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about 7 years ago
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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL TERMINADO
- HISTORIA DEL ARCHIVO
- Los imperios nacidas en el Asia Anterior hasta el Bajo
Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y
griega, se posee perseverancia de la existencia de
archivos y de capitales establecidos.
- Los primitivos documentos son expedientes legales
- de manera que, Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o
Nipur han dejado modelos de la duración de registros del
envejecimiento. Los sumerios, los Arcadios y los babilonios
escribían sobre ellas. Eran tablas rectángulas con filos ovaladas
y se firmaba siendo blandas. Escribían con un punzón metálico.
Se utilizaba el manuscrito cuneiforme. A veces se escribía sobre
madera, marfil y pieles.
- Los archivos y documentos quedaban a cargo de los Escribas.
Eran una variedad dirigente que se producen en el auxilio a los
templos.
- Se crean establecimientos específicos para los archivos. Se indagaba que
hubiera una climatización apropiada. Las tablas se instalaban en los muros
sobre estanterías de labor enterradas de asfalto
- Los documentos regularmente eran de acceso exclusivo.
Simplemente lograban utilizarlo sus fabricantes y los oficiales de
la dirección con legalización previa.
- Enfatizaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablas de
tierra, se hallaron libros con balance, registros de negocios bancarios entre
otras.
- En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se descubría Iasim Sumus, el primer
archivero del que poseemos informe
- de manera que, Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o
Nipur han dejado modelos de la duración de registros del
envejecimiento. Los sumerios, los Arcadios y los babilonios
escribían sobre ellas. Eran tablas rectángulas con filos ovaladas
y se firmaba siendo blandas. Escribían con un punzón metálico.
Se utilizaba el manuscrito cuneiforme. A veces se escribía sobre
madera, marfil y pieles.
- Los primitivos documentos son expedientes legales
- Los imperios nacidas en el Asia Anterior hasta el Bajo
Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y
griega, se posee perseverancia de la existencia de
archivos y de capitales establecidos.
- DEFINICION DEL ARCHIVO
- El registro proviene del latín archivum, sin embargo su principio más antiguo se halla en la
lengua griega y se pude convertir como residencia de los magistrados. El término se
manipula para designar al conjunto sistemático de documentaciones que una sociedad u
otras entidades fabrican el cuadro de actividades y funcionamientos
- El registro proviene del latín archivum, sin embargo su principio más antiguo se halla en la
lengua griega y se pude convertir como residencia de los magistrados. El término se
manipula para designar al conjunto sistemático de documentaciones que una sociedad u
otras entidades fabrican el cuadro de actividades y funcionamientos
- OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS
- El archivo es la recordación de una sociedad, personificada en la
subsistencia de las documentaciones. Hay 4 objetivos de los archivos y
son:
- • Establecer un centro de información disponible en todo tiempo. • Afirmar un perfecto
mantenimiento de los escritos. •Satisfacer efectivamente las exigencias de consulta e información •
Custodiar en discreción, bajo seguridades exclusivas los documentos legales como transacciones,
escritos, entre otros.
- • Establecer un centro de información disponible en todo tiempo. • Afirmar un perfecto
mantenimiento de los escritos. •Satisfacer efectivamente las exigencias de consulta e información •
Custodiar en discreción, bajo seguridades exclusivas los documentos legales como transacciones,
escritos, entre otros.
- El archivo es la recordación de una sociedad, personificada en la
subsistencia de las documentaciones. Hay 4 objetivos de los archivos y
son:
- IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
- VALORACION
- Análisis e identificación de los valores
documentales.
- Análisis e identificación de los valores
documentales.
- VALOR DOCUMENTAL
- Documentos, de carácter administrativo, legal,
fiscal o contable (valor primario), testimonial e
informativo en los archivos (valor secundario).
- Valor administrativo de carácter
productivo, empresarial, o institucional.
- Valor contable de carácter
contable y financiero
- Valor histórico de carácter histórico.
- Valor jurídico Documento, se refiere
a derechos u obligaciones jurídicas
- Valor legal de carácter testimonial
ante la ley.
- Valor primario de carácter legal,
jurídico, administrativo, y contable
desde su creación.
- Valor secundario Documento que pierde su valor primario, y
tiene utilidad histórica y social.
- Vigencia documental Ciclo vital
de los documentos.
- Valor administrativo de carácter
productivo, empresarial, o institucional.
- Documentos, de carácter administrativo, legal,
fiscal o contable (valor primario), testimonial e
informativo en los archivos (valor secundario).
