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Principales características clasificación de
la información y archivos documentales
- Normatividad en
materia de Archivos
- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental
- Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y
Entidades de la APF
- Ley Federal de Archivos
- Manual de Aplicación General en
Materia de Transparencia
- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental
- Las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, deberán asegurar el adecuado
funcionamiento de sus archivos, de conformidad con lo dispuesto en los Lineamientos generales para la
organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del 2004.
- Fuente: Curso-taller La Clasificación como principal objetivo de la organización de
los acervos documentales dentro de las etapas de trabajo archivístico y la
aplicación preliminar de acervos documentales de trámite concluido. Coordinación
de Archivos. Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano. Mayo, 2015.
- Fuente: Curso-taller La Clasificación como principal objetivo de la organización de
los acervos documentales dentro de las etapas de trabajo archivístico y la
aplicación preliminar de acervos documentales de trámite concluido. Coordinación
de Archivos. Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano. Mayo, 2015.
- Son instrumentos normativos de aplicación general que
establece la modificación y facilitan la regulación
administrativa y estandariza los procedimientos para la
transparencia y los archivos de la APF.
- Características del
documento a archivar
- La integridad de sus caracteres externos e internos
- La autenticidad (que corresponde al autor, fecha y
lugar que en él se consignan, que no sea falso)
- La naturalidad o grado de relación de un documento
con el hecho documentado (original, copia, traslado, etc.)
- La integridad de sus caracteres externos e internos
- Los tipos de archivo se dividen en:
- Por su movimiento y consulta
- Trámite: Contiene documentación de asuntos que no han concluido su
trámite. La consulta es constante..
- Transferencia: Contienen documentación cuyo trámite ha concluido. La consulta es
esporádica.
- Histórico: Se conservan documentos de manera indefinida con fines de
investigación.
- Trámite: Contiene documentación de asuntos que no han concluido su
trámite. La consulta es constante..
- Por su documentación
- Oficiales: Son los que producen los organismos públicos (Federal,
Estatal y Municipal)
- Particulares: Son los que produce el sector privado, como la industria,
banca, comercio, asociaciones civiles, congregaciones, sindicatos, familiares,
etc.)
- Oficiales: Son los que producen los organismos públicos (Federal,
Estatal y Municipal)
- Por su uso y destino
- Públicos: Los que pueden ser consultados por quien lo desee, cumpliendo los
requisitos preestablecidos para ello.
- Privados: Sólo pueden ser consultados por personal autorizado de las
instituciones a las que pertenece.
- Secretos: Por su naturaleza (de confidencialidad) sólo un grupo reducido y/o
selecto de personas tiene acceso a su consulta.
- Públicos: Los que pueden ser consultados por quien lo desee, cumpliendo los
requisitos preestablecidos para ello.
- Por su funcionamiento
- Centralizados: Son aquellos en los que se encuentra toda la documentación de una Institución
o empresa, organizados bajo un mismo sistema y por lo general esrán en el mismo local.
- Descentralizados: Consiste en tener separados los archivos de una misma institución
en distintas secciones, pueden tener el mismo sistema de organización o no.
- Centralizados: Son aquellos en los que se encuentra toda la documentación de una Institución
o empresa, organizados bajo un mismo sistema y por lo general esrán en el mismo local.
- Por su agrupación
- Sueltos: Son generalmente los arcivos constituidos con documentos históricos, que
se consideran sueltos para poder ser exhibidos (en vitrinas, museos, etc.)
- Expedientados; Son los que tienen documentos agrupados en expedientes
para formar la historia o seguimiento de un asunto determinado.
- Sueltos: Son generalmente los arcivos constituidos con documentos históricos, que
se consideran sueltos para poder ser exhibidos (en vitrinas, museos, etc.)
- Por su sistema
- Directos: Son aquellos que no requieren de ninguna guía, índice, catálogo, o
inventario para su localización de los expedientes (archivos de poco volumen)
- Indirectos Son los que requieren de un instrumento para su recuperación, guías, índices,
catálogos o inventarios, para efectuar la localización de los expedientes (archivos de
mediano y gran volumen)
- Directos: Son aquellos que no requieren de ninguna guía, índice, catálogo, o
inventario para su localización de los expedientes (archivos de poco volumen)
- Por su movimiento y consulta
- Las etapas del trabajo archivístico son
cuatro: Recepción, Clasificación,
Expeditación y Archivación
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