Treinamento do processo de matrícula do GGE

Nodos de los diagramas

• NOVATOS

• Responsável realiza reserva pelo Portal Web (Matrícula Online)       1. Acesso dos responsáveis pelo link de NOVATOS no site do GGE.       2. Preenchimento do Formulário pelo responsável;

• Processamento das SOLICITAÇÕES no SIGA pelo Operador/Funcionário (Arquivos > Solicitações > Tipo: Ficha de inscrição)       1. Selecionar o plano de pagamento de "Reserva de vaga - NOVATO";    2. Enviar e-mail apenas para Tipo "R" (Responsável) - Sistema já sabe qual o e-mail enviar;       3. Remetente: Específico para cada Unidade; Ao fim do processo: 1. Aluno será cadastrado no SIGA (com matrícula temporária -- Iniciada com 90); 2. Responsáveis serão cadastrados no SIGA; 3. Aluno terá vinculo nas turmas NOVATO; 4. Alunos estarão na situação de "Inscrito"; 5. É gerado a cobrança da taxa de reserva (R$ 300,00); 6. Responsável recebe e-mail confirmando o recebimento pedindo para aguardar 48h para receber o boleto bancário por e-mail;

• Procedimento financeiro nos títulos 1. Verificar se o responsável possui vínculo no SPC/SERASA (consulta manual no site); 2. Registro dos títulos (Conforme tutorial); 3. Aguardar registros dos títulos pelo banco;

• Envio de e-mail com boleto anexo Através da tela de Executar cobrança (Em: Financeiro > Executar cobrança)  Definir os seguintes filtros: 1. Vencimento: 01/01/2018 a 31/01/2018; 2. Forma de recebimento: Específica para cada Unidade; 3. Impressão/Envio de e-mail: Apenas títulos não enviados por e-mail; 4. Mostrar apenas: Todos os títulos; Em REFINAR (Filtro 1/2): 5. Utilizar filtro por cobrança registrada: 5 - a. Títulos vinculados ao agente de cobrança ... 5 - b. Agente de cobrança específico para cada Unidade; (Filtro 2/2): 6. Títulos com lançamento de cobrança vinculados a turmas específicas: 6 - a. Turma: Selecionar apenas o período de 2018; 6 - b. Situação do aluno na turma: Apenas INSCRITO; Retornar > Pesquisar > Marcar/desmarcar todos > Operações > Gerar/Enviar boleto em arquivo PDF; Tela de "Enviar boleto em arquivo PDF" 7. Enviar por e-mail: Sim, enviar e-mail com p PDF em anexo; 8. Seleciona a forma de geração dos arquivos: Título <número> - <nome do aluno>; 9. Em caso de cobrança registrada... : Deixar marcado; 10. Gerar/Enviar apenas...: Deixar marcado; 11. "Consulta - formato email html": Boleto - Reserva de matrícula; 12. Selecione a conta que... : Específica para cada Unidade; Executar. Ao fim do processo: Responsável recebe e-mail com boleto de Reserva de vaga (R$ 300,00);

• Após Pagamento do boleto de reserva pelo Responsável 1. Sistema identifica cobrança liquidada (mesmo por arquivo de retorno)  e altera a situação do aluno de "Inscrito" para "Reserva de vaga web" automaticamente; 2. Não é gerado nenhuma cobrança automática (Exceto Unidade 6 - Caruaru |Gera plano de pagamento da mensalidade| Por ter apenas alunos Novatos) 

• Envio de e-mail com login e senha para continuar processo de Matrícula Online  Através da tela de envio de mensagem: (Utilitários > Envio de mensagem > Selecionar consulta "Login e Senha - Matrícula Online" > Executar):  1. Turmas: Selecionar apenas cursos (Selecionar apenas cursos regulares); 2. Situação do aluno na turma: "Reserva de vaga web" Tela "Resultado da consulta": 3. Confirma se já estão todos marcados, SENÃO Marcar/desmarcar todos; (Obs: Será retornado apenas cadastros de responsáveis que tenham e-mail cadastrado) 4. Exportar resultado para...: E-mail em formato HTML; Próximo Tela "Corpo da mensagem" 5. F11-Importar texto personalizado: Selecionar "Alunos novatos - LOGIN e SENHA"; 6. Não precisa alterar o título (mas será permitido, caso necessário); 7. Remetente: Específico para cada Unidade;Próximo > Será exibido como o responsável receberá (já com variáreis alteradas) > Enviar E-mail (Será exibido uma mensagem informando que ainda não foi enviado e-mail teste -- Desconsiderar clicando em "SIM" para Considerar mesmo assim?)  Ao fim do processamento será exibido mensagem "Processamento concluído". Com isso: Responsável receberá e-mail com login e senha, como todas as instruções, orientando a acessar o site do GGE para continuar o processo de Matrícula Online.

