Expediente electrónico

Beschreibung

Mapa mental de la lectura "Guía para la gestión de documento y expedientes electrónicos. Guía técnica, Versión 1.0, Archivo General de la Nación, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Colombia, 14 noviembre 2017"

Zusammenfassung der Ressource

Expediente electrónico
  1. Documento electrónico
    1. Información generada, enviada, recibida, almacenada, comunicada por medios electrónicos, ópticos
      1. Documento electrónico de archivo: producido como evidencia del actuar personal u organizacional; debe recibir un tratamiento archivístico
      2. Estructura física: hardware, software y formato
        1. Formato: contiene la información para que el documento pueda ser recuperado e interpretado
          1. El hardware y software deben garantizar mantenimiento de las características del documento electrónico
          2. Estructura lógica: contenido, datos identificación (autenticación y validación), metadatos creación
            1. Identificación: fuente de información para producir documentos; firmas para autoría; mecanismos para garantizar no repudio; esquemas de métodos usados en producción; campos mínimos y obligatorios usados en ingreso y captura
              1. Contenido: relacionado con la información que tiene el documento
                1. Metadatos: que definan contexto, contenido, estructura y gestión a lo largo del tiempo
                  1. Autenticidad: mecanismos que permitan identificar al productor, asegurar integridad y no repudio
                  2. Auténtico
                    1. El documento es lo que dice ser, sin alteraciones y corrupciones al paso del tiempo
                      1. Contexto: resultado de un proceso administrativo identificable Estructura: fijada con un hardware y software Contenido: metadatos que permitan identificar al productor
                        1. Identificar: hardware y software utilizados; que el documento es lo que afirma ser; certeza sobre quien crea, elabora, envía, firma o a quien debe atribuirse; creado o enviado en el momento que se afirma; verídico y sin alteración
                          1. Metadatos: trámite o asunto; autor y otros que intervienen; fecha y hora de cada acción; nivel de acceso; trazabilidad de actuaciones
                            1. Medios para autenticar: Estampas de tiempo Firmas electrónicas Firmas digitales Certificados de seguridad Código Seguro de Verificación Marcas de agua digitales
                            2. Fiable
                              1. El contenido es un representación completa, fidedigna, precisa de las operaciones, actividades o hechos determinando competencia del autor, completitud en forma y nivel de control ejercido en su producción
                                1. Fiabilidad se cumple cuando: testimonia la actividad que refleja; testimonia el lugar de producción competente al autor; brindando certeza de estar completo; manteniendo identidad inequívoca; métodos seguros y verificables; por individuos que tengan conocimiento de los hechos o automáticamente por instrumentos para realizar las operaciones
                              2. Íntegro
                                1. El documento es completo y sin alteraciones asegurando contenido y atributos protegidos a lo largo del tiempo; asegura confianza
                                  1. Requisitos: documentos deben permanecer completos protegidos contra modificaciones y alteraciones; establecer políticas y procedimientos de gestión de documentos especificando los momentos del historial de eventos a registrar; conservar métodos de contexto; mantener la relación entre el documento y sus metadatos; registrar los cambios por obsolescencia tecnológica; proporcionar y mantener pistas de auditoría que muestren que los documentos están protegidos frente a uso, modificación y destrucción; conservar niveles de restricción de acceso
                                  2. Disponible
                                    1. Capacidad actual y futura para que el documento y sus metadatos puedan ser consultados, recuperados, presentados, interpretados, legibles y usables
                                      1. Requisitos: contiene información para identificar contexto de producción y el vínculo con un expediente y otros instrumentos archivísticos; la información debe estar disponible para consultas presentes o futuras; mantener vínculo entre documentos y metadatos; documentos e información disponible en cualquier momento en acuerdo con el instrumento archivística que marca su vigencia
                                      2. ICA
                                        1. Forma documental fija: el contenido del documento permanece completo a lo largo del tiempo
                                          1. Contenido estable: el documento solo puede sufrir cambios obedeciendo a un conjunto de reglas fijas preestablecidas
                                            1. Vínculo archivístico: que muestra la relación del documento con los diferentes niveles archivísticos; tiene origen, es necesario y es determinado
                                            2. Tipos
                                              1. Por su forma de creación: nativos digitales, digitalizados
                                                1. Por su origen: de acuerdo al productor
                                                  1. Por su forma y formato: audio, video, texto
                                                  2. Gestión de documentos
                                                    1. 1. Producción:
                                                      1. Creación: producción, generación o creación de acuerdo a funciones
                                                        1. Recepción: canales o medios por los que ingresa la información
                                                          1. Captura: transmitir documentos de soporte físico y enlazarlos al SGDEA
                                                          2. 2. Mantenimiento: requisitos que permitan mantener y asegurar integridad, autenticidad y disponibilidad de documentos y metadatos
                                                            1. 3. Difusión: requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización
                                                              1. 4. Administración: procedimientos que permiten gestionar las operaciones funcionales como no funcionales de los documentos
