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Descripción
Mapa Mental por Maira Raigoza, actualizado hace más de 1 año
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Creado por Maira Raigoza
hace casi 9 años
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Proceso al recibir confirmación de Orden Ganada
- 1. Comunicación oferta adjudicada
Nota:
- Entrada del proyecto
- 1.1 Revisión Orden de Compra y/o Contrato
Nota:
- -Revisar documento de acuerdo a condiciones legales, comerciales, técnicas y de HSE -Seguir procedimiento PAPTS001
- 1.2. Diligenciar y enviar formato
(F03-PAPTS001-Reconocimiento de Orden de Compra)
- 1.3. Verificar la validez de la oferta para poder registrar el
proyecto
Nota:
- Para ordenes internas se debe verificar la tasa de emisión de la OC y su cálculo VS margen para el registro
- 2. Solicitar tasa de cobertura
- 2.1 Verificar tasa de cobertura y solicitar en herramienta
- 2.2 Verifricar tasa de cobertura aplicarla en el archivo
"Cálculo Costo Registro"
- 3. Registrar Proyecto en BAAN
- 3.1. Realizar registro completo del proyecto
Nota:
- Ver Instructivo paso a paso Registro BAAN
- 3.1.1. Crear Proyecto
- 3.1.2. Crear y enlazar Orden
de Venta
- 3.1.3. Crear Adicionales
- 3.1.4. Generar PDF soporte
registro (Gastos de viaje)
- 3.1.5. Solicitar Registro en
Lotus (Clientes)
- 3.1.5. Solicitar Registro en
Lotus (Clientes)
- 3.1.4. Generar PDF soporte
registro (Gastos de viaje)
- 3.1.3. Crear Adicionales
- 3.1.2. Crear y enlazar Orden
de Venta
- 3.2. Diligenciar formato Excel BD Registros Proyectos
Nota:
- -Ubicación formato Excel BD Registros Proyectos: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win -Nombre archivo: 1.REGISTROS Proyectos- año
- 3.3. Crear carpeta proyecto con número de proyecto BAAN
Nota:
- -Para crear carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win 4. Seleccionar carpeta año 5. Crear carpeta con número de proyecto -Archivos internos en carpeta: 1.Cálculo costo registro de Excel 2. Impresión de registro efectuado en BAAN (COP y USD) -Nombre Carpeta: Número de proyecto-Cliente (Servicio)
- 3.4. Verificar asignación administradores de proyecto
Nota:
- -Para verificar asignación: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win -Nombre del archivo: 1. Registros Proyectos-año
- 4. Actualizar Pólizas Proyecto
Nota:
- Si aplica
- 4.1. Diligenciar formato y solicitar pólizas proyecto
Nota:
- Nombre del formato: Solicitud Pólizas
- 4.2. Incluir información en carpeta de proyecto
Nota:
- Carpeta Proyecto: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 2.OFERTAS 4. Año 5. Seleccionar tipo de oferta e incluir la información en la carpeta correspondiente
- 5. Diligenciar Formato FULL KIT
Nota:
- Sin Excepción
- 5.1. Diligenciar completamente el formato FULL KIT sin
excluir ningún campo
Nota:
- En caso de no aplicar algún campo, registrar que no aplica (N/A)
- 5.2. Adjuntar información relevante del servicio
Nota:
- Información: -Alcance -Ubicación del servicio -Restricciones -Condiciones del servicio -APUs (Desglose items ofertados)
- 5.3. Registrar fechas de ejecución solicitadas por el cliente
- 5.4. Multas o requisitos adicionales.
- 6. Creación de Carpeta de Proyecto en eDocuments
Nota:
- Carpetas en eDocuments: -Registro BAAN -Cálculo costo registro de Excel -Impresión de registro efectuado en BAAN -Oferta- Precálculo -Orden de Compra -Plan HSE -Full Kit (Entrega PM) -Pólizas -Cotizaciones -Info Inicial
- 6.1. Revisar información carpetas Red Oferta
Nota:
- Ubicación carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 2.OFERTAS
- 6.2 Cargar a eDocuments la información revisada previamente
- 6.3 Subir carpeta registro BAAN
Nota:
- Ubicación carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win 4. Carpeta año 5. Número del proyecto
- 7. Diligenciar e Incluir Plan HSE
- 7.1 Diligenciar plan HSE aprobado por HSE del área
- 7.2 Crear carpeta y subir a eDocuments
- 8. Actualizar Información de Proyecto en el CCP y SaleForce
- 8.1. Actualizar alcance en caso de ser modificado
- 8.2. Actualizar valores de oferta
Nota:
- Unitario y Total
- 8.3. Actualizar estado, probabilidad y feedback oferta
- 8.2. Actualizar valores de oferta
- 8.1. Actualizar alcance en caso de ser modificado
- 8. Actualizar Información de Proyecto en el CCP y SaleForce
- 7.2 Crear carpeta y subir a eDocuments
- 7.1 Diligenciar plan HSE aprobado por HSE del área
- 6.3 Subir carpeta registro BAAN
- 6. Creación de Carpeta de Proyecto en eDocuments
- 5.4. Multas o requisitos adicionales.
- 3.1. Realizar registro completo del proyecto
- 3. Registrar Proyecto en BAAN
- 2.2 Verifricar tasa de cobertura aplicarla en el archivo
"Cálculo Costo Registro"
- 2.1 Verificar tasa de cobertura y solicitar en herramienta
- 1.3. Verificar la validez de la oferta para poder registrar el
proyecto
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