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Description
Mind Map by Steve Cardenas, updated more than 1 year ago
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Created by Steve Cardenas
over 2 years ago
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BENEFICIOS DE LA GESTION
DOCUMENTAL
- ¿Qué beneficios representa para la empresa?
- Como ya se ha visto, el proceso de gestión
documental permite el correcto manejo de los
archivos físicos y electrónicos; esto se ve
reflejado en la optimización de los procesos y a
su vez en varios aspectos que influyen en la
mejora continua, entre ellos:
- 1.Reducción de costos: La gestión documental reduce
un 43% los costos documentales, gracias a la correcta
categorización de los archivos y a la automatización
de las tareas manuales.
- 2.Aumento de la eficacia: La automatización de
los procesos lleva a una fácil administración,
migración y conversión de las bases de datos.
Ahorrando tiempo en la búsqueda o
recuperación de los documentos. No solo ofrece
un acceso total a la información, también
permite una óptima regulación.
- 3.Aumento de la productividad: Una buena conservación
de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a
compartir la información de manera rápida y detallada.
Esto contribuye a que las consultas que se generen
alcancen niveles óptimos de ahorro.
- 4.Uso eficiente de los recursos: Con la aplicación de un
sistema de gestión documental se reduce en un 50% los
costos de copiado, uso del papel, fotocopias e
impresiones y demás elementos relacionados a dicho
procesos. El aprender a administrar los documentos, a
ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad
económica de la empresa y minimiza el impacto
ambiental de la empresa.
- 5.Liberar espacio: La administración inteligente lleva a alcanzar
estándares de eficiencia. Uno de ellos es la optimización de los
equipos y su capacidad. Esto se traduce a menor espacio
utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe
almacenarse y no todo se almacena igual.
- 6.Fácil ubicación: Por medio de los administradores de
archivos, se logra categorizar correctamente los documentos
de manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la búsqueda
eficaz y pronta de la información.
- 7.Administración de archivos: La administración adecuada
permite a los usuarios crear, archivar o modificar los archivos
existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.
- 8.Inmediatez: Las automatizaciones de los
procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir
información o archivos rápidamente. Además, con
el uso de metadatos y software de administración
se puede contribuir a un mejor acceso en línea
que intensifica la consolidación del trabajo
colaborativo.
- 9.Seguridad en la información: La organización de la
información contribuye a su control y a su monitoreo
constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de
los archivos.
- 1.Reducción de costos: La gestión documental reduce
un 43% los costos documentales, gracias a la correcta
categorización de los archivos y a la automatización
de las tareas manuales.
- 10.Preservación a través del tiempo: La digitalización
de los documentos ayuda a que estos se encuentren
en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el
paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los
documentos electrónicos, también se lleva a cabo
con los archivos físicos, ya que su correcto manejo y
uso ayudan a que su conservación sea óptima.
- Como ya se ha visto, el proceso de gestión
documental permite el correcto manejo de los
archivos físicos y electrónicos; esto se ve
reflejado en la optimización de los procesos y a
su vez en varios aspectos que influyen en la
mejora continua, entre ellos:
- Por lo tanto, la administración y el uso de la gestión documental pueden proporcionarle a usted y a su
empresa la oportunidad de establecer procesos de automatización y optimización que contribuyen al
mejoramiento continuo y centralizado del manejo de la información y los archivos de valor. Esto con
el fin de alcanzar logros basados en la eficacia y en la eficiencia.
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