exigidas por las leyes y organismos de fiscalización del gobierno como el SENIAT, que obligan a las
empresas a llevar registro de sus actividades.
sigue procedimientos estandarizados
Los datos se procesan en base a los reglamentos y métodos establecidos
internamente en la empresa.
maneja datos detallados
sirven para crear rastros de auditoría
registro de procedimientos que pueden seguirse de principio a fin o desde el fin al principio.
tiene un enfoque histórico
Describe lo que sucedió en el pasado
Otorga información para solucionar problemas
estados financieros que son informes estándares de contabilidad
sistema que realiza actividades de procesamiento
reune datos de una empresa para poner a disposición de usuarios internos o externos
Los datos se recaban del sistema físico y del entorno y se introducen en la base de datos.
Tareas Básicas del Procesamiento de datos:
Recolección de datos
Manipulación de datos
Clasificación
Ordenamiento
Cálculo
Sintetización de datos
Almacenamiento de datos
Preparación de Documentos
• Por una acción
ejemplo: el surtir un pedido a cliente y emitir
factura
• Por un plan
ejemplo: se producen salidas en una fecha determinada como cheques
de pago de sueldos
Buen ejemplo de SIC
el empleado por las organizaciones de
distribución
fábricas
establecimiento comercial
de servicio
CANTV
hospitales
gubernamentales
ejército
SENIAT
Representado por
Diagrama de flujo
(llamado: de contexto) de
forma jerárquica
Elementos (rectángulos
horizontales)
clientes
proveedores
almacén
gerencia
Flujos de datos
órdenes de venta
órdenes de compra
facturas
estados de cuenta
pago
embarques
existencias
Subsistemas
los que surten los
pedidos a los clientes
captura de pedidos
inventarios
facturación
cuentas por cobrar
los que ordenan la existencia
de reabastecimiento
Sistemas
compras
recepción
cuentas por pagar
Pasos
1. Captura de pedidos
Editar datos de pedidos
Verificación de créditos
Asentar pedidos
Marcar pedidos surtidos
2. Inventarios
Verificar existencias
Verificar el PUNTO DE REORDEN
(cantidad de inventario que dispara
una actividad de resurtir existencias)
los que efectúan procesos
de contabilidad general
Libro Mayor de la Contabilidad
Representa un panorama financiero de
las operaciones de la organización.
subsistema de
actualización del
libro mayor
subsistema de
preparación de
informes
Sistema de Información Contable para la facturación
Aviso oficial para notificar a los clientes cuánto deben
Sistema de Facturación
1. Obtener datos de clientes (nombre,
dirección, instrucciones de embarque y
número de vendedor, etc.)
2. Preparar facturas (listar todos los artículos y el total del
Impuesto al Valor Agregado).
Son enviadas al cliente y los datos a pedidos facturados se
pasan al sistema de cuentas por cobrar
El Sistema de Información Contable para las
Cuentas por Cobrar
Cada proceso se realiza independientemente de los demás
1. Añadir nuevas cuentas por cobrar (después de la facturación).
2. Eliminar cuentas por cobrar pagadas
3. Prepara ESTADOS DE CUENTA (recordatorio
de que se debe dinero por una o más facturas).
El archivo de cuentas por cobrar es utilizado
cada mes para preparar estados de cuentas. Se
le suele dar 30 días al cliente para pagar.
4. Proporcionar datos de libro mayor. (El sistema de cuentas
por cobrar le proporciona datos contables que aparecen como
un activo en el Estado de Situación -Balance General-).
Sistema de Información contable para las compras
Encargado de ordenar, recibir y pagar existencias de reabastecimiento
Compras
Seleccionar a los proveedores y negociar
(precios y fechas de entrega)
Subsistemas
1. Seleccionar proveedores (para suministrar las existencias
de reabastecimiento). Considera transacciones previas
tomando en cuenta calidad, precios y cumplimiento.
2. Obtener compromisos verbales
3. Prepara órdenes de compra (Se mantiene un
registro para tener control sobre éstas).
4. Cerrar órdenes de compra (se archivan en el archivo
Histórico de órdenes de Compra).
Recepción
Actualizar la información que refleje el recibimiento del
proveedor en el reabastecimiento
1. Procesar recepciones. Se realiza una inspección para
certificar que se haya enviado en buen estado la mercancía.
2. Notificar a otros sistemas (Se envía al sistema de Inventarios
y a compras para cerrar las órdenes de compra.
Cuentas por pagar
Sistema de Información Contable para las Cuentas por Pagar
Encargado de pagar a los proveedores por las compras
Toma en cuenta:
En cuentas por pagar debe haber pruebas de que se ordenó la compra
El sistema de recepción confirma que las existencias se recibieron
Se recibió una factura del proveedor
1. Preparar registros de cuentas por pagar al proveedor
2. Efectuar pagos a proveedores (las facturas y estados de
cuenta se conservan hasta que se realiza el pago).