Responsável realiza reserva pelo Portal Web (Matrícula Online)
1. Acesso dos responsáveis pelo link de NOVATOS no site do GGE.
2. Preenchimento do Formulário pelo responsável;
Processamento das SOLICITAÇÕES no SIGA pelo Operador/Funcionário
(Arquivos > Solicitações > Tipo: Ficha de inscrição)
1. Selecionar o plano de pagamento de "Reserva de vaga - NOVATO";
2. Enviar e-mail apenas para Tipo "R" (Responsável) - Sistema já sabe qual o e-mail enviar;
3. Remetente: Específico para cada Unidade;
Ao fim do processo:
1. Aluno será cadastrado no SIGA (com matrícula temporária -- Iniciada com 90);
2. Responsáveis serão cadastrados no SIGA;
3. Aluno terá vinculo nas turmas NOVATO;
4. Alunos estarão na situação de "Inscrito";
5. É gerado a cobrança da taxa de reserva (R$ 300,00);
6. Responsável recebe e-mail confirmando o recebimento pedindo para aguardar 48h para receber o boleto bancário por e-mail;
Procedimento financeiro nos títulos
1. Verificar se o responsável possui vínculo no SPC/SERASA (consulta manual no site);
2. Registro dos títulos (Conforme tutorial);
3. Aguardar registros dos títulos pelo banco;
Envio de e-mail com boleto anexo
Através da tela de Executar cobrança (Em: Financeiro > Executar cobrança)
Definir os seguintes filtros:
1. Vencimento: 01/01/2018 a 31/01/2018;
2. Forma de recebimento: Específica para cada Unidade;
3. Impressão/Envio de e-mail: Apenas títulos não enviados por e-mail;
4. Mostrar apenas: Todos os títulos;
Em REFINAR
(Filtro 1/2):
5. Utilizar filtro por cobrança registrada:
5 - a. Títulos vinculados ao agente de cobrança ...
5 - b. Agente de cobrança específico para cada Unidade;
(Filtro 2/2):
6. Títulos com lançamento de cobrança vinculados a turmas específicas:
6 - a. Turma: Selecionar apenas o período de 2018;
6 - b. Situação do aluno na turma: Apenas INSCRITO;
Retornar > Pesquisar > Marcar/desmarcar todos > Operações > Gerar/Enviar boleto em arquivo PDF;
Tela de "Enviar boleto em arquivo PDF"
7. Enviar por e-mail: Sim, enviar e-mail com p PDF em anexo;
8. Seleciona a forma de geração dos arquivos: Título <número> - <nome do aluno>;
9. Em caso de cobrança registrada... : Deixar marcado;
10. Gerar/Enviar apenas...: Deixar marcado;
11. "Consulta - formato email html": Boleto - Reserva de matrícula;
12. Selecione a conta que... : Específica para cada Unidade;
Executar.
Ao fim do processo:
Responsável recebe e-mail com boleto de Reserva de vaga (R$ 300,00);
Após Pagamento do boleto de reserva pelo Responsável
1. Sistema identifica cobrança liquidada (mesmo por arquivo de retorno)
e altera a situação do aluno de "Inscrito" para "Reserva de vaga web" automaticamente;
2. Não é gerado nenhuma cobrança automática
(Exceto Unidade 6 - Caruaru |Gera plano de pagamento da mensalidade|
Por ter apenas alunos Novatos)
Envio de e-mail com login e senha para continuar processo de Matrícula Online
Através da tela de envio de mensagem: (Utilitários > Envio de mensagem >
Selecionar consulta "Login e Senha - Matrícula Online" > Executar):
1. Turmas: Selecionar apenas cursos (Selecionar apenas cursos regulares);
2. Situação do aluno na turma: "Reserva de vaga web"
Tela "Resultado da consulta":
3. Confirma se já estão todos marcados, SENÃO Marcar/desmarcar todos;
(Obs: Será retornado apenas cadastros de responsáveis que tenham e-mail cadastrado)
4. Exportar resultado para...: E-mail em formato HTML;
Próximo
Tela "Corpo da mensagem"
5. F11-Importar texto personalizado: Selecionar "Alunos novatos - LOGIN e SENHA";
6. Não precisa alterar o título (mas será permitido, caso necessário);
7. Remetente: Específico para cada Unidade;Próximo > Será exibido como o responsável receberá (já com variáreis alteradas)
> Enviar E-mail (Será exibido uma mensagem informando que ainda não foi enviado e-mail teste -- Desconsiderar clicando em "SIM" para Considerar mesmo assim?)