• Responsável comparece no GGE para realizar reserva de Novato (Matrícula Offline - Realizada pelo Operador/Funcionário no sistema) 1. Cadastrar aluno (Selecionar tipo de matrícula "Temporária"); 2. Cadastrar responsável; 3. Vincular aluno em Curso/Série/Turma (Selecionar apenas turmas de NOVATOS):          3 - a. Usa plano de pagamento : SIM;          3 - b. Seleciona turma desejada (SEMPRE TURMA DE NOVATOS);          3 - c. Seleciona situação de "Reserva de vaga";          3 - d. Seleciona plano de pagamento de Reserva de vaga - Novatos; 4. Direcionar o responsável para efetuar o pagamento no Caixa da escola;    

• Pagamento de taxa de reserva pelo caixa ATENÇÃO: Operador do caixa da escola NÃO DEVE CRIAR TAXA PELO CAIXA; (A COBRANÇA JÁ FOI GERADA NO ATO DO VINCULO NA TURMA COMO RESERVA) Operador deve BUSCAR ó título já criado (F3-Recebimento > F9-Pesquisar títulos > Nome ou matrícula do aluno > Seleciona o título > F2-Retornar com títulos selecionados)Conforme tutorial

• Divulgação de login e senha para continuar o processo de Matrícula Online Após o pagamento o operador deve, através do Cadastro do aluno (em:Turmas > Relatório), imprimir o relatório "Mala direta para divulgação de senhas" Selecionar o texto personalizado: "NOVATOS - Divulgação de Senhas Alunos e Responsáveis - GGE Matrícula"

• Responsável acessará o Portal web para continuar o processo de Matrícula Online 2018 (Novatos e Veteranos seguirão o mesmo processo a partir daqui) Com o login e senha disponibilizado acessarão o "Matrícula Online 2018" Em seguida exibirá a tela dos alunos vinculados ao responsável acessado, como também as respectivas turmas vinculadas; Para iniciar o processo deverá clicar em "Matrícula 2018", e seguis as seguintes telas: 1. Visualizar os documentos exigidos pelo GGE para efetivar a matrícula (Deverão ser entregues presencialmente); 2. Atualização de dados cadastrais dos responsáveis (Pais, Mães e Responsável financeiros); 3. Atualização dos dados cadastrais dos alunos; 4. Preenchimento do formulário de Ficha médica; 5. Impressão de boleto bancário (Não será exibido nenhum boleto, em 48h será disponibilizado); 6. Impressão de documentos (Requerimento de matrícula e Contrato de Prestação de Serviços); 7. Comprovante de requerimento de matrícula.

• Divulgação de login e senha para continuar o processo de Matrícula Online Será enviado e-mail com login e senha em lote para todos os alunos "Pré-matriculados" de uma vez. (seguir passos ao lado, quando for definido) (Obs: Foi definido que, para os veteranos, por não saber se serão aprovados, será disponibilizado login e senha por e-mail em lote apenas em Dezembro/17, tendo certeza que os alunos poderão solicitar matrícula na série seguinte)

• Pagamento de taxa de reserva pelo caixa ATENÇÃO: Operador do caixa da escola NÃO DEVE MAIS CRIAR TAXA PELO CAIXA; (A COBRANÇA JÁ FOI GERADA NO CADASTRO DO ALUNO COMO PRÉ-MATRÍCULA) Operador deve BUSCAR ó título já criado (F3-Recebimento > F9-Pesquisar títulos > Nome ou matrícula do aluno > Seleciona o título > F2-Retornar com títulos selecionados)Conforme tutorial

• Promoção dos alunos em lote (JÁ FOI REALIZADO) Através do processamento, os alunos são promovidos de 2017 para a próxima série em 2018 (JÁ FOI REALIZADO): a. Todos os alunos que estavam como "Cursando" em 2017 foi promovido como "Pré-matrícula" em 2018, na série seguinte -- Mesmo sem saber qual a situação final do aluno. b. Não foi gerado nenhum plano de pagamento no processamento -- Pagamento da taxa de Reserva matrícula de veterano é OPCIONAL (Já estava sendo gerado taxa pelo caixa mesmo antes do sistema estar pronto para 2018, com isso já tem vários alunos com a taxa paga)        

