde se depositan las muestras. Oscilante o de ángulo fijo. Eje de centrífuga: alrededor del cual se produce el giro. Motor. Accesorios: tapa, carcasa…                                     La velocidad se expresa en revoluciones/minuto (rpm).                                                                         Fcr g=1.19 x 10-6 x rpm2 x r                                                                                      Donde r es el radio de la centrífuga.                                     Se utiliza para obtener suero, plasma, concentración de células, separación de fases…                                     Los rotores deben mantenerse limpios. A la hora de poner tubos, se debe tener en cuenta el equilibrado de la carga. También es importante para un buen mantenimiento, realizar una limpieza periódica o tras la rotura o derrame de algún tubo.                         B. Sistemas de medida de masa: balanzas.                                     Debe ser exacta, precisa y sensible. Según su sensibilidad pueden ser granatarios, de precisión, analíticas y microbalanzas.                                     Según su sistema de funcionamiento, pueden ser electrónicas o mecánicas.                                     Las balanzas deben colocarse en una mesa lejos de cualquier vibración y ruido.                                     Deben limpiarse escrupulosamente después de cada uso.                         C. Agitadores.                                     Pueden ser de velocidad fija o variable. Existen muchos tipos: magnéticos con o sin calefactor, de bandeja, orbitales y vortex. Es importante limpiarlos después de cada uso.                         D. Autoclave.                                     Produce la esterilización por calor húmedo. Consta de una cuba con una resistencia en el fondo y un sistema de cierre hermético, válvulas diversas, manómetro y termómetro. Algunos disponen de procesadores electrónicos.                                     Antes de su uso, debemos asegurarnos de que la cuba contiene suficiente agua, además de purgar.                                     Durante su uso, debemos controlar el tiempo de esterilización una vez alcanzadas la temperatura y presión deseadas, además de controlar su eficacia mediante esporas bacterianas control (generalmente Bacillus cereus).                                     Si tras su uso creemos que se ha podido derramar algo, debemos limpiar la cuba.                         E. Otros.                                     Analizadores automáticos, contadores celulares, gasómetros, coagulómetros, glucómetros…             1.1.3. Sistemas automatizados.                         Estos analizadores pueden ser monocanal, multicanal o en continuo. Como ejemplo de monocanal, podríamos decir un aparato para hemoglobina glicosilada. Un multicanal podría ser un shapphire. Y, por último, un continuo son bombas peristálticas que provocan el flujo continuo de muestras y reactivos, por tanto, sería un architect i4200.             1.1.4. Materiales.                         El material puede clasificarse en: Fungible. Se deteriora con el uso y no suele ser inventariable. Casi siempre es de un solo uso (puntas de pipeta, agujas…). Inventariable. Tiene una vida más larga y debe ser inventariable. Son los aparatos, mesas, sillas…                         En cuanto a su composición, pueden ser de plástico, vidrio, metálico o cerámico.                         El material de plástico es el más utilizado. Si es termorresistente, se puede esterilizar en el autoclave. Entre este material encontramos las puntas de pipeta, eppendorf, placas de Petri…                         El material de vidrio es el segundo más utilizado. Casi todo este material viene borosilicatado, puesto que así es más resistente. Con este material se deben tomar ciertas precauciones: No someterlo a variaciones bruscas de presión. No dejar soluciones concentradas alcalinas en vidrio de borosilicato, ya que lo descalibrará. No someterlo a cambios bruscos de temperatura, pues se descalibra o rompe. No aplicar fuerza sobre tapones, llaves…                         Entre el material de vidrio utilizado se encuentran las cámaras de recuento, cubreobjetos…             1.1.5. Limpieza del material.                         