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- “Por el cual se establecen los lineamientos
básicos para la organización de fondos
acumulados” EL CONSEJO DIRECTIVO DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, En uso de las
facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la
Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594
de 2000
- ARTICULO PRIMERO: Establecer
los lineamientos básicos que
deben seguir las entidades del
Estado en sus diferentes niveles
y las empresas privadas que
cumplen funciones públicas,
para la organización de sus
fondos acumulados y la
elaboración y aplicación de las
Tablas de Valoración
Documental.
- ARTICULO SEGUNDO:
Para los efectos del
presente Acuerdo, se
definen los siguientes
conceptos así
- CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que
refleja la jerarquización y clasificación
dada a la documentación producida por
una institución. En él se registran
jerárquicamente las Secciones,
Subsecciones, las Series y Subseries
Documentales.
- FONDO ACUMULADO. Se entiende por
fondo acumulado el conjunto de
documentos dispuestos sin ningún
criterio de organización archivística, ni
las mínimas condiciones de
conservación y sin la posibilidad de ser
fuente de información y consulta.
- TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada fase
de archivo.
- TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL. Es el listado de
asuntos o series documentales a los
cuales se asigna el tiempo de
permanencia, así como su disposición
final.
- CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que
refleja la jerarquización y clasificación
dada a la documentación producida por
una institución. En él se registran
jerárquicamente las Secciones,
Subsecciones, las Series y Subseries
Documentales.
- ARTÍCULO TERCERO: ORGANIZACIÓN DE
LOS FONDOS ACUMULADOS
- PRIMERA ETAPA.
COMPILACIÓN DE
INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL
- SEGUNDA ETAPA.
DIAGNÓSTICO
- TERCERA ETAPA.
ELABORACIÓN Y
EJECUCIÓN DEL PLAN DE
TRABAJO ARCHIVISTICO
INTEGRAL
- CUARTA ETAPA.
VALORACIÓN
- PRIMERA ETAPA.
COMPILACIÓN DE
INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL
- ARTICULO CUARTO:
FORMATO TABLA DE
VALORACIÓN
DOCUMENTAL.
- Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a
consideración y evaluación del Comité de Archivo de la
Entidad correspondiente. La aprobación será dada por
el Comité Evaluador de Documentos respectivo y serán
de aplicación inmediata.
- Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a
consideración y evaluación del Comité de Archivo de la
Entidad correspondiente. La aprobación será dada por
el Comité Evaluador de Documentos respectivo y serán
de aplicación inmediata.
- ARTÍCULO QUINTO: El presente
Acuerdo rige a partir de la fecha de su
publicación y deroga expresamente los
demás que le sean contrarios.
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