MEMORANDO

MEMORANDO DE PLANIFICACION DE LA EMPRESA AVICOLA AMORES Entidad: GRANJA AVICOLA “AMORES” Auditoria de Gesti6n a: Del 1º de JUNIO al 30 de JUNIO del 2015 Preparado por: JASON SANCHEZ DAVID PEREZ MERLY BRAVO JESSICA AUQUILLA Revisado por: MIRYAM AREVALO 1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA Informe Largo de Auditoria, Memorando de Antecedentes y Síntesis del Informe: 2. FECHA DE INTERVENCION: Fecha estimada: 1 de junio del 2011 -Orden de Trabajo No 001-AGUTPL-2011 - Inicio del trabajo en el campo 23 de mayo del 2011 - Finalización del trabajo en el campo 15 de junio del 2011 - Discusión del borrador del informe con funcionarios 20 de junio 2011 - Presentaci6n del informe a la Direcci6n 25 de junio del 2011 - Emisi6n del informe final de auditoria 28 de junio 2011 3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO - Coordinador JASON SANCHEZ - Supervisor JESSICA AUQUILLA - Jefe de Equipo DAVID PEREZ - Auditor Operativo MERLY BRAVO 4. DIAS PRESUPUESTADOS -30 Días laborables, distribuidos en las siguientes fases: - F ASE I, Conocimiento Preliminar Del 1 al 8 de Junio del 2015 - F ASE II, Planificaci6n Del 8 al 12 de Junio del 2015 - F ASE III, Ejecuci6n Del 13 al 24 de Junio del 2015 - F ASE IV, Comunicaci6n de Resultados Del 25 al 30 de Junio del 2015 5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES 5.1 Materiales CONTAMOS CON: 2 computadores, Material de oficina, Servicio de internet, Textos de consulta proporcionados por la universidad Servicio telefónico Servicio de transporte, para visitas a la empresa 5.2 Viáticos y pasajes Gastos de movilización: se estima un gasto aproximado de $100,00, mismos que serán asumidos por el equipo de trabajo. 6. ENFOQUE DE LA AUDITORIA 6.1 Información General de la Entidad - - Misión Contribuir al crecimiento y al desarrollo de las ventas para un mayor posicionamiento y extensión de mercado. - Visión Lograr contar con mayor cantidad de remesas para tener un gran afianzamiento en el mercado local, y así ayudar a la economía local generando mayor fuentes de trabajo - Objetivo General Proponer mejoras en el Sistema de Gestión de la Calidad para el proceso de crianza de pollos de acuerdo a las ISO 9001:2000 Específicos · Diagnosticar la situación actual de la Empresa Avícola Amores · Evaluar la documentación existente del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa Avícola Amores · Evaluar indicadores del Sistema de Gestión de la Calidad registrados del año 2012. · Determinar las conformidades y no conformidades existentes en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa Avícola Amores, mediante la aplicación de listas de verificación fundamentadas en las cláusulas de la norma ISO 9001:2008. · Proponer acciones de mejora para aquellas áreas donde se detecten No Conformidades. - Actividades principa1es La GRANJA AVÍCOLA AMORES tiene como su principal actividad la crianza de pollos para luego realizar su comercialización a los clientes dentro y fuera de la Provincia que abarca esta empresa que lo realiza únicamente bajo pedido para no ocasionar malestar a los clientes y así dañar el producto al momento de la entrega de sus productos y facilitar los procesos. - Estructura orgánica La Empresa no cuenta con una estructura orgánica ni funcional - Financiamiento La empresa se constituyó con capital propio y su funcionamiento es envase al capital de trabajo que fue obtenido por las ventas realizadas. - Principales fuerzas y debi1idades Fortalezas: - edificio propio - vehículos - capital propio Debilidades: - No cuenta con personal muy capacitado. - depredadores y plagas - Inestabilidad de precios. - Principales oportunidades y amenazas OPORTUNIDADES: - Apertura de nuevos mercados. - Exceso de fuerza laboral barata. AMENAZAS: - Exceso de competencia desleal. - Delincuencia en las vías. - Mayor oferta en el mercado. - Componentes escogidos para la fase de ejecución 6.2 Enfoque a: (Auditoria Gerencial-Operativa y de Resultados) Auditoria orientada a la mejora del proceso de crecimiento de pollos, para obtener mejores productos de venta y así lograr una mejor rentabilidad. (Auditoria orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades) (Auditoria orientada hacia la eficiencia y economía en el usa de recursos) 6.3 Objetivo: 6.3.1 Objetivo General Implementar un manual de sistema de calidad en el proceso de crianza de pollos con el objetivo de proporcionar información de métodos y procedimientos adecuados de los controles establecidos para la empresa. 