Ao fim do processamento será exibido mensagem "Processamento concluído".
Com isso:
Responsável receberá e-mail com login e senha, como todas as instruções, orientando a acessar o site do GGE para continuar o processo de Matrícula Online.
Responsável comparece no GGE para realizar reserva de Novato
(Matrícula Offline - Realizada pelo Operador/Funcionário no sistema)
1. Cadastrar aluno (Selecionar tipo de matrícula "Temporária");
2. Cadastrar responsável;
3. Vincular aluno em Curso/Série/Turma (Selecionar apenas turmas de NOVATOS):
3 - a. Usa plano de pagamento : SIM;
3 - b. Seleciona turma desejada (SEMPRE TURMA DE NOVATOS);
3 - c. Seleciona situação de "Reserva de vaga";
3 - d. Seleciona plano de pagamento de Reserva de vaga - Novatos;
4. Direcionar o responsável para efetuar o pagamento no Caixa da escola;
Pagamento de taxa de reserva pelo caixa
ATENÇÃO: Operador do caixa da escola NÃO DEVE CRIAR TAXA PELO CAIXA;
(A COBRANÇA JÁ FOI GERADA NO ATO DO VINCULO NA TURMA COMO RESERVA)
Operador deve BUSCAR ó título já criado
(F3-Recebimento > F9-Pesquisar títulos > Nome ou matrícula do aluno > Seleciona o título
> F2-Retornar com títulos selecionados)Conforme tutorial
Divulgação de login e senha para continuar o processo de Matrícula Online
Após o pagamento o operador deve, através do Cadastro do aluno (em:Turmas > Relatório), imprimir o relatório "Mala direta para divulgação de senhas"
Selecionar o texto personalizado: "NOVATOS - Divulgação de Senhas Alunos e Responsáveis - GGE Matrícula"
Responsável acessará o Portal web para continuar o processo de Matrícula Online 2018
(Novatos e Veteranos seguirão o mesmo processo a partir daqui)
Com o login e senha disponibilizado acessarão o "Matrícula Online 2018"
Em seguida exibirá a tela dos alunos vinculados ao responsável acessado, como também as respectivas turmas vinculadas;
Para iniciar o processo deverá clicar em "Matrícula 2018", e seguis as seguintes telas:
1. Visualizar os documentos exigidos pelo GGE para efetivar a matrícula (Deverão ser entregues presencialmente);
2. Atualização de dados cadastrais dos responsáveis (Pais, Mães e Responsável financeiros);
3. Atualização dos dados cadastrais dos alunos;
4. Preenchimento do formulário de Ficha médica;
5. Impressão de boleto bancário (Não será exibido nenhum boleto, em 48h será disponibilizado);
6. Impressão de documentos (Requerimento de matrícula e Contrato de Prestação de Serviços);
7. Comprovante de requerimento de matrícula.
Divulgação de login e senha para continuar o processo de Matrícula Online
Será enviado e-mail com login e senha em lote para todos os alunos "Pré-matriculados" de uma vez.
(seguir passos ao lado, quando for definido)
(Obs: Foi definido que, para os veteranos, por não saber se serão aprovados, será disponibilizado login e senha por e-mail em lote apenas em Dezembro/17, tendo certeza que os alunos poderão solicitar matrícula na série seguinte)
Pagamento de taxa de reserva pelo caixa
ATENÇÃO: Operador do caixa da escola NÃO DEVE MAIS CRIAR TAXA PELO CAIXA;
(A COBRANÇA JÁ FOI GERADA NO CADASTRO DO ALUNO COMO PRÉ-MATRÍCULA)
Operador deve BUSCAR ó título já criado
(F3-Recebimento > F9-Pesquisar títulos > Nome ou matrícula do aluno > Seleciona o título
> F2-Retornar com títulos selecionados)Conforme tutorial
Promoção dos alunos em lote (JÁ FOI REALIZADO)
Através do processamento, os alunos são promovidos de 2017 para a próxima série em 2018 (JÁ FOI REALIZADO):
a. Todos os alunos que estavam como "Cursando" em 2017 foi promovido como "Pré-matrícula" em 2018, na série seguinte -- Mesmo sem saber qual a situação final do aluno.