- VALORACION
- SERVICIO DE ARCHIVO
- Herramientas que establece la ley 594 del 2000 para la gestión
documental
- Servicio de consulta Herramienta
importante de investigación, para
la necesidad del usuario
- Servicio de referencia Es el servicio
prestado para las consultas del
usuario, físico, audiovisual y
cartográfico.
- Servicio de vencimiento establecer
el tiempo de duración de préstamos
documentales
- Servicio reprográfico conservación
microfilmación digitalización, del
archivo histórico
- Servicio de información sobre memoria
institucional y técnica información escrita, grafica,
audiovisual y bibliográfica.
- Servicio de consulta Herramienta
importante de investigación, para
la necesidad del usuario
- Herramientas que establece la ley 594 del 2000 para la gestión
documental
- CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
- Los archivos se clarifican según el tiempo:
- SEGÚN EL LUGAR DE ARCHIVOS
- · CENTRALIZADO:
Toda la
información de la
compañía se
guarda en un
solo
establecimiento.
- DECENTRALIZADO:
la búsqueda se
guarda en
diferente punto.
- · CENTRALIZADO:
Toda la
información de la
compañía se
guarda en un
solo
establecimiento.
- SEGÚN LA CONTINUIDAD DE
CONSULTA
- ACTIVO: Se
consulta de forma
habitual.
- SEMIACTIVO: Se conserva
en un ciclo de tiempo
acordado y después se
examina cuál de ellos se
reubica al archivo
inactivo.
- INACTIVO: pergaminos que no
se consulta, o si se hace se
creará de manera eventual.
- ACTIVO: Se
consulta de forma
habitual.
- SEGÚN LO QUE SE QUIERE
RECOPILAR
- ARCHIVO
HORIZONTAL: se
recopilaran de forma
horizontal uno sobre
otro
- ARCHIVO VERTICAL: Se
instalarán de forma
vertical, una detrás de
otro.
- ARCHIVO LATERAL: Los documentos
se sitúan de forma lateral, lo que
accederá ver los respaldos de
representación de las carpetas.
- ARCHIVO
HORIZONTAL: se
recopilaran de forma
horizontal uno sobre
otro
- EN FUNCION DE LA RESERVA
- PERSONALES: Reservado a única persona y que, por
tanto deberá disponer de un cierre de seguridad.
- DEPARTAMENTALES: tienen acceso solo las
personas concernientes al departamento.
- GENERALES: cualquier persona que tiene los permisos oportunos
en el que puede acceder al registro y así delimitar cualquier tipo de
documento.
- PERSONALES: Reservado a única persona y que, por
tanto deberá disponer de un cierre de seguridad.
- SEGÚN EL LUGAR DE ARCHIVOS
- SEGÚN EL CICLO VITAL
- SE DESGIGNA SEGÚN SUS
ETAPAS
- ARCHIVO DE GESTION: Está sujeta a la consulta
administrativa por la formación.
- ARCHIVO CENTRAL: Agrupación de documentos trasladados a
diferentes archivos de servicio
- ARCHIVO HISTORICO: Son documentos que se transfiere al archivo
central como conservación.
- ARCHIVO DE GESTION: Está sujeta a la consulta
administrativa por la formación.
- SE DESGIGNA SEGÚN SUS
ETAPAS
- SEGÚN SU NATURALEZA
- SE CALSIFICA De acuerdo al
tipo de entidad
- ARCHIVO PUBLICO: Todo documento que pertenece
a las entidades públicas.
- ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquellos documentos
que por su valor histórico, investigativo científico o cultural son
de interés público.
- ARCHIVO PRIVADO: documentos que
pertenecen a personas naturales o jurídicas
- ARCHIVO PUBLICO: Todo documento que pertenece
a las entidades públicas.
- SE CALSIFICA De acuerdo al
tipo de entidad
- Los archivos se clarifican según el tiempo:
- CUALIDADES DEL ARCHIVISTICO
- Son aquellos que tienen el conocimiento del archivístico:
- ORDEN
- RESPONSABILIDAD
- PRONTITUD
- CORDIALIDAD
- SIGILIO PROFESIONAL
- personas que cumplen las funciones
administrativas, archivista, deben ser
personas reservadas y de confidencialidad que
se maneja.
- personas que cumplen las funciones
administrativas, archivista, deben ser
personas reservadas y de confidencialidad que
se maneja.
- CONCENTRACION
- ORDEN
- Son aquellos que tienen el conocimiento del archivístico:
- CUALIDADES DEL ARCHIVO
- son características de documentos que
componen un archivo:
- ECONOMICOS:información sobre perfiles de empresa, tales como:
cotizaciones e informes económicos.
- SIMPLES:Identifican el contenido de la información
de manera sencilla.
