EL CONTROL

Nombre del Autor: Manuel Candelario Herrera García.   Nombre del tutor en Línea: Lic. Liliana Guadalupe Lecona.   Nombre del módulo y número de actividad: EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LAS ORGANIZACIONES.   Actividad: 7 “PROCESO DEL CONTROL VIPS.”   Nombre de la institución: Universidad del Sur.   Lugar y fecha de entrega: Tuxtla Gutiérrez Chiapas, 16 JULIO del 2020.

EL CONTROL DEL VIPS

En Grupo Vips definimos nuestra responsabilidad corporativa como el conjunto que conforman, por un lado, los compromisos adquiridos por las distintas áreas de negocio en su gestión, y por otro, los proyectos llevados a cabo con la comunidad con el fin de ser parte de la generación de soluciones a los desafíos sociales y ambientales. Nuestro Plan Director de Responsabilidad corporativa se enfoca en 3 objetivos principales: crear valor para nuestros profesionales, desarrollando su potencial y su compromiso, aportar soluciones prácticas a necesidades del entorno, involucrando a nuestros colaboradores, clientes y proveedores, avanzar cada día en la respuesta a las necesidades de nuestros clientes, logrando la excelencia en la calidad. Estos objetivos se articulan en torno a los siguientes 4 ejes de actuación: CAMINO AL EMPLEO, HACEMOS COMUNIDAD, ALIMENTACIÓN SALUDABLE y CUIDAMOS EL IMPACTO MEDIOAMBIENTAL.

• Características de las Etapas del Proceso Administrativo
• control administrativo
• INFOGRAFIA PROCESO ADMINISTRATIVO
• PROCESO ADMINISTRATIVO

EL CONTROL DENTRO DEL VIPS

El control es la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites admitidos. El objetivo fundamental es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización. El control adquiere diversos significados si lo aplicamos dentro de las Organizaciones, en la Administración,en la Cibernética, o en la Teoría de Sistemas. Organizaciones: El control puede ser de tres tipos: Físico es cuando la aplicación de la sanción afecta al cuerpo humano, Material es cuando se usan recompensas para el logro de objetivos, que pueden ser cosas o servicios, y no se dan cuando no se alcanzan esos objetivos, y Simbólico es cuando se busca la obediencia a través de la adhesión de los individuos a un credo, idea u otro símbolo. Se denomina control normativo. Administración: El control para la Administración tiene tres elementos: 1) Normas que representan una actuación deseada, estas pueden ser tangibles o intangibles, vagas o específicas. 2) Comparación de los resultados efectivamente logrados contra las normas, en esta surge una evaluación, hecha por alguien competente que luego informa a la Dirección Superior con autoridad para tomar las decisiones correctivas. 3) Acciones correctivas son resultado de la evaluación realizada en el que rectifican los errores detectados para obtener los resultados planeados. Cibernética: Es la ciencia de los mensajes entre hombres y máquinas, en el que se puede decir que el control es el envío de mensajes que cambian la conducta de quienes los reciben. Teoría de sistemas: Control, es aquella función del sistema, que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro de los límites permitidos, de acuerdo a un plan .

Son parte de un todo, o como un Subsistema dentro de un sistema mayor, superando al concepto clásico, estático, como una etapa más dentro del proceso administrativo típico de Planificar, Administrar y Controlar. Un Subsistema dentro del Sistema Administrativo total de la Organización, nos permite analizar los elementos que componen este Subsistema de la siguiente manera: 1) Característica o atributo o condición a controlar. (Norma, Plan, Conducta), es un sistema que "anda bien" cuando cumple sus objetivos, para poder controlarlo hay que seleccionar de la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del sistema, aquellas más relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del sistema. 2) Mecanismo o sistema sensor es capaz de medir, a intervalos determinados, el atributo bajo control. El desarrollo de técnicas de control consiste en diseñar instrumentos de medición y su colocación dentro del sistema, de manera que el consumo de energías sea lo más bajo posible. 3) Red de comunicación es el que vincula al instrumento de control con el grupo de control, siendo el control información para evaluar y corregir el diseño de la red de comunicación para que  se tenga presente los dos principales problemas: La longitud y el ritmo del flujo de la información. 4) Unidad de Control es para que compare lo planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y el sentido de los desvíos. Algunos sistemas de control incorporan un instrumento corrector para que el sistema vuelva al equilibrio planeado, esto se denomina sistema de control automático u homoestático.

Elementos del Control

Requisitos del control.

