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Descripción
Mapa Mental por Iboon Andrea Linarez, actualizado hace más de 1 año
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Creado por Iboon Andrea Linarez
hace más de 6 años
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Sistema de Gestión de
Documentos
Electrónicos (SGDE) y de
del Sistema de Gestión
de Documentos
Electrónicos de Archivo
(SGDEA).
- Un SGDEA debe poder gestionar calendarios de conservación, seleccionar de modo automático
expedientes y documentos para llevar a cabo las acciones dictaminadas para su serie documental,
así como detectar aquellos documentos que, por sus circunstancias, deban ser objeto de acciones
específicas de conservación. Asimismo, debe poder gestionar el acceso a los expedientes y
documentos mediante listas y perfiles de usuario, así como disponer de sistemas de seguimiento y
control de las acciones que se realicen sobre los documentos y expedientes.
- Un SGDE se correspondería más con un archivo de oficina, mientras que un SGDEA albergaría
documentos y expedientes en sus versiones finales, es decir, en fase de archivo central, intermedio e
histórico. Partiendo de la normativa vigente, deben determinarse las condiciones en que debe
producirse la transferencia de documentos entre ambos sistemas.
- Un SGDE se correspondería más con un archivo de oficina, mientras que un SGDEA albergaría
documentos y expedientes en sus versiones finales, es decir, en fase de archivo central, intermedio e
histórico. Partiendo de la normativa vigente, deben determinarse las condiciones en que debe
producirse la transferencia de documentos entre ambos sistemas.
- SGDE/SGDEA en su conjunto con el fin de evitar el acceso a
usuarios no autorizados a los documentos y expedientes, según lo
establecido en la norma ISO 15489.
- El SGDE/SGDEA debe asegurar la identificación de los usuarios y el control de acceso, sus permisos y
responsabilidades, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación relativa a
restricciones en materia de acceso. Además, debe asegurar que quede traza de todas las acciones que
se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrónicos y sus metadatos asociados,
siguiendo lo establecido en la política de seguridad adoptada por parte de la organización.
- El SGDE/SGDEA debe asegurar la identificación de los usuarios y el control de acceso, sus permisos y
responsabilidades, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación relativa a
restricciones en materia de acceso. Además, debe asegurar que quede traza de todas las acciones que
se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrónicos y sus metadatos asociados,
siguiendo lo establecido en la política de seguridad adoptada por parte de la organización.
- Permite la modificación de los documentos
- Permite la existencia de varias versiones de los
documentos.
- Puede permitir el borrado de los documentos por
parte de sus propietarios
- Puede incluir controles de retención de los documentos
- Puede incluir estructuras de almacenamiento de los
documentos, bajo el control de los usuarios
- Está orientado primariamente a dar soporte a la
gestión diaria de los documentos para el desarrollo
de los procesos de negocio
- Impide que los documentos de archivo sean modificados
- Sólo permite la existencia de una versión final de
los documentos
- Impide el borrado de los documentos salvo en determinadas
circunstancias estrictamente controladas
- Incluye controles de conservación y eliminación rigurosos
- Facilita una estructura de organización de los documentos
rigurosa, mediante el cuadro de clasificación
- Está dirigido principalmente a proporcionar un repositorio
seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio
aunque, ocasionalmente, puede dar soporte al trabajo de las
oficinas
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