b. Não foi gerado nenhum plano de pagamento no processamento -- Pagamento da taxa de Reserva matrícula de veterano é OPCIONAL (Já estava sendo gerado taxa pelo caixa mesmo antes do sistema estar pronto para 2018, com isso já tem vários alunos com a taxa paga)
VETERANOS
Reserva de veteranos (Obrigatoriamente presencial)
Gerar taxa de reserva de veterano pelo Cadastro do aluno
(Turmas > Seleciona turma de 2018 > Gerar cobrança > Usa plano de pagamento: SIM)
Selecionar plano de pagamento de "Reserva de vaga - Veterano"
Envio de e-mail com login e senha para continuar processo de Matrícula Online
Através da tela de envio de mensagem: (Utilitários > Envio de mensagem >
Selecionar consulta "Login e Senha - Matrícula Online" > Executar):
1. Turmas: Selecionar apenas cursos (Selecionar apenas cursos regulares);
2. Situação do aluno na turma: "Pré-matrícula"
Tela "Resultado da consulta":
3. Confirma se já estão todos marcados, SENÃO Marcar/desmarcar todos;
(Obs: Será retornado apenas cadastros de responsáveis que tenham e-mail cadastrado)
4. Exportar resultado para...: E-mail em formato HTML;
Próximo
Tela "Corpo da mensagem"
5. F11-Importar texto personalizado: Selecionar "Alunos veteranos - LOGIN e SENHA";
6. Não precisa alterar o título (mas será permitido, caso necessário);
7. Remetente: Específico para cada Unidade;Próximo > Será exibido como o responsável receberá (já com variáreis alteradas)
> Enviar E-mail (Será exibido uma mensagem informando que ainda não foi enviado e-mail teste
-- Desconsiderar clicando em "SIM" para Considerar mesmo assim?)
Ao fim do processamento será exibido mensagem "Processamento concluído".
Com isso:
Responsável receberá e-mail com login e senha, como todas as instruções,
orientando a acessar o site do GGE para continuar o processo de Matrícula Online.
Processamento das SOLICITAÇÕES no SIGA pelo Operador/Funcionário
(Arquivos > Solicitações > Tipo: Matrícula On-Line)*** Por mais que exiba várias solicitação ("Alteração de dados", "Ficha médica", etc) processar apenas Matrícula On-Line,
Onde já executa os demais, vinculados ao mesmo responsável, automaticamente, em meio ao processo ***
F7-Visualizar
Gera o Plano de pagamento (cobrança) MANUAL
*** Ficou definido que o Plano de pagamento será gerado pelo operador, no ato do processamento, já que havia sido gerado taxas avulsas pelo caixa para cobrar reservas, o que não mantinha vinculo do Plano de pré-matrícula com o de mensalidade,
até porque estava sendo gerado taxa com serviço de Novato, quado o aluno é veterano, e vice versa... Então o operador irá verificar antes, de forma manual/visual, se a taxa de reserva foi paga (Observar na competência de 2017 e 2018), com isso terá a definição de qual o plano de pagamento utilizar para o aluno em questão.
Esta ficou sendo a melhor forma para o colégio, caso contrário, se gerássemos para todos os alunos a taxa de reserva, teriam um esforço extra para cancelar/substituir liquidação dos alunos que já haviam pago ***
1. Clicar no ícone (bonequinhos) ao lado do "Solicitante (nome do aluno);
2. Acessando o cadastro do aluno, ir na aba "Cobrança" para realizar conferência (Observar na competência de 2017 e 2018);
3. Em seguida ir na aba "Turmas" e selecionar o vínculo de 2018 (Curso regular);
4. Clicar no botão "Gerar cobrança" > Utiliza plano de pagamento : SIM
Tela "Cobrança por plano de pagamento"
(Normalmente será exibido 5 planos de pagamentos, exceto Unidade 6 - Caruaru, que só tem Novatos)
Diante a taxa de reserva paga, ou não, será selecionado o plano de pagamento:*** BASTANTE ATENÇÃO, POIS CADA PLANO DE PAGAMENTO JÁ ESTÁ COM AS CONDIÇÕES ABAIXO ABATIDA PARA QUE O RESPONSÁVEL NÃO PAGUE MAIS QUE O NECESSÁRIO ***