                                                                1. a. Planeación: actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de documentos
                                                                  1. b. Producción: manera en que se generan los documentos y metadatos asociados
                                                                    1. c. Gestión y trámite: actuaciones para registro, vinculación a trámite, distribución, descripción, disponibilidad, recuperación, acceso, control y seguimiento a trámites
                                                                      1. d. Organización: operaciones para clasificar, ubicar, ordenar y describir con metadatos e índice
                                                                        1. e. Transferencia: el paso de los documentos de una fase a otra; verificar estructura, formato, migración, refreshing, emulación, conversión, metadatos técnicos, de preservación y descriptivos
                                                                          1. f. Disposición: verificar y cumplir con la disposición final: conservación o eliminación
                                                                            1. g. Preservación a largo plazo: acciones y estándares aplicados durante la gestión para garantizar permanencia
                                                                              1. h. Valoración: proceso para determinar plazos de conservación y destino final; se realiza por serie
                                                                          2. Conjunto de documentos electrónicos que se refieren a un mismo trámite, asunto o procedimiento
                                                                            1. Elementos:
                                                                              1. 1. Documentos: información que refleja el actuar institucional en conjunto con metadatos asociados a un mismo asunto
                                                                                1. 2. Foliado: asociación del documento a un índice que garantiza integridad, orden y autenticidad
                                                                                  1. 3. Índice: identificación de los documentos que componen al expediente, ordenados cronológicamente a fin de preservar integridad y recuperación
                                                                                    1. 4. Firma del índice: que se debe realizar al momento del cierre del expediente
                                                                                      1. 5. Metadatos: asegurarán la gestión adecuada del documento a lo largo del ciclo de vida
                                                                                      2. Ciclo de vida
                                                                                        1. 1. Apertura: integrar todos los documento del mismo trámite
                                                                                          1. 2. Gestión: acciones y operaciones en el desarrollo del trámite
                                                                                            1. 3. Cierre y archivo: al finalizar el trámite se debe cerrar el expediente, actualizar índice y firmarlo
                                                                                              1. 4. Retención y disposición final: definir los plazos de conservación y disposición final
                                                                                                1. Proceso de valoración
                                                                                                  1. Proceso de preservación
                                                                                                    1. Proceso de disposición final
                                                                                                      1. Tablas de retención
                                                                                                        1. Eliminación por medios de borrado seguro y permanente
                                                                                                      Zusammenfassung anzeigen Zusammenfassung ausblenden

                                                                                                      ähnlicher Inhalt

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                                                                                                      Elementos que conforman a google chrome
                                                                                                      juan carlos hernandez morales
                                                                                                      Construcción de software
                                                                                                      CRHISTIAN SUAREZ
                                                                                                      Sistema de Gestor de Base de Datos MongoDB
                                                                                                      Edwin Herlop
                                                                                                      TRABAJO DE TOPOLOGÍA DE REDES
                                                                                                      lisi_98
                                                                                                      Arquitecturas de Sistemas Distribuidos
                                                                                                      Edisson Reinozo
                                                                                                      terminologia basica de informatica
                                                                                                      LESLY GUADALUPE MEJIA SOTO
                                                                                                      Cloud Data Integration Specialist Certification
                                                                                                      James McLean
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