- FUNCIONALES: Permiten la operación de archivar y
consultar de manera eficiente
- EXACTOS: Clarificación debe ser precisa en el momento de
archivar para evitar equivocaciones.
- TECNICOS: Se registran situaciones la toma de
decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente el personal técnico de archivo.
- ECONOMICOS:información sobre perfiles de empresa, tales como:
cotizaciones e informes económicos.
- son características de documentos que
componen un archivo:
- CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
- se clasifican de acuerdo al orden territorial que administra el Archivo General de la Nación Según el artículo 7
de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de
competencias se clasifican en:
- Archivo General de la
Nacion
- regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una
de sus entidades:
- Archivo general del departamento
Archivo general del municipio
Archivo general del distrito
- Territorialidad: los archivos desde el punto de vista
territorial, se clasifican en:
- Archivos de entidades del orden nacional. Archivos de entidades del orden departamental. Archivos de
entidades del orden distrital. Archivos de entidades del orden metropolitano. Archivos de entidades del orden
municipal. Archivos de entidades del orden loca. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen
por ley. Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
- Archivos de entidades del orden nacional. Archivos de entidades del orden departamental. Archivos de
entidades del orden distrital. Archivos de entidades del orden metropolitano. Archivos de entidades del orden
municipal. Archivos de entidades del orden loca. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen
por ley. Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
- Territorialidad: los archivos desde el punto de vista
territorial, se clasifican en:
- Archivo general del departamento
Archivo general del municipio
Archivo general del distrito
- Organización del Estado: Según el
artículo 9 de la ley general de archivos
de Colombia, los archivos desde el
punto de vista de la organización del
estado, se clasifican en:
- Archivos de la rama ejecutiva.
Archivos de la rama legislativa.
Archivos de la rama judicial .Archivos
de los organismos de orden de
control. Archivos de los organismos
autónomos
- Archivos de la rama ejecutiva.
Archivos de la rama legislativa.
Archivos de la rama judicial .Archivos
de los organismos de orden de
control. Archivos de los organismos
autónomos
- regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una
de sus entidades:
- Archivo General de la
Nacion
- se clasifican de acuerdo al orden territorial que administra el Archivo General de la Nación Según el artículo 7
de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de
competencias se clasifican en:
- TIPOS DE ARCHIVADORES
- Archivador vertical:
Se colocan junto al
escritorio en
oficinas, Tiene de
una a cinco gavetas.
- Archivador
horizontal:
encuentra
generalmente
cerrado, utilizan
carpetas
colgantes.
- Folderama:documentos en
carpetas con guía lateral
guardar las historias
laborales.
- Archivador giratorio:
constituido por hileras
circulares equipados con
teléfonos para suministrar
la informacion
- Archivador mecánico:
gran cantidad de
documentos de acuerdo a
la clasificación interna de
la organización, permite
de una manera práctica la
búsqueda y manipulación
de la información
contenida en los
documentos.
- Archivador rodante:
almacenamiento hermético
de los documentos para
mayor accesibilidad y
conservación de la
información.
- Fototeca: Es un organismo que se
encarga de recolectar, conservar
y consulta de documentos
fotográficos
- Fototeca: Es un organismo que se
encarga de recolectar, conservar
y consulta de documentos
fotográficos
- Archivador rodante:
almacenamiento hermético
de los documentos para
mayor accesibilidad y
conservación de la
información.
- Archivador
electrónico:ordenada
utilizando dispositivos
ópticos, para su
localización y enlace en las
debidas carpetas.
- Planoteca: Es una estructura
en madera que tiene como
función almacenar planos y
facilitar su consulta.
- Mapoteca: Es aquel lugar
en el cual se guarda y
conserva todo tipo de
mapas.
- Mapoteca: Es aquel lugar
en el cual se guarda y
conserva todo tipo de
mapas.
- Planoteca: Es una estructura
en madera que tiene como
función almacenar planos y
facilitar su consulta.
- Estantes:
garantizar la
conservación de
la información de
los documentos.
- Biblioteca: la recepción, selección, ordenamiento,
fichaje, custodia y conservación del material
bibliográfico, facilitando la consulta de los
investigadores y al público en general
- Hemeroteca: Es una estructura que se especializa en
guardar, conservar y consultar diarios, publicaciones,
folletos y boletines, los cuales se pueden clasificar por
tema, país y fecha.
- Hemeroteca: Es una estructura que se especializa en
guardar, conservar y consultar diarios, publicaciones,
folletos y boletines, los cuales se pueden clasificar por
tema, país y fecha.
