Clasificación Documental

Nota:

• Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura órganico-funcional de la entidad.

1. Fundamentos de la Clasificación
   1. Es la adapatación de un fondo documental a la estrutura d ela entidad que lo produce, en el cual debera basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que refleja la estructura jerárquica del fondo.
   2. Funciones
      1. las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimientos, en cumplimientos de los objetivos encomendados a cada dependencia.
         1. FUNCIÓN COMÚN: son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad.
         2. FUNCIONES ESPECIFICAS: desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciendola diferente de cualqueir otra.
   3. Principio de Procedimientos
      1. la Procedencia, permite identificar los cradores de documentos, que bien que bien pueden ser instituciones ( fondos docuemntales) y administrativos ( secciones y subsecciones docuemntales), donde sdebe aplicarse a toda entidad.
2. Clasificación
   1. El Proceso
      1. La Clasificación, es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, juridica y cientifica.
   2. Orden Originar
      1. Se relaciona con las Unidades Documentales en las se plasman las actividades adelantadas en las resoluciones de un asunto, que por funcion se es asinado a una depenencia para el logro de los objetivos para los que fue creada
   3. AGRUPACIONES DOCUMENTALES: fondo documental, secciones documentales, secciones documentales, subsecciones documentales; ESTRUCTURA ORGÁNICA: entidad, dependencia mayor jerarquía, grupos de trabajo
3. Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura órganico-funcional de la entidad.