Sistemas de Información Contable

Características
1. • Realiza tareas necesarias
  1. exigidas por las leyes y organismos de fiscalización del gobierno como el SENIAT, que obligan a las empresas a llevar registro de sus actividades.
2. sigue procedimientos estandarizados
  1. Los datos se procesan en base a los reglamentos y métodos establecidos internamente en la empresa.
3. maneja datos detallados
  1. sirven para crear rastros de auditoría
    1. registro de procedimientos que pueden seguirse de principio a fin o desde el fin al principio.
4. tiene un enfoque histórico
  1. Describe lo que sucedió en el pasado
5. Otorga información para solucionar problemas
  1. estados financieros que son informes estándares de contabilidad
sistema que realiza actividades de procesamiento
reune datos de una empresa para poner a disposición de usuarios internos o externos
Los datos se recaban del sistema físico y del entorno y se introducen en la base de datos.
Tareas Básicas del Procesamiento de datos:
1. Recolección de datos
2. Manipulación de datos
  1. Clasificación
  2. Ordenamiento
  3. Cálculo
  4. Sintetización de datos
3. Almacenamiento de datos
4. Preparación de Documentos
  1. • Por una acción
    1. ejemplo: el surtir un pedido a cliente y emitir factura
  2. • Por un plan
    1. ejemplo: se producen salidas en una fecha determinada como cheques de pago de sueldos
Buen ejemplo de SIC
1. el empleado por las organizaciones de distribución
  1. fábricas
  2. establecimiento comercial
  3. de servicio
    1. CANTV
    2. hospitales
  4. gubernamentales
    1. ejército
    2. SENIAT
Representado por Diagrama de flujo (llamado: de contexto) de forma jerárquica
1. Elementos (rectángulos horizontales)
  1. clientes
  2. proveedores
  3. almacén
  4. gerencia
2. Flujos de datos
  1. órdenes de venta
  2. órdenes de compra
  3. facturas
  4. estados de cuenta
  5. pago
  6. embarques
  7. existencias
Subsistemas
1. los que surten los pedidos a los clientes
  1. captura de pedidos
  2. inventarios
  3. facturación
  4. cuentas por cobrar
2. los que ordenan la existencia de reabastecimiento
  1. Sistemas
    1. compras
    2. recepción
    3. cuentas por pagar
  2. Pasos
    1. 1. Captura de pedidos
      1. Editar datos de pedidos
        Verificación de créditos
        Asentar pedidos
        Marcar pedidos surtidos
    2. 2. Inventarios
      1. Verificar existencias
        Verificar el PUNTO DE REORDEN (cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir existencias)
3. los que efectúan procesos de contabilidad general
  1. Libro Mayor de la Contabilidad
    1. Representa un panorama financiero de las operaciones de la organización.
      1. subsistema de actualización del libro mayor
      2. subsistema de preparación de informes
Sistema de Información Contable para la facturación
1. Aviso oficial para notificar a los clientes cuánto deben
  1. Sistema de Facturación
    1. 1. Obtener datos de clientes (nombre, dirección, instrucciones de embarque y número de vendedor, etc.)
      1. 2. Preparar facturas (listar todos los artículos y el total del Impuesto al Valor Agregado).
        Son enviadas al cliente y los datos a pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar
El Sistema de Información Contable para las Cuentas por Cobrar
1. Cada proceso se realiza independientemente de los demás
  1. 1. Añadir nuevas cuentas por cobrar (después de la facturación).
    1. 2. Eliminar cuentas por cobrar pagadas
      1. 3. Prepara ESTADOS DE CUENTA (recordatorio de que se debe dinero por una o más facturas). El archivo de cuentas por cobrar es utilizado cada mes para preparar estados de cuentas. Se le suele dar 30 días al cliente para pagar.
        4. Proporcionar datos de libro mayor. (El sistema de cuentas por cobrar le proporciona datos contables que aparecen como un activo en el Estado de Situación -Balance General-).
Sistema de Información contable para las compras
1. Encargado de ordenar, recibir y pagar existencias de reabastecimiento
  1. Compras
    1. Seleccionar a los proveedores y negociar (precios y fechas de entrega)
    2. Subsistemas
      1. 1. Seleccionar proveedores (para suministrar las existencias de reabastecimiento). Considera transacciones previas tomando en cuenta calidad, precios y cumplimiento.
        2. Obtener compromisos verbales
        3. Prepara órdenes de compra (Se mantiene un registro para tener control sobre éstas).
        4. Cerrar órdenes de compra (se archivan en el archivo Histórico de órdenes de Compra).
  2. Recepción
    1. Actualizar la información que refleje el recibimiento del proveedor en el reabastecimiento
      1. 1. Procesar recepciones. Se realiza una inspección para certificar que se haya enviado en buen estado la mercancía.
        2. Notificar a otros sistemas (Se envía al sistema de Inventarios y a compras para cerrar las órdenes de compra.
  3. Cuentas por pagar
Sistema de Información Contable para las Cuentas por Pagar
1. Encargado de pagar a los proveedores por las compras
  1. Toma en cuenta:
    1. En cuentas por pagar debe haber pruebas de que se ordenó la compra
    2. El sistema de recepción confirma que las existencias se recibieron
    3. Se recibió una factura del proveedor
      1. 1. Preparar registros de cuentas por pagar al proveedor
      2. 2. Efectuar pagos a proveedores (las facturas y estados de cuenta se conservan hasta que se realiza el pago).
      3. 3. Eliminar cuentas por pagar pagadas
      4. 4. Proporcionar datos al libro mayor

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