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1_MICROSOFT PROJECT 2010
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MICROSOFT PROJECT 2010
PRESENTADO POR: SANDRA PATRICIA VELASQUEZ CASALLAS UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA CONTADURÍA PÚBLICA INVESTIGACIÓN III2016
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MICROSOFT PROJECT 2010
El objetivo de estas diapositivas es poder adquirir los conocimientos básicos para manejar bien la herramienta. ( Microsoft Project 2010)
Microsoft Project 2010, se presenta en 3 ediciones:
Project Standard
Project Professional
Project Server
Pero nos centraremos en la edición Standard y Professional.
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REQUISITOS PARA LA INSTALACION
Procesador : 700 Mhz
Memoria : 512 Mb Ram
Unidad : CD-ROM o DVD
Pantalla : 1024 x 768 resolución
Sistema Operativo : Microsoft Windows XP con SP3, Windows vista con SP1 o Windows 7
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INSTALACIÓN DEL PROGRAMA
Cuando iniciamos la instalación , aparecerá una ventana, donde nos pide la contraseña, debe ser de 15 caracteres y se encuentra en el paquete del producto y hacemos click en el botón CONTINUAR.
A continuación debemos elegir la instalación que prefiramos , si damos click en INSTALAR AHORA -- hará una instalación por defecto, o si damos click en PERSONALIZAR -- podremos elegir las opciones que deseamos:
OPCIONES DE INSTALACIÓN: En esta pestaña podremos personalizar como deseamos que se ejecuten los programas de Microsoft Office.
UBICACIÓN DE ARCHIVOS: El programa se instalará en c:/Archivos de programa/Microsoft Office, pero si deseamos podemos dar click en EXAMINAR y cambiar la ubicación
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INSTALACIÓN DEL PROGRAMA
INFORMACIÓN DE USUARIO: Los programas de Microsoft Office utilizan información para identificar a la persona que hace los cambios de un documento de Office compartido, debemos llenar los siguientes ítems:
-Nombre completo
-Iniciales
-Organización
Y hacemos click en INSTALAR AHORA para comenzar la instalación.
Después saldrá una ventana dándonos las gracias por instalar Microsoft Professional 2010 y para terminar la instalación hacemos click en botón CERRAR.
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PRIMEROS PASOS
El ciclo de vida de un proyecto pasa por 3 fases:
Planificación: se iran planificando las tareas y asignando los recursos.
Seguimiento: dar avance al proyecto y si es necesario y modificando la planificación.
Cierre: completar el avance de las tareas.
Para empezar con una buena planificación debemos conocer muy bien los elementos que componen un proyecto, los campos y los estados.
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ELEMENTOS
PROYECTO: Planificación de un conjunto de tareas, durante un periodo de tiempo, a las cuales puede asignar recursos.
TAREA: Actividad planeada en un proyecto
RECURSO:Persona, material o costo, que puede asignar a una tarea.
CAMPOS
COMIENZO: indica la fecha de comienzo de una tarea o proyecto.
FIN: sera a fecha de finalización de una tarea o proyecto.
DURACIÓN: se refiere al tiempo hábil que transcurre desde que comienza hasta que finaliza una tarea o proyecto.
TRABAJO: es el tiempo que los recursos invierten en una tarea o en un proyecto.
UNIDADES: será el porcentaje de la jornada laboral que un recurso dedica a una tarea.
COSTO: es el costo de un recurso, de una tarea o de un proyecto.
PRIMEROS PASOS
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PRIMEROS PASOS
La planificacion de un proyecto va a transcurrir en el tiempo y Microsoft Project tiene las siguientes UNIDADES DE TIEMPO
m : Minutos
h : Horas
d : Dias
s : Semanas
ms : Meses
ESTADO
PREVISTO: corresponde a la pregunta ¿Qué dije? (duración prevista, costo previsto).
ACTUAL: ¿Qué digo? (duración actual, costo actual).
REAL: ¿Qué realmente digo? (duración real, costo real).
VARIACIÓN: ¿Qué ha cambiado? (variación de duración, variación de costo).
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PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
Planificación de forma manual y de forma automática.
