La planeación

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1. La planeación es la primera función administrativa. Consiste en analizar la situación de la organización, definir los objetivos o metas a alcanzar, establecer la estrategia general que permita alcanzar esos objetivos y desarrollar planes de acción que señalen cómo implementar las estrategias. El resultado del proceso de planeación es un plan que guiará el accionar de la empresa y ayudará a usar los recursos en la forma más eficiente.
  1. Dentro del proceso de administración se pueden identificar:
    1. Los Principios
      1. Flexibilidad
        El plan debe poder adaptarse a los cambios que se registren dentro de la organización, ya sea porque hubo cambios en las necesidades de la firma, en las operaciones o a nivel gerencial.
      2. Inherencia
        Toda organización debe contar con un plan que determine cómo resolver determinados problemas y así alcanzar los objetivos de la forma más eficientemente posible.
      3. Racionalidad
        Consiste en la comprensión de un problema para luego determinar los criterios de diseño del plan, el establecimiento de alternativas y su aplicación. Las decisiones deben tomarse a partir de la lógica y la razón, no según las emociones y los valores.
      4. Universalidad
        Los planes deben especificar la cantidad de recursos necesarios (considerando los recursos disponibles dentro de la compañía) para alcanzar los objetivos establecidos. De este modo, una vez terminado el diseño del plan, puede implementarse de inmediato.
      5. Unidad
        A cada miembro de la firma le será asignado un objetivo que, a su vez, deberá ser guiado hacia una meta en común. Si bien hay un plan para cada una de las funciones, todas deben confluir en un plan principal.
      6. Compromiso
        Para alcanzar la meta se debe calcular el tiempo que implicará el compromiso de cada recurso.
      7. Precisión
        El plan debe ser exacto, cualquier error puede repercutir en el resto de las funciones de la firma. Mientras más exactos sean los planes, mayores serán las chances de lograr los objetivos.
      8. Factor limitante
        El plan debe ser diseñado considerando que ante cada decisión se debe establecer el factor limitante que puede impedir la concreción de los objetivos.
      9. Factibilidad
        Todo plan debe ser realista: diseñado en base a la experiencia, a hechos concretos y a los recursos disponibles.
    2. Los tipos
      1. Es una planeación a largo plazo que llevan adelante los directivos de la organización. En ella se analiza cómo los factores externos e internos impactan en los objetivos establecidos: campañas publicitarias, presencia en los medios, incursión en el mercado, etc.
        EStrátegica
      2. Son los planes que se diseñan para hacer frente a una crisis y por eso se vinculan con decisiones a corto plazo que respondan al plan estratégico.
        Táctica
      3. En esta planeación se diseñan soluciones para problemas que podrían surgir a futuro, identificando los recursos necesarios para llevarla adelante.
        Interactiva
      4. Consiste en un conjunto de reglas que regulan el funcionamiento de la organización puertas adentro. En este plan se incluyen jornadas laborales, horario de descanso, vacaciones y uniforme para el personal.
        Normativa
      5. En este plan se aborda la forma en que se organizarán los recursos, (incluyendo a los empleados) para la resolución de conflictos. En este plan se asignan los proyectos para cada área, los pasos a seguir y los plazos para cada uno.
        Operativa
    3. Elementos
      1. Lo que la firma proyecta ser en el largo plazo.
        Visión
      2. El propósito de la firma.
        Misión
      3. Los resultados que la compañía se propone alcanzar. Siempre se deben detallar los plazos y las acciones necesarias, además de los objetivos de cada empleado para enfocar sus tareas a ese fin.
        Objetivos
      4. La descripción de la forma en la que se canalizarán los esfuerzos para alcanzar los objetivos. Aquí se incluyen los de la organización en su conjunto y los de cada individuo. Un buen plan siempre incluye una serie de alternativas para optar por la más adecuada en cada circunstancia.
        Estrategias
      5. La guía que se diseña para tomar las decisiones de cada una de las áreas de la compañía.
        Políticas
      6. La serie de acciones que deberán llevarse a cabo para ejecutar cada parte del plan. Debe detallar el tiempo que llevará concretar cada una de las partes.
        Programa
      7. El detalle financiero de lo que costará la implementación de un plan. Ayuda a llevar un control de su implementación ya que detalla costos, ingresos, egresos, etc.