- Biblioteca: la recepción, selección, ordenamiento,
fichaje, custodia y conservación del material
bibliográfico, facilitando la consulta de los
investigadores y al público en general
- Archivador vertical:
Se colocan junto al
escritorio en
oficinas, Tiene de
una a cinco gavetas.
- ELEMENTOS EN LA ORGANIZACION DEL
ARCHIVO
- que apoyaran en el trabajo
archivístico, los cuales se
explicaran a continuación:
- • Sello fechador • Sello en seco o en relieve • Reloj
radicador • Pórtaselos • Gancho legajador
• Almohadilla • Perforadora industrial • Carpetas
colgantes( para archivo lateral) • Carpetas para
archivo lateral • Carpeta colgante con porta guía
• Carpeta forma de computador • Folder az • Sobre
cordel o manilla • Rótulos o marbetes • Índice • Las
guías • Legajos • Pestaña • cajas de documentos
activos • cajas de documentos inactivos
- • Sello fechador • Sello en seco o en relieve • Reloj
radicador • Pórtaselos • Gancho legajador
• Almohadilla • Perforadora industrial • Carpetas
colgantes( para archivo lateral) • Carpetas para
archivo lateral • Carpeta colgante con porta guía
• Carpeta forma de computador • Folder az • Sobre
cordel o manilla • Rótulos o marbetes • Índice • Las
guías • Legajos • Pestaña • cajas de documentos
activos • cajas de documentos inactivos
- que apoyaran en el trabajo
archivístico, los cuales se
explicaran a continuación:
- PAPELERIA
- Los papeles más agotados
hacia la documentación son:
- - Tamaño Carta: Empleado
normalmente hacia las
comunicaciones internas y
externas de la organización.
- - Tamaño Oficio: Empleado
regularmente por su
capacidad para la ejecución
de documentaciones de
carácter legal.
- - Bond de 75 gr:
Totalmente practicante
para duplicados
- - Bond de 75 gr:
Totalmente practicante
para duplicados
- - Tamaño Oficio: Empleado
regularmente por su
capacidad para la ejecución
de documentaciones de
carácter legal.
- - Tamaño Carta: Empleado
normalmente hacia las
comunicaciones internas y
externas de la organización.
- Los papeles más agotados
hacia la documentación son:
- INSTRUMENTOS DE MIDICION DE LOS ARCHIVOS
- Algunos de ellos son:
- • Estereoscopio: Es un
aparato muy reciente
disponible para visualizar
la imagen u otras retratos
en toda su profundidad
sobre todo cuando existen
líneas en tercera
dimensión.
- • Extintor: Son aparatos
plateados de capas firmes
con contenidos químicos,
que aprovechan para apagar
los fuegos provocados por
diversas herramientas o
situaciones, lo que hace que
su clasificación sea muy
extensa como el origen del
incendio o la llama.
- • Estufas de desinfección:
Son unos aparatos
disponibles en temas
extremos para guardar
ciertos documentos que
solicitan un cuidado
exclusivo por condiciones
específicos y deben ingresar
por aislamiento.
- • Depósitos de archivo: Son lugares consignados
para la guardia y subsistencia de los documentos
y soportes documentales que acceden el archivo
con todas las condiciones técnicas para garantizar
su funcionamiento, custodia y riqueza como lo
muestra el acuerdo 49 de 2000.
- • Depósitos de archivo: Son lugares consignados
para la guardia y subsistencia de los documentos
y soportes documentales que acceden el archivo
con todas las condiciones técnicas para garantizar
su funcionamiento, custodia y riqueza como lo
muestra el acuerdo 49 de 2000.
- • Estufas de desinfección:
Son unos aparatos
disponibles en temas
extremos para guardar
ciertos documentos que
solicitan un cuidado
exclusivo por condiciones
específicos y deben ingresar
por aislamiento.
- • Extintor: Son aparatos
plateados de capas firmes
con contenidos químicos,
que aprovechan para apagar
los fuegos provocados por
diversas herramientas o
situaciones, lo que hace que
su clasificación sea muy
extensa como el origen del
incendio o la llama.
- • Estereoscopio: Es un
aparato muy reciente
disponible para visualizar
la imagen u otras retratos
en toda su profundidad
sobre todo cuando existen
líneas en tercera
dimensión.
- Algunos de ellos son:
- INSTRUMENTOS DE
CONSERVACION
- Son aquellos elementos que sirven
para medir las condiciones
climáticas y de luminosidad
- Estereoscopio
- Extintor
- Estufas de desinfección
- Depósitos de archivo
- Depósitos de archivo
- Estufas de desinfección
- Extintor
- Estereoscopio
- Son aquellos elementos que sirven
para medir las condiciones
climáticas y de luminosidad
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