• VETERANOS

• Reserva de veteranos (Obrigatoriamente presencial) Gerar taxa de reserva de veterano pelo Cadastro do aluno (Turmas > Seleciona turma de 2018 > Gerar cobrança > Usa plano de pagamento: SIM) Selecionar plano de pagamento de "Reserva de vaga - Veterano"    

• Envio de e-mail com login e senha para continuar processo de Matrícula Online  Através da tela de envio de mensagem: (Utilitários > Envio de mensagem > Selecionar consulta "Login e Senha - Matrícula Online" > Executar):  1. Turmas: Selecionar apenas cursos (Selecionar apenas cursos regulares); 2. Situação do aluno na turma: "Pré-matrícula" Tela "Resultado da consulta": 3. Confirma se já estão todos marcados, SENÃO Marcar/desmarcar todos; (Obs: Será retornado apenas cadastros de responsáveis que tenham e-mail cadastrado) 4. Exportar resultado para...: E-mail em formato HTML; Próximo Tela "Corpo da mensagem" 5. F11-Importar texto personalizado: Selecionar "Alunos veteranos - LOGIN e SENHA"; 6. Não precisa alterar o título (mas será permitido, caso necessário); 7. Remetente: Específico para cada Unidade;Próximo > Será exibido como o responsável receberá (já com variáreis alteradas) > Enviar E-mail (Será exibido uma mensagem informando que ainda não foi enviado e-mail teste  -- Desconsiderar clicando em "SIM" para Considerar mesmo assim?)  Ao fim do processamento será exibido mensagem "Processamento concluído". Com isso: Responsável receberá e-mail com login e senha, como todas as instruções, orientando a acessar o site do GGE para continuar o processo de Matrícula Online.

• Processamento das SOLICITAÇÕES no SIGA pelo Operador/Funcionário (Arquivos > Solicitações > Tipo: Matrícula On-Line)*** Por mais que exiba várias solicitação ("Alteração de dados", "Ficha médica", etc) processar apenas Matrícula On-Line, Onde já executa os demais, vinculados ao mesmo responsável, automaticamente, em meio ao processo *** F7-Visualizar Gera o Plano de pagamento (cobrança) MANUAL *** Ficou definido que o Plano de pagamento será gerado pelo operador, no ato do processamento, já que havia sido gerado taxas avulsas pelo caixa para cobrar reservas, o que não mantinha vinculo do Plano de pré-matrícula com o de mensalidade, até porque estava sendo gerado taxa com serviço de Novato, quado o aluno é veterano, e vice versa... Então o operador irá verificar antes, de forma manual/visual, se a taxa de reserva foi paga (Observar na competência de 2017 e 2018), com isso terá a definição de qual o plano de pagamento utilizar para o aluno em questão.  Esta ficou sendo a melhor forma para o colégio, caso contrário, se gerássemos para todos os alunos a taxa de reserva, teriam um esforço extra para cancelar/substituir liquidação dos alunos que já haviam pago ***   1. Clicar no ícone (bonequinhos) ao lado do "Solicitante (nome do aluno); 2. Acessando o cadastro do aluno, ir na aba "Cobrança" para realizar conferência (Observar na competência de 2017 e 2018); 3. Em seguida ir na aba "Turmas" e selecionar o vínculo de 2018 (Curso regular); 4. Clicar no botão "Gerar cobrança" > Utiliza plano de pagamento : SIM Tela "Cobrança por plano de pagamento" (Normalmente será exibido 5 planos de pagamentos, exceto Unidade 6 - Caruaru, que só tem Novatos) Diante a taxa de reserva paga, ou não, será selecionado o plano de pagamento:*** BASTANTE ATENÇÃO, POIS CADA PLANO DE PAGAMENTO JÁ ESTÁ COM AS CONDIÇÕES ABAIXO ABATIDA PARA QUE O RESPONSÁVEL NÃO PAGUE MAIS QUE O NECESSÁRIO *** 1. SE NOVATO e JÁ PAGO taxa de reserva (R$ 300,00)>>> Selecionar plano "[...] - pago taxa de reserva - ALUNO NOVATO"; 2.  SE NOVATO e NÃO PAGO taxa de reserva (R$ 300,00)>>> Selecionar plano "[...] - sem Taxa de reserva"; 3. SE VETERANO e JÁ PAGO taxa de reserva (R$ 150,00)>>> Selecionar plano "[...] - pago taxa de reserva - ALUNO VETERANO"; 4. SE VETERANO e NÃO PAGO taxa de reserva (R$ 150,00)>>> Selecionar plano "[...] - sem Taxa de reserva";   Gerado o financeiro, fechar a tela de cadastro do aluno, voltando para a tela de Processamento (Matrícula Online) e continuar o processo Tela de "Detalhamento da Solicitação" F7-Efetuar processamento  Será realizado as verificações se está tudo de acordo > Próximo Será processado as atualizações dos dados cadastrais (Exibe o "Original" e o "Modificado" para conferir se procede, caso aceito, "Marcar/desmarcar todos" e clicar em "F5-Aplicar modificações", Será aberto cada tela de Aluno/Responsável/Ficha médica, em seguida continuará o processamento) Clicar em "SIM" para marcar a solicitação como analisada (Caso contrário ficará sendo exibido ainda como pendente) Em seguida exibirá que houve a repercussão necessária e a  situação do aluno foi alterada de: 1. NOVATOS -- Realizando reserva presencial (Offline): "Reserva de vaga" para "Pré-matrícula Online" 2. NOVATOS -- Realizando reserva online (Ficha de inscrição): "Reserva de vaga online" para "Pré-matrícula Online"; 3. VETERANOS: "Pré-matrícula" para "Pré-matrícula Online" Clicar em "Próximo" para concluir o processamento (Tela se fecha automaticamente) *** Neste momento não será enviado nenhum e-mail *** Ao fim do processo: 1. Aluno/Responsável/Ficha médica teve seus dados atualizados; 2. Plano de pagamento de mensalidades (específico à condição do aluno) foi gerado (Parcela 1 a 12); 3. Aluno estará na situação de "Pré-matrícula Online";  