6.3.2 Objetivo 6.3.3 Específicos por cada uno de los componentes • Cuantificar las utilidades en el cumplimiento de la planificación y venta de los productos de la empresa auditada. • Medir la EFICIENCIA con que se ejecutan los procedimientos y normativas en el manejo y administración de los Recursos Humanos dentro de las normas establecidas por el gerente general. • Evaluar la EFICACIA de los trabajadores en lo referido al control y uso de implementos de cuidado personal con mascarillas. Guantes, etc. 6.4 Alcance: (Identificación de los componentes con su correspondiente periodo a examinarse) a) Auditoria de la función de administración de recursos humanos: El comienzo de la auditoria consiste en verificar el trabajo que se utilicen los recursos de cuidado para trabajos de riesgos. b) Auditaremos lo que es el proceso de crecimiento del pollo basados en la norma ISO 9001-2000 para velar por la consecución de los objetivos de la organización armonizándolos con los objetivos de los empleados. Porque será un proceso efectivo cuando los empleados tengan garantías por el trabajo que realizan, mejorando así el trabajo y por ende la productividad en las utilidades. c) evaluar los procedimientos y manejo de los recursos, para optimización de los mismos. Analizar la nómina de empresa para cada proceso y así cuantificar el exceso de personal con relación al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos. El alcance de esta auditoria es mejorar directamente el proceso de producción del pollo, con calidad máxima y obtimizacion de recursos lo que permita maximizar las ganacias. Y mejorar y ayudar en la toma de desciones gerenciales. Como antecedentes podemos decir que la empresa no cuenta con organización básica ni estructura organizacional lo que no permite establecer las actividades encomendadas de cada trabajador y no obtener el un trabajo al máximo de cada empleado para mejorar la calidad de procesos. En la empresa se debe implementar una cultura de riesgos laborales e implementar los recursos para cuidar la salud de los trabajadores. 6.5 Indicadores de Gestión: - Indicadores de rendimiento La empresa no posee indicadores. - Indicadores de productividad La empresa no posee indicadores. - Indicadores de cantidad La empresa no posee indicadores. - Indicadores de efectividad La empresa no posee indicadores. - Indicadores de eficiencia - Indicadores de impacto - Indicadores financieros NOTA: Aquí deberá señalar si existen o no en la entidad auditada los indicadores mencionados, en caso de no existir, es necesario esboce los indicadores con sus lineamientos generales que espera proponer el equipo multidisciplinario a la institución 6.6 Resumen de los Resultados de la Evaluaci6n del Control Interno. NOT A: Sobre la estructura y por cada componente a examinarse, tanto de los auditores como obtenidos por cada uno de los especialistas 6.7 Calificaci6n de los Factores de Riesgo de Auditoria NOTA: Por cada componente a examinarse 6.8 Grado de Confianza Programado y Controles Claves de Efectividad y Eficiencia NOTA: Por cada componente a examinarse 6.9 TRABAJO A REALIZAR POR LOS AUDITORES EN LA FASE DE EJECUCION NOT A: Por cada componente a examinarse 6.10 TRABAJO DE LOS OTROS PROFESIONALES A REALIZAR EN LA FASE DE EJECUCION NOTA: Por cada componente a examinar y por cada uno de los especialistas 7. COLABORACION DE LA ENTIDAD AUDITADA: 7.1 Auditores Internos Ninguno 7.2 Otros Profesionales Ninguno 7.3 Otra colaboracion Estudiantes de la Universidad Regional Autonoma de los Andes 8. OTROS ASPECTOS - Se anexa programas de trabajo y cuestionarios de control interno por cada componente (Preparados en forma conjunta por auditores y otros profesionales) - EI archivo permanente fue creado y organizado en la presente auditoría de gestión. - El presente plan de trabajo fue elaborado a base del conocimiento de la entidad y de la información obtenida en la Fase de "Conocimiento Preliminar". - Se adjunta fotos y documentación de la empresa avícola amores. - Los archivos se elaboraron y se ordenaron con la auditoria de gestión. - El presente plan de trabajo con el conocimiento de la empresa y la información obtenida en la Fase de "Conocimiento Preliminar". 9. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACION NOTA: Suscriben el Supervisor y Jefe de Equipo por parte de 10s Auditores y los otros Profesionales que integran el equipo multidisciplinario, precisando fechas. FIRMAS DE APROBACION DE LA PLANIFICACION NOTA: Suscriben el Director y Subdirector de Auditoria 1, precisando fechas.