Control y cambio organizacionales

¿Qué es el control organizacional?
1. Controlar es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan la eficiencia y eficacia con que una organización y sus miembros desempeñan las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales.
2. Importancia del control organizacional
  1. Para determinar la eficacia con que se usan los recursos, los gerentes deben medir con precisión cuántas unidades de insumos se utilizan para generar una unidad de producto, así como la cantidad de unidades que se fabrican.
    1. Un sistema de control contiene las medidas de comparación que permiten a los gerentes valorar con qué eficiencia la organización produce bienes y servicios.
      1. También puede aumentar la capacidad de respuesta a los clientes.
3. Sistemas de control y TI
  1. Sistemas de control: Sistemas formales que se emplean para determinar metas, monitoreo, evaluación y retroalimentación. La información que generan señala a los gerentes si la estrategia y estructura de la organización funcionan en forma eficiente y eficaz.
    1. Alertan a los gerentes cuando los procesos no operan de la manera que se esperaba y les dan tiempo para reaccionar ante las oportunidades y amenazas.
  2. Se implementan para medir el desempeño en cada etapa del proceso de transformación de los insumos en bienes y servicios terminados.
    1. En la etapa de insumos, se usa el control preventivo; Control que permite a los gerentes adelantarse a los problemas antes de que surjan.
    2. En la etapa de transformación, se usa el control concurrente; Control que proporciona a los gerentes retroalimentación inmediata sobre la eficiencia con que los insumos se transforman en resultados para que puedan corregir los problemas a medida que surgen.
    3. En la etapa de resultados, se utiliza el control por retroalimentación; Control que proporciona a los gerentes información sobre las reacciones de los clientes ante los bienes y servicios para que puedan tomar medidas correctivas en caso de ser necesario.
4. El proceso de control
  1. Se puede dividir en cuatro pasos
    1. Paso 1: Establecer las normas de desempeño, metas u objetivos contra los cuales se comparará el desempeño.
    2. Paso 2: Medir el desempeño real.
    3. Paso 3: Comparar el desempeño real con las normas de desempeño escogidas.
    4. Paso 4: Evaluar el resultado y emprender una acción correctiva si no se cumplió la norma,
Control de resultados
1. Los tres mecanismos principales que utilizan los gerentes para evaluar el resultado o desempeño son medidas financieras, metas organizacionales y presupuestos operativos.
  1. Medidas del desempeño financiero
    1. Se recurren a diversas medidas financieras, las más comunes son las razones de utilidad, liquidez, apalancamiento y actividad.
      1. Las razones de utilidad miden la eficiencia con la cual los gerentes usan los recursos de la organización para generar utilidades.
      2. Las razones de liquidez miden en qué medida los gerentes han protegido los recursos organizacionales para cumplir sus obligaciones a corto plazo.
      3. Las razones de apalancamiento miden en qué medida los gerentes recurren al endeudamiento o capital para financiar las operaciones en curso.
      4. Las razones de actividad señalan cuánto valor crean los gerentes con los activos organizacionales.
  2. Metas organizacionales.
    1. Determinan los estándares de desempeño de las divisiones y funciones. Dichos estándares especifican el nivel al cual sus unidades deben desempeñarse para que la organización cumpla sus metas generales.
  3. Presupuestos de operación
    1. Presupuesto de operación : Presupuesto que señala la forma en que los gerentes han decidido utilizar los recursos organizacionales para alcanzar las metas establecidas.
Control de la conducta
1. El control de resultados es un método para motivar a los empleados y el control de conducta es otro. Existen tres mecanismos de control de la conducta.
  1. Supervisión directa: Los gerentes monitorean y observan activamente la conducta de sus subordinados, les enseñan qué conductas son adecuadas y cuáles no lo son, e intervienen para tomar medidas correctivas que se requieran en caso de ser necesario.
  2. Administración por objetivos: Proceso mediante el cual un gerente y cada uno de sus subordinados acuerdan las metas y los objetivos específicos de estos últimos, y después el gerente evalúa periódicamente el porcentaje de alcance de los subordinados. Incluye tres pasos específicos.
    1. Paso 1: Se fijan metas y objetivos específicos en cada nivel de la organización.
    2. Paso 2: Los gerentes y sus subordinados determinan juntos las metas de estos últimos.
    3. Paso 3: Los gerentes y sus subordinados revisan periódicamente el avance logrado hacia las metas de estos últimos.
  3. Control burocrático: Control de la conducta por medio de un sistema general de reglas y procedimientos de operación estandarizados.
Control de clanes
1. Control de clanes: Control que se ejerce sobre los individuos y grupos de una organización por medio de los valores, normas, patrones de conducta y expectativas que comparten-
2. La primera función es modelar la conducta de los miembros de la organización para asegurarse de que trabajen en pro de las metas organizacionales.
3. La segunda función es mantener a los miembros de la organización dedicados a pensar en lo que sea mejor para esta en el futuro y a buscar nuevas formas de utilizar los recursos de la organización para crear valor.
Cambio organizacional
1. Cambio organizacional: Movimiento de una organización para alejarse de su estado actual y acercarse a un estado futuro deseado para mejorar su eficiencia y eficacia.
2. Teoría del cambio del campo de fuerza de Lewin
  1. La teoría de Lewin establece que existe una amplia variedad de fuerzas que surgen de la forma en que operan las organizaciones, sus estructuras, sus culturas y sus sistemas de control, que las hacen resistentes al cambio. Al mismo tiempo, una amplia variedad de fuerzas surgen de sus cambiantes entornos específico y general que las impulsan a modificarse.
    1. Cuando estas dos fuerzas se equilibran, la organización se encuentra en un estado de inercia y no cambia. Lara cambiar este estado, sus gerentes deben controlar la forma de aumentar las fuerzas a favor del cambio, reducir las que se resisten a él, o hacer ambas cosas a la vez.
3. Cambio evolutivo y cambio revolucionario
  1. Cambio evolutivo: Cambio gradual, creciente y de enfoque estrecho.
  2. Cambio revolucionario: Cambio rápido, drástico y de enfoque amplio. Un giro radical en la forma de hacer las cosas, nuevas metas y una nueva estructura organizacional.
4. Administración del cambio
  1. La necesidad de buscar constantemente formas de mejor la eficiencia y eficacia crea para los gerentes el compromiso vital de desarrollar las habilidades que se requieren para administrar el cambio con eficiencia.
  2. Pasos del proceso de cambio organizacional
    1. 1. Dictaminar la necesidad de un cambio; Durante el primer paso del proceso del cambio los gerentes deben reconocer que tienen un problema que exige que algo se modifique, de esta manera deben de identificar la causa de tal problema.
    2. 2. Decidir qué cambio hacer; Los gerentes deben decidir cuál es el estado ideal futuro de la organización al mismo tiempo que identifican los obstáculos que puedan impedir el cambio.
    3. 3. Implementar el cambio
      1. Cambio descendente: Forma rápida y revolucionaria de cambio en la cual los directivos identifican qué cambios deben hacerse y luego actúan con rapidez para implementarlos en toda la organización.
      2. Cambio ascendente: Forma gradual o evolutiva de cambio en la cual los gerentes de todos los niveles trabajan juntos para formular un plan detallado del cambio.
    4. 4. Evaluar el cambio
      1. Se suele utilizar el benchmarking y comparar aspectos específicos de su desempeño con los de otras organizaciones de alto desempeño para decidir cuánto éxito ha tenido su esfuerzo por cambiar.
        Benchmarking: Proceso de comparar aspectos específicos del desempeño de una compañía con los de otras organizaciones del alto desempeño.

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