• Procedimento financeiro nos títulos 1. Verificar se o responsável possui vínculo no SPC/SERASA (consulta manual no site); 2. Registro dos títulos (Conforme tutorial); 3. Aguardar registros dos títulos pelo banco;

• Envio de e-mail com boleto anexo Através da tela de Executar cobrança (Em: Financeiro > Executar cobrança)  Definir os seguintes filtros: 1. Vencimento: 01/01/2018 a 31/01/2018; 2. Forma de recebimento: Específica para cada Unidade; 3. Impressão/Envio de e-mail: Apenas títulos não enviados por e-mail; 4. Mostrar apenas: Todos os títulos; Em REFINAR (Filtro 1/2): 5. Utilizar filtro por cobrança registrada: 5 - a. Títulos vinculados ao agente de cobrança ... 5 - b. Agente de cobrança específico para cada Unidade; (Filtro 2/2): 6. Títulos com lançamento de cobrança vinculados a turmas específicas: 6 - a. Turma: Selecionar apenas o período de 2018; 6 - b. Situação do aluno na turma: Apenas PRÉ-MATRÍCULA ONLINE; Retornar > Pesquisar > Marcar/desmarcar todos > Operações > Gerar/Enviar boleto em arquivo PDF; Tela de "Enviar boleto em arquivo PDF" 7. Enviar por e-mail: Sim, enviar e-mail com o PDF em anexo; 8. Seleciona a forma de geração dos arquivos: Título <número> - <nome do aluno>; 9. Em caso de cobrança registrada... : Deixar marcado; 10. Gerar/Enviar apenas...: Deixar marcado; 11. "Consulta - formato email html": Boleto - Matrícula 2018; 12. Selecione a conta que... : Específica para cada Unidade; Executar. Ao fim do processo: Responsável recebe e-mail com boleto de matrícula

• Após Pagamento do boleto de matrícula pelo Responsável 1. Sistema identifica cobrança liquidada (mesmo por arquivo de retorno)  e altera a situação do aluno de "Pré-matrícula Online" para "Matriculado" automaticamente; 2. Não é gerado nenhuma cobrança automática; 

