Capítulo I. Introducción a la Archivonomía

CAPÍTULO I 1.1 La archivonomía es una rama de la administración, que permite conocer los mecanismos para la organización de cualquier centro documental (archivo), y aplica los procesos de planeación, organización, integración, ejecución, dirección y control del mismo.(1) 1.2 La archivística es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización; así como, los medios para su utilización. (2) 1.3 La administración de documentos es el conjunto de procedimientos, principios y métodos archivísticos que se interesan no solamente por la conservación, uso y localización de la documentación administrativa, si no que atienden a la producción, circulación y la selección delos propios documentos. (3) 1.4 Documento es toda información registrada, independientemente de su forma y característica del material, elaborada, recibida o conservada por una institución u organización en el desarrollo de sus actividades; así, los documentos pueden ser papiros, pergaminos, códices, libros, mapas, planos, fotografías, películas, microfilmes, registros sonoros, cintas magnéticas, casettes, periódicos, discos compactos, microfilms, diapositivas, negativos, acetatos, revistas u otro material que contenga información; por lo tanto, documento es todo aquel material que contiene información independientemente de cual sea su soporte. (4) 1.5 Archivo deriva de la palabra latina (archíum), designa el lugar donde se conservan los documentos interesantes relativos a la historia (5) Conjunto de documentos debidamente clasificados y organizados, concentrados en un determinado lugar. 1.6 Trámite es aquel que se maneja en las unidades administrativas, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión y su consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos, clasificación y transferencia de expedientes al archivo de concentración. (7) 1.7 Archivo de Concentración es aquel que custodia expedientes en su etapa semiactiva (asuntos que ya concluyeron con su propósito), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionaron bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, posteriormente son transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o destrucción (8) (ver anexo 1 y 2) 1.8 Archivo Histórico es aquel en donde se conservan los documentos procedentes del archivo de concentración o de otras fuentes que por donación y contenido histórico integrarán la memoria institucional.(9) 1.9 Elementos del Archivo los ementos fundamentales de cualquier tipo de archivo son: recursos humanos, materiales, financieros y técnicos, de los cuales cabe destacar como elemento principal el documento; ahora bien, en el caso de la Secretaria de Marina-Armada de México al expediente se le considerará como el conjunto de documentos referentes a un asunto determinado; por lo que una vez glosados, constituyen la historia de los antecedentes que motivaron su formulación, tramitaciones y resultados relativos al mismo; por lo tanto, un simple conjunto de documentos aunque estén glosados sin ninguna relación entre si, no conformarán un expediente se requiere que los documentos que lo integran estén debidamente ordenados, siguiendo los métodos que son aplicados a la archivonomía, como es el sistema de clasificación las cuales pueden ser: alfabético, numérico, alfanumérico, topográfico, por asuntos o temas, geográfico, cromático, onomástico etc. (ver anexo 3).