Acuerdo 060 de 2001

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POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
MAYERLY ASTUDILLO FERNANDEZ
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Acuerdo 060 de 2001
  1. Se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades publicas y las privadas que cumplen funciones publicas
    1. Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
      1. Mediante Los Siguientes Articulos
        1. ARTICULO PRIMERO: Establecer lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades publicas y privadas cumplir con los programas de gestión documental
          1. ARTICULO SEGUNDO:Para el cumplimiento se definen los conceptos: - Archivo electrónico -Comunicaciones oficiales - Correspondencia - Documento electrónico de archivo - Documento original - Documento publico - Radicación de comunicados oficiales - Serie documental - Tabla de retención documental
            1. ARTICULO TERCERO UNIDADES DE CORRESPONDENCIA: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
              1. ARTICULO CUARTO: FIRMAS RESPONSABLES: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
                1. ARTICULO QUINTO: PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
                  1. ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números.
                    1. ARTICULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: establecer controles y procedimientos utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
                      1. ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos
                        1. ARTICULO NOVENO: Conservación documental Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, deben incluir en sus programas de gestión documental
                          1. ARTICULO DÉCIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Deberan ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
                            1. ARTICULO ONCE: Comunicaciones oficiales enviadas: en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento.
                              1. ARTICULO DOCE: Comunicaciones oficiales vía fax: se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental
                                1. ARTICULO TRECE: Comunicaciones oficiales por correo electrónico:las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
                                  1. ARTICULO CATORCE: Imagen corporativa:elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
                                    1. ARTICULO QUINCE: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
                                      1. ARTICULO DIECISÉIS: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
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