• Efetivação de matrícula (Obrigatoriamente presencial) Através de visita presencial do responsável no GGE para concluir a matrícula. É OBRIGATÓRIO O ALUNO ESTAR NA SITUAÇÃO "MATRICULADO" Não pode concluir a matrícula quando situação for diferente de MATRICULADO 1. Conferir se o aluno está na situação "Matriculado" (Cadastro do aluno > Turma > Período 2018); 2. Conferir "Contrato de Prestação de Serviço" assinado; 3. Conferir "Requerimento de matrícula" assinado; Com o vinculo do curso regular (Período 2018) selecionado, clicar em: Detalhamento > Usa plano de pagamento: SIM > Operações > Alterar situação (Ativo para Ativo): Tela de "Alterar situação (ativo para ativo) 1. Situação do aluno na turma: "Cursando"; 2. Data de matrícula: Inserir a data atual (Do dia que está efetivando a matrícula); Tela de "Procedimento de matrícula" (Documentos a ser entregues)  Marcar os documentos entregues pelo responsável.  *** APENAS MUDAR PARA "CURSANDO" QUANTO ENTREGAR TODA DOCUMENTAÇÃO -- NOS CASOS DE "VETERANOS" DEVE COLOCAR "DISPENSADO" QUANDO FOR DOCUMENTO ESPECÍFICO PARA "NOVATO" (ESPECIFICAÇÃO AO LADO DO NOME DOS DOCUMENTOS EXIGIDOS) *** Caso NÃO ENTREGUE algum dos documentos obrigatórios, clicar em "F6-Cancelar" Fechará a tela, retornando para tela da alteração da situação, clicar em "Cancelar" novamente para finalizar o processo, SEM REPERCUSSÃO. Devolver toda documentação ao responsável e solicitar o retorno em um outro momento com a documentação completa (Exigência da DIREÇÃO DO GGE) Caso esteja com toda a documentação, na tela de "Procedimento de matrícula", clicar em: F5-Confirmar Exibirá uma tela de confirmação, informando que esse aluno está com uma matrícula temporária (Nos casos dos Novatos), então pergunta se deseja alterar para a matrícula normal, clicar em "NORMAL", para que o aluno tenha uma matrícula com sequencial escolhido pelo GGE para alunos Cursando. Exibirá em seguida uma tela de impressão de relatório. Como já foram todos disponibilizados no Matrícula Online, e entregues pelo responsável, apenas fechar essa tela. Ao fim do processo: 1. Aluno estará com situação de "Cursando"; 2. Aluno terá matrícula NORMAL (NOVATOS);   Com isso CONCLUÍMOS A MATRÍCULA DOS ALUNOS NOVATOS E VETERANOS 

• Acesso ao Matrícula Online para reimprimir documentos No Portal web (Matrícula Online) o responsável, acessando com o login e senha novamente, terá a possibilidade de reimprimir 2ª via de: Documentos (Contratos e Requerimento); Boletos; Comprovante de solicitação;

• Novatos - Online (1)

• Novatos - Online (2)

• Novatos - Online (3)

• Matrícula Online (1)

• Matrícula Online (2)

• Matrícula Online (3)

• Novatos - Offline

• Veteranos

• Efetivação de Matrícula (Presencial)

• QUADRO ORIENTATIVO Situação do aluno na turma: 1. Inscrito -- Novato (Reservado pela web); 2. Reserva de vaga -- Veterano (Reserva efetuada/paga presencial - Offline); 3. Reserva de vaga web -- Novatos (Após pagamento da taxa de reserva); 4. Pré-matrícula -- Veteranos (Após promoção em lote); 5. Pré-matrícula online -- Novatos e Veteranos (Após processado a solicitação de matrícula); 6. Matriculado -- Novatos e Veteranos (Após pago a taxa de matrícula - 1ª Parcela); 7. Cursando -- Novatos e Veteranos (Após entregue documentação presencial na Secretaria).   E-mail's para envio aos responsáveis: 1. Boas Vindas -- Novato (Após processamento de solicitação de reserva); 2. Boleto - Reserva de Matrícula -- Novatos (Após registro dos títulos de reserva); 3. Aluno novatos - LOGIN e SENHA -- Novatos (Após identificação do pagamento do título de reserva); 4. Alunos Veteranos - LOGIN E SENHA -- Veteranos (Em lote para todos os alunos promovidos); 5. Boleto - Matrícula 2018 -- Novatos e Veteranos (Após registro do título de matrícula |1ª Parcela|); ​​​​​

• VÍDEO AULAS(Clicar nos nomes abaixo para acessar os vídeos) Cada cor representa o que foi apresentado no tutorial de acordo com os balões de texto.