1. SE NOVATO e JÁ PAGO taxa de reserva (R$ 300,00)>>> Selecionar plano "[...] - pago taxa de reserva - ALUNO NOVATO";
2. SE NOVATO e NÃO PAGO taxa de reserva (R$ 300,00)>>> Selecionar plano "[...] - sem Taxa de reserva";
3. SE VETERANO e JÁ PAGO taxa de reserva (R$ 150,00)>>> Selecionar plano "[...] - pago taxa de reserva - ALUNO VETERANO";
4. SE VETERANO e NÃO PAGO taxa de reserva (R$ 150,00)>>> Selecionar plano "[...] - sem Taxa de reserva";
Gerado o financeiro, fechar a tela de cadastro do aluno, voltando para a tela de Processamento (Matrícula Online) e continuar o processo
Tela de "Detalhamento da Solicitação"
F7-Efetuar processamento
Será realizado as verificações se está tudo de acordo
> Próximo
Será processado as atualizações dos dados cadastrais
(Exibe o "Original" e o "Modificado" para conferir se procede, caso aceito, "Marcar/desmarcar todos" e clicar em "F5-Aplicar modificações", Será aberto cada tela de Aluno/Responsável/Ficha médica, em seguida continuará o processamento)
Clicar em "SIM" para marcar a solicitação como analisada (Caso contrário ficará sendo exibido ainda como pendente)
Em seguida exibirá que houve a repercussão necessária e a situação do aluno foi alterada de:
1. NOVATOS -- Realizando reserva presencial (Offline): "Reserva de vaga" para "Pré-matrícula Online"
2. NOVATOS -- Realizando reserva online (Ficha de inscrição): "Reserva de vaga online" para "Pré-matrícula Online";
3. VETERANOS: "Pré-matrícula" para "Pré-matrícula Online"
Clicar em "Próximo" para concluir o processamento (Tela se fecha automaticamente)
*** Neste momento não será enviado nenhum e-mail ***
Ao fim do processo:
1. Aluno/Responsável/Ficha médica teve seus dados atualizados;
2. Plano de pagamento de mensalidades (específico à condição do aluno) foi gerado (Parcela 1 a 12);
3. Aluno estará na situação de "Pré-matrícula Online";
Procedimento financeiro nos títulos
1. Verificar se o responsável possui vínculo no SPC/SERASA (consulta manual no site);
2. Registro dos títulos (Conforme tutorial);
3. Aguardar registros dos títulos pelo banco;
Envio de e-mail com boleto anexo
Através da tela de Executar cobrança (Em: Financeiro > Executar cobrança)
Definir os seguintes filtros:
1. Vencimento: 01/01/2018 a 31/01/2018;
2. Forma de recebimento: Específica para cada Unidade;
3. Impressão/Envio de e-mail: Apenas títulos não enviados por e-mail;
4. Mostrar apenas: Todos os títulos;
Em REFINAR
(Filtro 1/2):
5. Utilizar filtro por cobrança registrada:
5 - a. Títulos vinculados ao agente de cobrança ...
5 - b. Agente de cobrança específico para cada Unidade;
(Filtro 2/2):
6. Títulos com lançamento de cobrança vinculados a turmas específicas:
6 - a. Turma: Selecionar apenas o período de 2018;
6 - b. Situação do aluno na turma: Apenas PRÉ-MATRÍCULA ONLINE;
Retornar > Pesquisar > Marcar/desmarcar todos > Operações > Gerar/Enviar boleto em arquivo PDF;
Tela de "Enviar boleto em arquivo PDF"
7. Enviar por e-mail: Sim, enviar e-mail com o PDF em anexo;
8. Seleciona a forma de geração dos arquivos: Título <número> - <nome do aluno>;
9. Em caso de cobrança registrada... : Deixar marcado;
10. Gerar/Enviar apenas...: Deixar marcado;
11. "Consulta - formato email html": Boleto - Matrícula 2018;
12. Selecione a conta que... : Específica para cada Unidade;
Executar.
Ao fim do processo:
Responsável recebe e-mail com boleto de matrícula
Após Pagamento do boleto de matrícula pelo Responsável
1. Sistema identifica cobrança liquidada (mesmo por arquivo de retorno)
e altera a situação do aluno de "Pré-matrícula Online" para "Matriculado" automaticamente;
2. Não é gerado nenhuma cobrança automática;
Efetivação de matrícula (Obrigatoriamente presencial)
Através de visita presencial do responsável no GGE para concluir a matrícula.