Debe reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y organización: Es un sistema de control que debe adaptarse al tipo de operaciones el cual se desee controlar. Los instrumentos para controlar ventas serán distintos de los diseñados para ser empleados en las compras o las finanzas de la empresa. Debe reflejar rápidamente los desvíos: Esta información debe llegar al responsable de tomar las decisiones correctivas lo antes posible para minimizar los daños que puedan causar las fallas detectadas. Debe ser flexible: en caso de cambios en los planes o de circunstancias imprevistas, el control tiene que ser factible de ser modificado. Debe reflejar el modelo de organización: Al ser la organización el vehículo vital de la coordinación entre las personas que forman la estructura de la empresa, los controles deben respetar el modelo estructural vigente. Debe ser económico: cada control debe justificar lo que cuesta implantarlo, esto dependerá de la capacidad de quién elija los factores auténticamente estratégicos en las áreas más importantes y diseñe los instrumentos para controlarlos. Debe ser comprensible: algunos dispositivos de control, fórmulas matemáticas, gráficos complicados, estadísticas, etc. suelen ser complicados y poco comprensibles para los dirigentes que han de servirse de ellos. Debe asegurar una acción correctiva: el control debería indicar el camino para la acción inmediata dónde se produjo el problema, quién es el responsable y qué debe hacerse para corregirlo.

Tipos de Control.

El márgen de discrecionalidad dentro del cual se mueven las acciones de control guardara la relación funcional con la ubicación del sujeto de control dentro de la organización y las características de la información a recibir. En función de ello, se pueden distinguir tres tipos de control: 1.- El simple o interno: que se establece creando pautas de organización para que en forma conjunta con la ejecución del trabajo operativo de las unidades de organización, se establezcan controles por oposición de intereses y se creen registros o archivos susceptibles de ser controlados. Las "Normas de Control Interno" son las reglas prescritas por la Organización tendientes a preservar su patrimonio mediante una adecuada vigilancia de sus bienes y la regulación de las actividades a que se dedica. La implantación de un "Sistema de Control Interno" en una Organización requiere la aplicación de tres tipos de normas: El Control por Oposición de Intereses, El Control por Procesos y Las Normas de Procedimientos. 2.- El operativo o por realimentación u homeostático: se caracteriza por la existencia de pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de ellas se determina una acción correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los límites de tolerancia fijados. Este tipo es realizado por la gerencia media o las jefaturas departamentales que se ubican a continuación de los niveles superiores de la organización. 3.- El Superior o Gerencial: cuya característica saliente es que no está sujeto a pautas preestablecidas, sino que como consecuencia de la información recibida se van tomando las decisiones que fijan las políticas o futuros cursos de acción. Las posiciones o categorías en que se divide a una empresa son cinco: Comercial, Operativa, Económica, Financiera y Patrimonial.

Diseño de un sistema de control.

El Control de Tècnicas es básicamente información, la persona que quiere controlar debe tener establecidos CANALES DE COMUNICACIÓN en cualquier Organización se deben diseñar y localizar al menos cinco tipos de canales de información para controlar.  Contacto Personal: Es la forma más simple, la inspección ocular, que a su vez asume dos formas: visita rutinaria o concurrencia sorpresiva. Unidades Especializadas: que actúan como prolongación de la personalidad de quien debería efectuar el control. Al crecer la organización, la posibilidad de efectuar controles personales disminuye y se presentan problemas: la cantidad de personas a ser controladas aumenta y las relaciones entre personas y unidades de organización se complican. La Vía Jerárquica: La información para el control llega por la comunicación que cada supervisor recibe de sus subordinados, esa información permitirá PREPARAR EL PROGRAMA DE MEDIDAS CORRECTIVAS que constituirá la verdadera función de la jefatura. La Vía Informal: existe información que se transmite por canales no estructurados, pero que sin duda posibilita un mejor control. La Vía Funcional: Dentro de la estructura de la organización existen unidades departamentales cuyas funciones son básicamente las de recoger, clasificar, ordenar, computar y presentar información. Estas unidades son departamentos de servicios auxiliares de los departamentos productivos de la organización.

Què se controla.

Los Bienes propiedad de la Organización, son los recursos materiales e inmateriales de propiedad de la empresa. El control se dirige a preservar la integridad de los mismos mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo. (Tìtulos, dinero, mercancìa y materia prima, crèditos, cuentas a cobrar, etc.) Las personas integrantes de la Organización, ligadas a la misma por diversos nexos jurídicos. Aquí el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las actividades que se desenvuelvan fluidamente y se pueda obtener de los recursos humanos un rendimiento acorde a su capacidad y remuneración. (Estructura de la organizaciòn, Selecciòn y capacitacion, cumplimenito dede obligaciones formales, rendimiento y eficiencia, Disciplina dentro de la organizaciòn, entre otras.) Las actividades principales y conexas, desarrolladas por la Organización para el logro de sus objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la consecución de sus fines y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando la existencia misma de la Organización o estableciendo las condiciones básicas para que aquellas puedan desarrollarse. (Operaciòn de comercializaciòn, operaciones de compra, operaciones de consumo de materiales y mano de obra, operaciones de Ingresos y Egresos de dinero, operaciones de procesamiento de la información, etc.)  

Procesos de control.