Si el material es de escaso riesgo, es decir, que no va a ser utilizado para muestras biológicas, se lavará tras su utilización con agua y jabón, pasándose después por agua destilada. Importante: Si contiene residuos lipídicos, se debe desengrasar con un disolvente orgánico como acetona. Si está manchado de colorantes, se trata con alcohol-clorhídrico al 10%. Si tiene restos de material solidificado, se licuará en baño maría a 60-70 ºC.                         Si el material es de elevado riesgo por estar en contacto con muestras biológicas, puede ser esterilizado o no, según su valor, tamaño y propiedades. En el caso de ser esterilizado, se debe someter también a una limpieza como la del material de escaso riesgo. 1.2. REACTIVOS             El Real Decreto 363/1995, de 10 de marzo, por el que se aprueba el reglamento sobre notificación de sustancias nuevas y clasificación y etiquetado de sustancias peligrosas, establece como debe identificarse una serie de sustancias consideradas peligrosas.             A cada característica de peligrosidad se le asigna una identificación y un pictograma: (FOTO 1)             Se consideran peligrosas las siguientes sustancias y preparados: explosivos, comburentes, inflamables, tóxicos, nocivos, corrosivos, irritantes, sensibilizantes, carcinogénicos, mutagénicos, tóxicos para la reproducción y peligrosos para el medio ambiente.             La información que describe la etiqueta es:               1.2.1. Fichas de seguridad                         Las fichas de seguridad deben ser entregadas a los destinatarios en el momento de la primera entrega del producto, o incluso antes, para que estos puedan ir tomando las medidas oportunas. (FOTO 2).                         Esta debe seguir unos criterios básicos. Debe proporcionar datos que permitan identificar el producto, al fabricante y un número de teléfono para consultas de emergencia. También debe informar sobre los riesgos y peligros del producto. Por último, debe formar al usuario del producto sobre el comportamiento del mismo, la correcta utilización, los controles de exposición, los EPIs necesarios y las actuaciones a realizar en caso de accidente.                         Pese a que no deben ser esquemas iguales, todas ellas deben incluir 16 puntos de información obligatorios. Para aprenderlos, he ideado esta frase:                                     Identificar componentes peligrosos al auxiliar en incendios con vertidos manipulados en exposiciones. Buscar propiedades de la estabilidad tóxica y eco, eliminando el transporte reglamentario entre otros.                         Identificación-composición-peligros-primeros auxilios-medidas de lucha contra incendios-medidas para vertido accidental-manipulación-exposición y EPIs-propiedades-estabilidad-información toxicológica-información ecológica-eliminación.transporte-información reglamentaria-otras informaciones.                         A partir del 1 de junio de 2015, la norma de comunicación de peligros exige pictogramas en las etiquetas. (FOTO 3)                         En caso de vertido, recordar lo siguiente: Líquidos inflamables. Absorberse con carbón activo. Nunca serrín. Ácidos. Absorberse rápido, neutralizando con bicarbonato sódico si no disponemos de neutralizadores comerciales. Bases. Con agua a pH ligeramente ácido. Así neutralizamos siempre que no tengamos neutralizadores comerciales.                         En cuanto a la estabilidad y reactividad, cuando el almacenamiento se refiere a líquidos inflamables y combustibles, debe planificarse bajo los criterios de la instrucción técnica complementaria MIE-APQ-001 del Reglamento de Almacenamiento de Productos Químicos (contenida en el Real Decreto 379/2001, de 6 de abril).                         El Real Decreto 374/2001, de 6 de abril, sobre la protección de la salud y seguridad de los trabajadores contra los riesgos químicos durante el trabajo, define los valores límite ambientales, como los valores límite de referencia para las concentraciones de los agentes químicos en la zona de respiración de un trabajador.                         Respecto a la información ecológica, debe cumplirse la norma ISO 14001.

2. ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIAS EN UN LABORATORIO CLÍNICO. DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL Y REPOSICIÓN DE LAS DISTINTAS ÁREAS DE TRABAJO      En los laboratorios públicos las compras de materiales están reguladas por el RD 3/2011, de 14 de noviembre. La adquisición del este material puede realizarse mediante tres procedimientos: Procedimiento abierto. Concurso público en el que cualquier empresa presenta su oferta. Procedimiento restringido. Se seleccionan las empresas que pueden presentar ofertas. Procedimiento negociado. Se adjudica la compra a una empresa elegida de manera justificada.             Se emplean dos clases de materiales, el destinado a las extracciones y el destinado al propio laboratorio. 2.1. ALMACENES. CARACTERÍSTICAS             Tener en cuenta la NTP 725 “seguridad en el laboratorio: almacenamiento de productos químicos”.             Debemos partir de la definición de almacenamiento como disponer de una cantidad de productos mayor al uso diario y para un tiempo superior a 24 horas. Y también, de la definición de almacén como edificio, sala dentro de un edificio o un área exterior separada para almacenar productos.             Hay que tener en cuenta que el almacenamiento prolongado presenta por sí mismo un riesgo. Otra característica es la diversidad de productos diversos.             El almacén puede ser cerrado, al que solo pueden acceder los profesionales autorizados, registrándose la entrada y salida de productos; o puede ser almacén abierto, en el que pueden entrar personas ajenas al laboratorio.             El stock se puede clasificar según su valor, según su uso, o según las exigencias de almacenamiento.             Según las exigencias de almacenamiento, se deben distinguir varias categorías: Material sin exigencias especiales. Son productos que requieren condiciones mínimas de almacenamiento. Material estéril. La prioridad es mantener esa esterilidad, por lo que se realizan controles de caducidad, esterilidad y deterioro de envases. Limpieza diaria y todo el personal que manipule dicho material se cambiará al salir del almacén. Material lábil. Son los productos que se deterioran fácilmente, como los perecederos (caducidad <5 años desde fabricación), termolábiles (identificados con símbolo de estrella), fotosensibles, higroscópicos 2.2. NORMATIVA DE SEGURIDAD             RD 379/2001 excluye de su ámbito de aplicación os almacenamientos de productos químicos de capacidad igual o inferior a las que se indican en la tabla 1. (FOTO 1) 2.3. RIESGOS EN EL ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS QUÍMICOS             2.3.1. Criterios generales                         Para cualquier tipo de almacenamiento, se debe comprobar que el producto está adecuadamente etiquetado, disponer de su ficha de datos de seguridad (FDS), llevar un registro actualizado de la recepción de los productos, y agrupar y clasificar los productos por su riesgo.                         El almacenamiento se puede realizar en islas o estanterías. Los materiales inertes pueden utilizarse para la separación.                         Hay que tener en cuenta que los productos cancerígenos, pestilentes e inflamables se deben aislar o confinar.                         Para los productos químicos, se debe limitar el stock y almacenar la misma cantidad siempre. Tener en cuenta que en el área de trabajo solo se debe disponer de la cantidad a utilizar, llevando un orden y limpieza, además de teniendo en cuenta el plan de emergencias.                         El laboratorio está obligado a formar e informar sobre los riesgos del almacenamiento de estos productos. (FOTO 2) 2.4. TIPOS DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS QUÍMICOS EN EL LABORATORIO                 2.4.1. Estantes o baldas y armarios de laboratorio                         No colocar en baldas elevadas envases de más de medio litro, y lo más grande abajo.             2.4.2. Sala de almacenamiento dentro o fuera del laboratorio                         Se clasifican en interior, separada y anexa.                         La sala interior se encuentra totalmente cerrada y no tiene paredes exteriores; la anexa se encuentra dentro del edificio con una o dos paredes interiores; y la separada tiene paredes comunes con otro edificio.                         Las salas de almacenamiento en interior de edificios tendrán dos puertas de acceso señalizadas.             2.4.3. Armarios protegidos                         a. Armarios para productos inflamables.                         Según ICT MIEAPQ1, los armarios protegidos son los que tienen una RF-15 conforme a la norma UNE-EN1634-1. No se instalarán más de tres armarios en el mismo laboratorio, a no ser que cada grupo de tres esté separado como mínimo de 30 metros. La cantidad máxima de líquidos que se puede almacenar es de 500 litros. La cantidad de productos de cada clase varía, siendo 100 litros la clase A, 250 litros la clase B y 500 litros la clase C.                         b. armarios para productos corrosivos.                         