Vinculaciones entre tareas, creación de fases, hitos y como guardar la información en la escala de tiempo.
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PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
Microsoft Project cuando inicia muestra la vista de Gantt, donde tecleamos las diferentes tareas.En la parte inferior aparece una opción que dice nuevas tareas con programación manual y programación automática.
En la programación manual la duración, el comienzo y el fin de la tarea se deben ir colocando y en la programación automática tecleamos las tareas c y d, y automáticamente nos aparecen los datos de los 3 ítems, y los arreglamos según el tiempo. En el diagrama de Gantt automáticamente van apareciendo las barras indicando el inicio y el final de las tareas.
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PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
VINCULACIÓN
Para vincular las tareas, seleccionamos las tareas deseadas y en la barra de herramientas, hacemos click en la opción vincular tareas y se hace lo mismo con las otras tareas.
Si en el diagrama de Gantt se cruzan las tareas, aparecerá una línea roja en las fechas de fin que indica que posiblemente hay un error de programación, entonces oprimimos click derecho y se escoge la primera opción que es corregir en el inspector de la tarea.
Aparecerá un un nuevo asistente en la parte izquierda, y le damos click en programación automática y se ajusta de forma automática el diagrama de Gantt.
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PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
FASESSeleccionamos la primera tarea y hacemos click en insertar, y aparecerá un espacio donde se escribe fase 1.
Lo siguiente es seleccionar las dos primeras tareas y se le aplica una sangría y se obtiene una fase principal que tiene unas subtareas, se hace lo mismo con las otras dos tareas para obtener una segunda fase en el proyecto.
HITOSPara insertar los hitos, plegamos la fase 1 y en la barra de herramientas se hace click en insertar HITO y se escribe fin fase 1 y los mismo con las otras fases.
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PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
VINCULACIÓN DE LAS FASES Y LOS HITOS
Seleccionamos la fase 1 + control fin de la fase 1 y en la barra de herramientas se oprime la opción Vincular y en el diagrama de Gantt aparecerá vinculado la fase 1 con el fin de la fase y lo mismo para la fase 2.
ESCALA DE TIEMPOSeleccionamos la fase 1 + control+ fin de la fase + fase 2 + control + fin de la fase 2 y en la barra de herramientas hacemos click en
agregar la tarea a la escala de tiempo y aparecerá la escala de tiempo en la parte superior, esta escala de tiempo sirve para visualizar más rápido los inicios y el fin de cada tarea.
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GESTIÓN DE RECURSOS
HOJA DE RECURSOSSe teclean los recursos y se clasifican si son de tipo material, tipo de trabajo, de tipo costo y se hace la asignación de las tareas y los recursos
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GESTIÓN DE RECURSOS
En la barra de herramientas se selecciona vista y se oprime click en la hoja de recursos.
En el nombre de recursos se teclean los necesarios, y en el tipo seleccionamos si es de tipo trabajo, de tipo material o de tipo costo.En la capacidad, seleccionamos el porcentaje de la capacidad máxima que tiene un recurso,tambien seleccionamos la tasa que son las horas que utilizamos dicho recurso y el dinero que se paga por la hora.
Nos dirigimos al diagrama de Gantt, para realizar la asignación de las tareas a los recursos.En la barra de herramientas seleccionamos la opción asignar recursos, de inmediato aparece un cuadro de diálogo donde aparecen los recursos y lo que se hace es seleccionar el recurso y la tarea que deseamos y damos click en aceptar. Y en el diagrama de Gantt aparece los recursos en las tareas que le hemos asignado
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BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
Toda la información que maneja Microsoft Project se basa en 3 elementos:
Proyecto: Estadísticas del proyecto
Tarea: Diagrama de Gantt
Recurso: Hoja de recursos
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GESTIÓN DE COSTOS
El costo de un proyecto dependerá del costo de sus tareas, el costo de las tareas dependerá del costo fijo de la tarea y del costo de los recursos y el costo de un recurso dependerá de la tasa standard, de la tasa por hora extra y del costo por uso del recurso.