Còmo se controlan los instrumentos de mediciòn. Dentro de la pirámide organizativa de cargos-funciones, utilizan en distinta medida los sistemas de control definidos anteriormente.  El Nivel Inferior controla basado básicamente en el contacto personal y ayudado, en proporciones variables, en canales informales, según la personalidad del supervisor.  El Nivel Medio o de jefatura departamental debe ajustar su comportamiento a los parámetros fijados por la Dirección Superior, para ello recibe información por la vía jerárquica. Utiliza el márgen de discrecionalidad que se le ha otorgado para ajustar la actividad al estándar fijado. En ambos casos, nivel inferior y medio, la frecuencia del control es DIARIA, en el primer caso sobre los detalles más ínfimos del proceso, en el segundo sólo debe atender excepcionalmente los problemas de desvíos respectos a los estándares fijados. El contacto personal y la vía informal son más frecuentes al nivel inferior y más cerrados en el nivel medio, la presencia física del supervisor es permanente con el lugar de trabajo, mientras que el jefe departamental utiliza la recorrida periódica y breve como medio de control. La Dirección Superior utiliza básicamente, además de los informes periódicos, globales, agrupados por categorías o posiciones; otras tres fuentes de información para control: Las reuniones con sus jefes departamentales, generalmente semanales, el contacto personal por visitas o por asuntos que por su importancia le están reservados, y los informes de auditoría operativa que le comunican el cumplimiento de las normas que hacen al control patrimonial y de eficiencia.  

Instrumentos de medición o de control: El soporte o instrumento físico que se utilizará como vehículo de la información para el control puede adoptar diversas formas o maneras, que admiten las siguientes clasificaciones: Una primer distinción que cabe adoptar es la de separar entre medios sistemáticos de control, a los cuales se denominará Instrumentos, y medios accidentales de información, como las comunicaciones verbales no rutinarias, memorándums, etc. que por su carácter asistemático no adquieren el status de instrumentos de uso cotidiano. Los de control de progreso tienen como objetivo alertar sobre el momento en que es necesaria una decisión. No contienen información sobre la actividad en sí, sino con su desarrollo temporal. Son instrumentos de este tipo:  La Agenda: es el más simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de toma de datos. Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir información. Las planillas de asuntos en trámite: sirven para reunir información sobre un proceso complejo, a efectos de poder seguir su progreso o trámite. Los gráficos de control de progreso:  Es un un eje de coordenadas se señalan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a controlar. Los instrumentos informativos de control propiamente a diferencia de los anteriores que se refieren a cuándo se cumple el proceso, estos atienden a cómo se desarrolla el mismo, incluyendo datos necesarios sobre la medida en que se cumplen los procesos bajo control. Son instrumentos de este tipo: Los reportes diarios o informes de actividad diaria, Las planillas o formularios informativos, Los gráficos y Los informes de auditoría operativa.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA PARA PLANIFICACIÓN Y CONTROL. RELACIÓN ENTRE PLANEAMIENTO Y CONTROL Es evidente que, una vez definidos y puestos en marcha los planes de una organización, se vuelve indispensable verificar si las acciones desarrolladas concuerdan con las planeadas y si se alcanzan las metas propuestas. Por lo tanto el planeamiento y el control están íntimamente ligados en los siguientes tres aspectos: Como consecuencia del planeamiento debe crearse un sistema de información, llamado control, que sirva para comparar los resultados con las metas. Los desvíos que se detecten, se determinarán respecto a las metas programadas. La información recibida como consecuencia del control, sirve para la preparación de nuevos planes. ORGANIGRAMA DEL PROCESO DE CONTROL De acuerdo a la explicación brindada acerca de la forma en que se controla en los diversos niveles de una organización, quedó claro el concepto que no existen sectores que desarrollen una única función dentro del esquema de control. En el mismo podemos incluir lo siguiente: Un grupo de control superior que reúne la información de los distintos sectores dependientes de la gerencias departamentales, los que actúan como sensores de los datos que se incluirán en el sistema de control superior. Un sector de Auditoría Operativa que actúa sobre la Gerencia General y las Gerencias Departamentales, recogiendo datos y comparándolos con los estándares establecidos. Esta oficina actúa como grupo sensor y a la vez a grupo de control. Un cierto número de Sectores y Gerencias que son Sensores de Información, (Finanzas y Control, Personal, Contabilidad Central, Etc.) para la Dirección Superior y actúan como Grupos de Control funcional en relación a sus sectores departamentales. Un sector de Investigación de Mercado que actúa como sensor funcional, recogiendo información del mercado y entregándola a la Gerencia departamental. Un conjunto de sectores dependientes de las distintas Gerencias, que actúan como sensores de datos para el control jerárquico. Esto significa que elevan información sobre el cumplimiento de las funciones y tareas que tienen asignadas según el manual de organización, así como de los problemas cotidianos que requieren la intervención del superior jerárquico. Gerente Departamental desarrolla el control sobre sus subordinados en base a esa información que le llega por vía jerárquica, sin perjuicio de ello, puede combinar esta forma de control con intervenciones personales, revisiones de auditoría y con información que le llegue por vía funcional o por vía informal.