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Description
Mind Map by Natalia Barrera, updated more than 1 year ago
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Created by Natalia Barrera
over 10 years ago
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1 Proceso Ordenación Documental
- Se relaciona con
- Proceso de Clasificación
- Que forman el:
- Operación archivística realizada dentro del proceso
de organización que consiste en establecer
secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas,
dentro de las categorías o grupos definidos en la
clasificación. Aquí se dá la disposición física de
documentos: Cuales van primero y cuales después
- ¿Dónde comienza la ordenación?
- Donde se da por terminado la clasificación, es decir, ahora se aplica una serie
documental, una secuencia determinada y un relación recíproca de sus partes
- Es el proceso en el cual se establecen las diferenciones de las agrupaciones documentales
- Se tiene en cuenta:
- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
- Se dedica a la conservación de los documentos
dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenece. Principio fundamental
de la teoría archivística que establece que los
documentos producidos por una institución u
organismo no deben mezclarse con los de otros.
- Se dedica a la conservación de los documentos
dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenece. Principio fundamental
de la teoría archivística que establece que los
documentos producidos por una institución u
organismo no deben mezclarse con los de otros.
- PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL o PRINCIPIO HISTÓRICO
- Es aquella herramienta metodológica para proceder a la organización de archivos
- Se utiliza para:
- Reconstruirlo donde este se ha perdido
- Evitar pérdida del orden original
- Algunas causas para que se produzca
desorden documental son:
- Desconocimiento trámites
- Ausencia Manuales
- Desconocimiento funciones
- Interrupción de trámites
- Series facticias y expedientes desagregados
- Procesos incorrectos
- Documentos facilitativos y sustantivos
- Falta herramientas
- Uso generalizado
- Desconocimiento trámites
- Reconstruirlo donde este se ha perdido
- Se utiliza para:
- Es aquella herramienta metodológica para proceder a la organización de archivos
- Con este proceso, se contribuye a:
- La Organización administrativa y organización documental
- El Conocimiento Histórico institucional
- y Facilita:
- El acceso a la información
- La comprensión documental
- La facilidad de estudio y análisis del contenido
- El acceso a la información
- La Organización administrativa y organización documental
- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
- Se tiene en cuenta:
- Es el proceso en el cual se establecen las diferenciones de las agrupaciones documentales
- Donde se da por terminado la clasificación, es decir, ahora se aplica una serie
documental, una secuencia determinada y un relación recíproca de sus partes
- Se pueden ejecutar teniendo en cuenta
losSISTEMAS DE ORDENACIÓN
- pueden ser:
- NUMÉRICOS
- SIMPLES: Consisten en disponer los documentos en forma
consecutiva progresivamente en obediencia a la numeración
- CRONOLÓGICOS: Consiste en colocar un documento
detrás del otro en forma secuencial de acuerdo a la fecha
de trámite (Año, Mes, Día)
- SIMPLES: Consisten en disponer los documentos en forma
consecutiva progresivamente en obediencia a la numeración
- ALFABÉTICOS
- ONOMÁSTICOS: Primer apellido, segundo apellido y nombre
- TOPONÍMICOS: Por nombres de lugares
- TEMÁTICOS: Por el asunto o tema de contenido
- ONOMÁSTICOS: Primer apellido, segundo apellido y nombre
- ALFANUMÉRICOS
- Los datos que se cruzan no serán
separables, siempre estarán asociados
- Los datos que se cruzan no serán
separables, siempre estarán asociados
- NUMÉRICOS
- pueden ser:
- ¿Dónde comienza la ordenación?
- Operación archivística realizada dentro del proceso
de organización que consiste en establecer
secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas,
dentro de las categorías o grupos definidos en la
clasificación. Aquí se dá la disposición física de
documentos: Cuales van primero y cuales después
- Operación archivistica que
consiste en el
establecimiento de las
categorías o grupos que
reflejan la estructura
jerárquica del fondo
- ¿Hasta dónde llega la clasificación?
- FINALIZA: Determinando las más pequeñas series documentales con los tipos documentales que la conforman
- El final es la conformación de series y subseries que
pertenecen a una unidad administrativa ubicada en una
estructura institucional que ejecuta funciones
- Para lograrlo se necesita:
- UNIDADES ADMINISTRATIVAS
- DETERMINACIÓN FUNCIONES DE UNIDADES
- UNIDADES ADMINISTRATIVAS
- El final es la conformación de series y subseries que
pertenecen a una unidad administrativa ubicada en una
estructura institucional que ejecuta funciones
- EMPIEZA: Determinando la agrupacíon documental más grande
- FINALIZA: Determinando las más pequeñas series documentales con los tipos documentales que la conforman
- ¿Hasta dónde llega la clasificación?
- Que forman el:
- Proceso de ordenación
- Proceso de Descripción
- PROCESO DE ORGANIZACIÓN
- Compuesto por etapas como:
- Clasificación
- Ordenación
- SERIE DOCUMENTAL
- Es el testimonio material de las
funciones que lleva a cabo el productor
- SUBSERIES
- Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie y jerarquizan e identifican en forma
separada los tipos documentales
- TIPOS DOCUMENTALES
- Es el elemento fundamental de una serie documental. Es el
resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades
administrativas por las funciones que le han sido asiganadas
- EXPEDIENTE
- Conjunto de tipos de documentos que tratan del
mismo asunto o materia, producido a medida que
se desarrollan los trámites
- Conjunto de tipos de documentos que tratan del
mismo asunto o materia, producido a medida que
se desarrollan los trámites
- EXPEDIENTE
- Es el elemento fundamental de una serie documental. Es el
resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades
administrativas por las funciones que le han sido asiganadas
- TIPOS DOCUMENTALES
- Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie y jerarquizan e identifican en forma
separada los tipos documentales
- SUBSERIES
- Es el testimonio material de las
funciones que lleva a cabo el productor
- FOLIACIÓN
- Consiste en dar numero consecutivo desde el 1
hasta el 200 a todos los folios escritos en cada
unidad administrativa
- Antes de realizarse se debe:
- Realizar las valoraciones primarias
- Ordenar cronológicamente
- Realizar las valoraciones primarias
- Durante su realización se debe:
- Tener cuidado de no repetir ni omitir numeros
- Numerar consecutivamente respecto de los
demás documentos que lo integren
- Tener cuidado de no repetir ni omitir numeros
- Su objeto es dar fé de la responsabilidad de los productores
documentales. Es constitutivo del inventario único documental
y requisito ineludible para las transferencias
- Antes de realizarse se debe:
- Consiste en dar numero consecutivo desde el 1
hasta el 200 a todos los folios escritos en cada
unidad administrativa
- SERIE DOCUMENTAL
- Descripción
- Clasificación
- Compuesto por etapas como:
- PROCESO DE ORGANIZACIÓN
- Proceso de Clasificación
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