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GESTIÓN DE COSTOS
Iniciamos en la hoja de recursos, podemos indicar cual es la tasa por hora de cada uno de los recursos, también podemos indicar cual es la tasa de las horas extra y cual es el costo/uso del recurso. Después de esto nos dirigimos al diagrama de Gantt y después a la tabla del costo, nos damos cuenta que aparece el costo total de las tareas, está compuesto por el costo de los recursos de la tarea.
También hay un costo fijo , y en este caso podría ser el mantenimiento ya que no se le ha asignado ningún recurso, y le ponemos un costo fijo y este automaticamente sera el costo total.
Algunas tareas tienen ciertos costos fijos, como lo pueden ser gastos varios que pueden ser gasto de viaje, gastos de desplazamiento y colocamos la cantidad en los costos fijos; pero se debe documentar porque después no sabemos de qué son los costos fijos.
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Para ello hacemos doble click en la tarea y nos aparece una ventana llamada información de la tarea y le damos click en la opción notas y escribimos a que corresponde el saldo del costo fijo, en este caso seria: gastos de viaje o desplazamiento.También podemos poner una nota en el mantenimiento diciendo que es una subcontratación a la empresa.
GESTIÓN DE COSTOS
Para que aparezcan las notas al lado de la tareas, le damos click derecho en nombre de la tarea, e insertamos una columna y buscamos los indicadores y conseguimos tener una nota que nos dice en qué consiste el costo fijo.
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IMPRESIÓN DE INFORMACIÓN
¿Cómo configurar la impresora para imprimir el proyecto y trabajar con informes?.
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IMPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN
Para imprimir el contenido que tenemos actualmente en pantalla, nos dirigimos a la cinta y seleccionamos la opción archivo, y hacemos click en imprimir, observaremos una vista previa como ejemplo el diagrama de Gantt, seleccionamos el tipo de impresora, también seleccionamos lo que deseamos imprimir si todo el proyecto, algunas fechas específicas o páginas específicas.
Podemos cambiar la orientación del papel, horizontal o vertical y también podemos seleccionar el tipo de hoja que deseamos.
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DIAGRAMA DE RED
El diagrama de red o diagrama de pertEs un diagrama donde las tareas se representan como cuadros y la dependencia con flechas que los unen.
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DIAGRAMA DE RED
Para visualizar el diagrama de red nos vamos a ver (diagrama de Gantt) y seleccionamos diagrama de red y nos aparecerán diferentes cuadros con unos formatos que nos van a indicar que tipo de tarea tenemos.
Acercamos un poco la vista y observamos que hay tareas con una cruz, esto quiere decir que son tareas que ya están completadas, otras que simplemente tienen una raya, estas quieren decir que la tarea está comenzada y otras tareas que no tienen ninguna raya, lo que indica es que las tareas no han sido comenzadas .
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DIAGRAMA DE RED
Si queremos ver la información de la tarea, le damos click encima y nos aparece la información.Para crear una nueva tarea simplemente damos click en una, la arrastramos y al soltarla automaticamente se creara una nueva tarea la cual podemos modificar.
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CONFIGURACIÓN Y PERSONALIZACIÓN
Para configurar opciones seleccionamos archivo y hacemos click en opciones , nos aparecerá unos apartados que son:
General: podemos seleccionar cual es la vista inicial al entrar a Project, el formato de fecha y el nombre de un usuario.
Mostrar: podemos decir cual es la unidad monetaria que tenemos, cuántos dígitos decimales, el símbolo y en que lado lo queremos ubicar.
Programación: las más importantes son las relacionadas con el calendario laboral, horas, semanas , días laborados por mes y la última y la primera hora de la jornada.
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Revisión: es todo lo relacionado con la ortografía.
Guardar: para configurar el autoguardado en cierto tiempo, las ubicaciones donde se guardan los archivos.
Idioma: para trabajar con diferentes idiomas o solo uno.
Avanzado: son opciones más avanzadas, donde podemos seleccionar la tasa estándar predeterminada, la tasa de horas extra y los símbolos a utilizar para los minutos, dias, semanas, meses y años.
