Redação Oficial

1. Diferença entre redação técnica (oficial) e redação estilística e suas respectivas características. 2. Correspondência oficial: conceito e tipos de documentos. 3. Diferença entre ofício e memorando.

ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL · Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações · A redação oficial deve caracterizar-se pela IMPESSOALIDADE, USO DO PADRÃO CULTO DE LINGUAGEM, CLAREZA, CONCISÃO, FORMALIDADE e UNIFORMIDADE (mm: imclunfousco) (mm: "fomos comer usando clarinete e uniforme imperial"). · As comunicações oficiais devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem. 1.1.A Impessoalidade Não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora. 1.2.A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais As comunicações oficiais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão dificultada. Por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, elas requerem o uso do padrão culto da língua. O padrão culto é aquele em que a) se observam as regras da gramática formal, e b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. Não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”; o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais. Deve-se evitar o uso de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada. 1.3.Formalidade As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma ou formalidade de tratamento. A formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação. 1.4.Padronização Se a administração é una as comunicações que expede devem ter uma necessária uniformidade ou padronização. O estabelecimento desse padrão exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos. Ou seja, a clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização. 1.4.Concisão A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras, atendendo, assim, ao princípio de economia lingüística, que não se confunde com economia de pensamento. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. 1.5.Clareza Deve ser a qualidade básica de todo texto oficial! Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: para redigir com clareza é preciso a observação e efetivação das demais características na redação oficial. Pronomes de Tratamento 1. Emprego dos Pronomes de Tratamento: 1.1.Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo; · Presidente da República; · Vice-Presidente da República; · Ministros de Estado; · Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; · Oficiais-Generais das Forças Armadas; · Embaixadores; · Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; · Secretários de Estado dos Governos Estaduais; · Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: · Deputados Federais e Senadores; · Ministros do Tribunal de Contas da União; · Deputados Estaduais e Distritais; · Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; · Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judiciário: · Ministros dos Tribunais Superiores; · Membros de Tribunais; · Juízes; Auditores da Justiça Militar. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: · Excelentíssimo Senhor Presidente da República, · Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, · Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: · Senhor Senador, · Senhor Juiz, · Senhor Ministro, · Senhor Governador, · Etc. No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas a todas as autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma: A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça 70064-900 – Brasília. DF 1.2.Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é Senhor Fulano de Tal. No envelope, deve constar do endereçamento: Ao SenhorFulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000 – Curitiba. PR Ø OBS: Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades tratadas por Vossa Excelência, e dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. 1. Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, 2. Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o NOME e o CARGO da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Semelhanças entre ofício, aviso e memorando Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. 1. Partes do documento no Padrão Ofício O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) número do documento, seguido da sigla do órgão que o expede. Exemplos: Mem. 123/2002-MFAviso 123/2002-SGOf. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita. Exemplo: Brasília, 15 de março de 1991. c) assunto: resumo do teor do documento. Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. *No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: Introdução, Desenvolvimento e Conclusão. Ø OBS: Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto quando estão organizados em itens ou títulos e subtítulos. f) fecho g) assinatura do autor da comunicação; e h) identificação do signatário 2. Forma de diagramação Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página; d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”); e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento; j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; OFÍCIO E AVISO 1. Definição e Finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares. 2. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República,Senhora Ministra,Senhor Chefe de Gabinete, Ø OBS: Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes in-formações do remetente: – nome do órgão ou setor; – endereço postal; – telefone e endereço de correio eletrônico. MEMORANDO Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS 1. Definição e Finalidade Exposição de motivos é o documento dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. 2. Forma e Estrutura Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. MENSAGEM 1. Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. Notadamente fazer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda: Mensagem nº b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda; Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal, c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo; d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. Ø OBS: A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da Re-pública, não traz identificação de seu signatário. TELEGRAMA Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos, e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão. . 6.2. Forma e Estrutura Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. FAX 1. Definição e Finalidade O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. 2. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. CORREIO ELETRÔNICO 1. Definição e finalidade O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. 2. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. 3. Valor documental Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.