É OBRIGATÓRIO O ALUNO ESTAR NA SITUAÇÃO "MATRICULADO"
Não pode concluir a matrícula quando situação for diferente de MATRICULADO
1. Conferir se o aluno está na situação "Matriculado"
(Cadastro do aluno > Turma > Período 2018);
2. Conferir "Contrato de Prestação de Serviço" assinado;
3. Conferir "Requerimento de matrícula" assinado;
Com o vinculo do curso regular (Período 2018) selecionado, clicar em:
Detalhamento > Usa plano de pagamento: SIM > Operações
> Alterar situação (Ativo para Ativo):
Tela de "Alterar situação (ativo para ativo)
1. Situação do aluno na turma: "Cursando";
2. Data de matrícula: Inserir a data atual (Do dia que está efetivando a matrícula);
Tela de "Procedimento de matrícula" (Documentos a ser entregues)
Marcar os documentos entregues pelo responsável.
*** APENAS MUDAR PARA "CURSANDO" QUANTO ENTREGAR TODA DOCUMENTAÇÃO -- NOS CASOS DE "VETERANOS" DEVE COLOCAR "DISPENSADO" QUANDO FOR DOCUMENTO ESPECÍFICO PARA "NOVATO" (ESPECIFICAÇÃO AO LADO DO NOME DOS DOCUMENTOS EXIGIDOS) ***
Caso NÃO ENTREGUE algum dos documentos obrigatórios, clicar em "F6-Cancelar" Fechará a tela, retornando para tela da alteração da situação, clicar em "Cancelar" novamente para finalizar o processo, SEM REPERCUSSÃO.
Devolver toda documentação ao responsável e solicitar o retorno em um outro momento com a documentação completa (Exigência da DIREÇÃO DO GGE)
Caso esteja com toda a documentação, na tela de "Procedimento de matrícula", clicar em:
F5-Confirmar
Exibirá uma tela de confirmação, informando que esse aluno está com uma matrícula temporária (Nos casos dos Novatos), então pergunta se deseja alterar para a matrícula normal, clicar em "NORMAL", para que o aluno tenha uma matrícula com sequencial escolhido pelo GGE para alunos Cursando.
Exibirá em seguida uma tela de impressão de relatório. Como já foram todos disponibilizados no Matrícula Online, e entregues pelo responsável, apenas fechar essa tela.
Ao fim do processo:
1. Aluno estará com situação de "Cursando";
2. Aluno terá matrícula NORMAL (NOVATOS);
Com isso CONCLUÍMOS A MATRÍCULA DOS ALUNOS NOVATOS E VETERANOS
Acesso ao Matrícula Online para reimprimir documentos
No Portal web (Matrícula Online) o responsável, acessando com o login e senha novamente, terá a possibilidade de reimprimir 2ª via de:
Documentos (Contratos e Requerimento); Boletos; Comprovante de solicitação;
Novatos - Online (1)
Novatos - Online (2)
Novatos - Online (3)
Matrícula Online (1)
Matrícula Online (2)
Matrícula Online (3)
Novatos - Offline
Veteranos
Efetivação de Matrícula (Presencial)
QUADRO ORIENTATIVO
Situação do aluno na turma:
1. Inscrito -- Novato (Reservado pela web);
2. Reserva de vaga -- Veterano (Reserva efetuada/paga presencial - Offline);
3. Reserva de vaga web -- Novatos (Após pagamento da taxa de reserva);
4. Pré-matrícula -- Veteranos (Após promoção em lote);
5. Pré-matrícula online -- Novatos e Veteranos (Após processado a solicitação de matrícula);
6. Matriculado -- Novatos e Veteranos (Após pago a taxa de matrícula - 1ª Parcela);
7. Cursando -- Novatos e Veteranos (Após entregue documentação presencial na Secretaria).
E-mail's para envio aos responsáveis:
1. Boas Vindas -- Novato (Após processamento de solicitação de reserva);
2. Boleto - Reserva de Matrícula -- Novatos (Após registro dos títulos de reserva);
3. Aluno novatos - LOGIN e SENHA -- Novatos (Após identificação do pagamento do título de reserva);
4. Alunos Veteranos - LOGIN E SENHA -- Veteranos (Em lote para todos os alunos promovidos);
5. Boleto - Matrícula 2018 -- Novatos e Veteranos (Após registro do título de matrícula |1ª Parcela|);
VÍDEO AULAS(Clicar nos nomes abaixo para acessar os vídeos)
Cada cor representa o que foi apresentado no tutorial de acordo com os balões de texto.