CONFIGURACIÓN Y PERSONALIZACIÓN
Personalizar cintas: podemos seleccionar las cintas que deseamos utilizar y que nos aparecerán en project.cuando estemos en cualquier pista, se activa la cinta que es formato, esta cinta puede variar, según si tenemos el diagrama de Gantt o el diagrama de red. Por un lado tiene para cambiar el estilo del texto, cambiar el formato de las barras, el estilo de las barras es decir el aspecto que cada tarea, hito, etc tienen en los diagramas.
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SUBPROYECTOS
Cuando tenemos un proyecto con muchas tareas es conveniente dividirlo en partes y posteriormente crear un proyecto maestro, en el que se va a insertar cada uno de esos proyectos, a esos proyectos insertados se les va a llamar subproyectos.
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SUBPROYECTOS
Para iniciar a insertar un proyecto a un proyecto maestro, nos dirigimos a la cinta y hacemos click en proyecto, después en la barra de herramientas no aparece la opción insertar subproyecto y nos abre una ventana donde seleccionamos el proyecto que queremos insertar y hacemos lo mismo con otro proyecto.
Editamos el diagrama de Gantt y guardamos el proyecto maestro y los proyectos (subproyectos).Y así tenemos un proyecto maestro.
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CÓDIGO EDT
Estructura de Descomposición del TrabajoSon códigos alfanuméricos que identifican la ubicación exclusiva de cada tarea en la estructura de esquema del proyecto.
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CÓDIGO EDT
Para insertar el código EDT, seleccionamos nombre de la tarea, e insertamos una columna y buscamos EDT, automaticamente el codigo EDT puede identificar las tareas de la siguiente manera:
De primer nivel: fase 1, fin fase1, fase 2, fin fase 2 y mantenimiento.
De segundo nivel: tarea a, tarea b, tarea c y tarea d.
Cuando nos acostumbramos a utilizar el código EDT, es más fácil hacer referencia a una tarea, y se pueden desarrollar sin tener equivocaciones entre los recursos a la hora de ejecutarlas.El código EDT lo podemos personalizar por si queremos números, caracteres, letra mayúscula y letra minúscula .nos dirigimos a la cinta proyecto y en la barra de herramientas seleccionamos EDT, nos aparecerá una ventana y lo editamos a nuestro gusto.
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MACROS
Las macros se utilizan para automatizar los trabajos.Nos dirigimos a la cinta programador donde se encuentra la opción grabar macro.
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MACROS
Ejemplo: seleccionamos la tarea a y hacemos click en grabar macro, siempre que empezamos a grabar una macro nos aparece un ventana donde nos pide el nombre y le damos click en aceptar y ya nos aparece la opcion de detener grabación y hacemos algo sencillo, le cambiamos la letra y el color a la tarea a. Y detenemos la macro.
Nos dirigimos a la cinta programador y hacemos click en ver macros y seleccionamos modificar, y nos aparecerán dos líneas de código que indican lo que grabamos.
Para automatizar la grabación, seleccionamos otras tareas y hacemos click en ver macros y cuando oprimimos ejecutar automáticamente las tareas cambian letra y de color.
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PLANTILLAS DE OFFICE
Para crear un proyecto nuevo en base de una plantilla de office.com, nos dirigimos a la cinta de archivo seleccionamos nuevo y en plantillas de office.com hacemos click en planes y seleccionamos la plantilla se este mas acorde con el proyecto.Cuando seleccionemos la plantilla, la tenemos que descargar y automáticamente ya tenemos la plantilla en Project.
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CONEXIÓN CON PROJECT SERVER
Si queremos conectar Microsoft Project Professional 2010 con un servidor de Microsoft Project Server 2010, deberemos configurar la cuenta de conexión.nos dirigimos a la cinta archivo y seleccionamos la opción información, hacemos click en administrar cuentas, y seleccionamos agregar y nos aparece una ventana (propiedades de la cuenta) y llenamos los requisitos nombre de la cuenta y la dirección de URL de project server.
Cuando abrimos Project Professional, aparecerá un cuadro de diálogo que nos indica con qué perfil deseamos ingresar , seleccionamos servidor y nos abre Project 2010 conectado con el servidor de Project.
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