trabajo gestion documental

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Presentacion gestion documental
Majo Nieto
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Majo Nieto
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ACTIVIDAD NUMERO 1 GESTIÓN DOCUMENTAL MARÍA JOSÉ PALACIOS NIETO
.¿Qué es una unidad de correspondencia? y cuál es la diferencia que hay entre archivo y la unidad de correspondencia? • Es un espacio donde se reciben , clasifican , radican documentos se encarga de organizar y supervisar las actividades de recepción de la correspondencia en las diferentes áreas de la empresa .
Diferencia entre archivo y unidad de correspondencia •ARCHIVO : Se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia •CORRESPONDENCIA : Se Encarga de recibir y enviar documentos de suma importancia alas distintas dependencias
¿Porqué una institución debe implementar una unidad de correspondencia? Es importante para Garantizar la entrega de la correspondencia de manera oportuna, rápida y eficaz con el fin de controlar la recepción, radicación u distribución de la misma en las diferentes dependencias de la institución
.¿Qué es un Manual de Correspondencia y cuales son sus componentes? Es mediante el cual se definen las pautas de organización de archivos y correspondencia para las empresas.
componentes de un manual de correspondencia INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.
. OBJETIVOS: se resumen los fines que Sigue el manual . ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
. ¿De que trata el considerando de l Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001)? El considerando nombra la ley 80 de 1989 que se encarga de fijar políticas y reglamentos necesarios para la adecuada prestación de servicios que son ofrecidos por la correspondencia .
Algunos artículos importantes del considerando anterior Artículo 4: Firmas responsables: cada entidad debe nombrar en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados
Articulo 9 Conservación documental: Las entidades deben tener una adecuada conservación de su documentación.
¿Que trata la Norma Técnica Colombiana GTC-185 ? tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones .
incluye algunas normas incluye algunas normas como lo son la NTC 1001-que se encarga de los papeles y los fotmatos , la NTC 1075.sobre la guia de enueracion la NTC 4456-sobre la presentacion de trabajos de grado, tesis o proyectos y la NTC 5613-es sobre las referencias bibliograficas .
. De acuerdo con la NTC 4436, que requisitos se deben tener en cuenta para la durabilidad de los documentos DURABILIDAD: La capacidad del papel de resistir los efectos del desgaste y de rasgado en el uso .
Requisitos se deben tener en cuenta para la durabilidad de los documentos composición de la fibra : El estado del papel debe estar hecho de fibras de algodón
Gramaje :debe ser por lomenos de 70g-m Resistencia al rasgado : debe ser por lomenos de 350Mn
Resistencia al doblez :El papel debe tener por lo menos una resistencia de 2,42 ya sea en maquina o en cualquier dirección.
. Elija 5 tipos de documentos de la norma anterior y diga cuales son las características que se deben tener en cuenta dentro de la Gestión Documental Archivo electrónico :Es un conjunto de documentos electrónicos , que son tratados archivisticamente.
Correspondencia:Son las comunicaciones de modo privado que son dirigidas a varias entidades Documento publico :Es el que es producido por el funcionario publico que ejerce su cargo.
Serie documental :Es un conjunto de varias unidades documentales .¿ Que otras normas cita la GTC-1 Acuerdo AGN 060 de 2001?
Ley 962 de 2005, Artículo 20 y Decreto 2150 de 1995, Artículo 11 Supresión de sellos. E Artículo 11 Supresión de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares,
Artículo 12.- Firma mecánica. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad. GRACIAS
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