Deben tener juntas de estanqueidad para evitar la salida de vapores peligrosos al exterior. Deben estar constituidos por un doble cuerpo con ventilación exterior, compartimentos interiores sin metales y cajones de plástico.                         c. Armarios de seguridad bajos o cajones.                         Aprovechan pequeños huecos, pero las características son las mismas.             2.4.4. Frigoríficos                         No deben emplearse frigoríficos de tipo doméstico para el almacenamiento de productos inflamables., para ello deben estar homologados como antideflagrantes (EEX/d/2C/T6). 2.5. INSTALACIONES DE SEGURIDAD             2.5.1. Medidas de seguridad requeridas por el RD 379/2001                         El almacén debe ser un lugar de acceso restringido, y tendrá ventilación natural o forzada, además de estar señalizado. Es conveniente disponer de duchas y lavaojos dentro de los almacenes, así como EPIs según las características de lo almacenado. 2.6. EMERGENCIAS             2.6.1. Fugas, derrames y salpicaduras                         Si se produce un derrame, se debe absorber, neutralizar o eliminar rápidamente.                         Si nos salpica en zonas mucosas o piel, se debe lavar con abundante agua, igual en el caso de derrame sobre la ropa.             2.6.2. Otros                         En el caso de incendios, se debe seguir el protocolo de actuación y se debe disponer de extintores.                         Para los trasvases, utilizar los EPIs correspondientes.

3. INVENTARIO             Bueno, de aquí cualquier cosa que se hable es pura lógica. Lo más importante es entender que no puede generarse una rotura de Stock, para ello tenemos existencias superiores a lo que se consume, y se realizan inventarios. Como sabéis, el stock son los productos que no se están utilizando pero que es necesario disponer de ellos para la previsión de necesidades futuras.             Debemos tener en cuenta que no podemos sobrepasar las existencias máximas, que sería la cantidad de producto por encima del que no es aconsejable almacenar, y tampoco podemos quedarnos por debajo de las existencias mínimas. De este modo, debemos tener unas existencias de seguridad o reserva para poder atender los requerimientos del laboratorio, tanto en caso de demanda inesperadamente alta, como en caso de demanda normal.             El inventario debe recoger ciertos datos: nombre del producto, modelo, suministrador, número de serie, fecha de recepción, fecha de caducidad y servicio de mantenimiento.             Como es lógico, igual que ocurre en tu casa, el inventario se debe actualizar cada vez que se realiza una nueva adquisición de material. Claro está que tú en tu casa lo mantienes en tu memoria, no andas haciendo fichas sobre la cantidad de botellas de leche que tienes, pero el funcionamiento acaba siendo el mismo.             También se debe llevar un control tanto de entrada como de salida del almacén. Volvemos a tu casa, acabas controlando hasta los puñados de cereales que se echan tus hijos en el desayuno.             La reposición puede ser de tres tipos: Periódica. Se fija un calendario de fechas y cantidades para entregar. Por pedido. Se genera un pedido cuando las existencias alcanzan una cantidad predeterminada. De productos de caducidad corta. Ajustando el plazo de entrega a las fechas de caducidad.             Se debe tener en cuenta para gestionar el stock el control de fecha de caducidad, el intervalo de tiempo entre pedidos y el material de reserva. Además, se deben valorar los datos estadísticos. En el caso de nuevos materiales, se deberán realizar nuevos programas.             Hay que recordar que el inventario se debe realizar, anualmente, permanentemente (es decir, diariamente inventariar los artículos que se han movido en la jornada) o rotativamente (intermedio entre los otros dos).             Por último, las existencias se valoran mediante una de las siguientes normas: Método FIFO. Permite la valoración considerando que la primera mercancía que sale es la primera que entró en el almacén. El material utilizado se valora a precio antiguo y las existencias disponibles a precios actuales. Método LIFO. Considera que la primera unidad que sale es la que entró última. Las existencias se valoran a los precios más antiguos y el material utilizado a los actuales. Aconsejado con precios en aumento. Precio medio ponderado. Intenta superar las desventajas de los anteriores, valorando lo almacenado, calculando la media ponderada del precio pagado por cada unidad. Método más utilizado.