        Presupuesto
    4. Recomendaciones al momento de implementar
      1. Establecer los objetivos de la organización.
      2. Diseñar posibles escenarios futuros.
      3. Identificar los cursos de acción más apropiados para cada uno de esos escenarios.
      4. Diseñar un plan.
      5. Implementar el plan.
      6. Evaluar el plan.
      7. Readaptar el plan.
      8. Los planes no deben ser excesivamente detallistas y deben ser realistas: sus objetivos deben ser alcanzables.
    5. Ventajas
      1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos.
      2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una posible participación en ellos.
      3. Proporciona una base para el control. La planificación y el control son inseparables, ya que son como los gemelos de la administración. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero tengan en claro a donde ir.
      4. Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de la organización en general.
      5. Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente, por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.
    6. Desventajas
      1. . Esta limitada por la poca precisión de la información y por la incertidumbre de los hecho futuros. Es imposible predecir con exactitud lo que va a ocurrir en el futuro.
      2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas hombre.
      3. La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la actuación de los administradores y del personal de la organización.
      4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas pertinentes.
    7. Herramientas
      1. Son aquellas que auxilian al ejecutivo, administrador o empresario para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales (Münch Galindo, 1999).
        Análisis FODA
        Es una metodología que estudia tanto la situación externa como interna de una empresa, así puede ver como puede ser competitiva en su mercado y ver las características internas que tiene que tener, con esta metodología se pueden detectar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
        Manuales
        Los manuales deben ser de fácil comprensión, pueden venir en diferentes presentaciones como folletos, libros, carpetas, entre muchos otros.
        Contiene los objetivos que se quieren alcanzar tanto a corto como largo plazo, las reglas y políticas de la empresa.
        Manual de objetivos y políticas
        Contienen todas las reglas y políticas aplicables en cada departamento.
        Manuales departamentales
        Contiene todo lo que le interesa como lo que tiene que saber un empleado cuando ingresa a una empresa.
        Manual de empleado o de bienvenida
        Contiene una síntesis de la descripción de los puestos y las reglas.
        Manuales de organización
        Diagrama de flujo
        Muestra los procedimientos detallados que se deben de seguir en un proceso o en la planeación de la empresa, expresa gráficamente las distintas operaciones, estableciendo una secuencia cronológica.
        Diagrama de GANTT
        Uno de los mayores aportes de Henry L. Gantt, nos sirven para poder mostrar los tiempos que utilizaremos para diferentes tareas o proyectos en una línea de tiempo. Es una gráfica de barras que horizontalmente nos da los tiempos y verticalmente ponemos las actividades que se realizaran.
        CPM (Método de ruta crítica)
        El CPM es idéntico en metodología y concepto al PERT, la única diferencia entre ellos es el método por medio del cual se realizan los estimados de tiempo para los procesos, es un proceso administrativo de planeación, ejecución, programación y control de cada una de las actividades de un proyecto que debe desarrollarse con un costo optimo y un dentro de un tiempo crítico.
        Árbol de decisión
        Representa en forma secuencial acciones y condiciones, muestra que condiciones son más importantes y ponerlas en primer lugar y así sucesivamente, muestra la relación que existe entre cada condición, modela funciones discretas, son construidos atreves de la descripción narrativa de un problema.
        Análisis de Red Pert
        Fue desarrollada por la armada de los Estados Unidos de Norte América en 1957. Es una herramienta cuantitativa de planeación y control, le permite al administrador contar con un modelo de optimización con el cual se puede tener la solución óptima de un proceso o tarea, sirve para programar por adelantado un proyecto y calcular el tiempo que se empleara en dicho proyecto.
    8. Importancia
      1. En administración, un plan bien diseñado se traduce en beneficios para la compañía. Por un lado, ayuda a asignar recursos en forma eficiente, sobre todo para aquellas actividades que habilitarán el alcance de los objetivos preestablecidos. La planeación es clave para focalizar los esfuerzos y ayuda a identificar cuáles serán las tareas de cada área y empleado para concretar los objetivos en forma eficiente.
Bibliografía: https://www.gestiopolis.com/herramientas-de-la-planeacion-administrativa/ https://concepto.de/planeacion-en-administracion/ https://aulicum.com/blog/planeacion-en-administracion-escolar/ https://enciclopediaeconomica.com/proceso-administrativo/ https://html.rincondelvago.com/ventajas-y-desventajas-de-la-planificacion.html

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