Gestión de la información

1.- La correspondencia en la empresa.
1. 1.1.- Correspondencia de entrada.
  1. 5 pasos:
    1. 1. SELECCIONAR LA CORRESPONDENCIA
    2. 2. PASAR A SU APERTURA Y LECTURA
    3. 3. PASAREMOS A NUMERARLOS
    4. 4. REGISTRAREMOS
2. Se puede definir correspondencia como el conjunto de cartas, telegramas, correos electrónicos y demás documentos, que se despachan o reciben en una empresa u organización.
3. 1.2.- Correspondencia de entrada: distribución.
  1. 5. DISTRIBUCIÓN
    1. TENDREMOS EN CUENTA
      1. 1. LA CORRESPONDENCIIA URGENTE
      2. 2. GRAPAREMOS LA CARTA
      3. 3. ADJUNTAREMOS
      4. 4. COPIA ENTREGA DE TODOS
      5. 5. CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO SE IMPRIMIRÁ
4. 1.3.- Correspondencia de entrada: análisis y selección de la documentación.
  1. 3 ACCIONES
    1. DESTRUIRLA
    2. DISTRIBUIRLA AL DEPARTAMENTO O PERSONA INTERESADA
    3. ARCHIVARLA
5. 1.4.- Correspondencia de entrada: destrucción.
  1. debemos tirar a la papelera todos los documentos que no son necesarios guardar
6. 1.5.- Correspondencia de salida.
  1. La correspondencia de salida es aquella que se confecciona en la empresa para enviarla al exterior.
  2. GESTIÓN
    1. ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
    2. FIRMARDOS POR LA PERSONA RESPONSABLE
    3. COMPROBAR TODOS LOS ANEXOS
    4. NUMERACIÓN
    5. LIBRO DE REGISTRO
    6. INTRODUCCIÓN EN EL SOBRE CORRESPONDIENTE
    7. REALIZACIÓN EL ENVIO
2.- Procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información.
1. 5 CUESTIONES
  1. La seguridad absoluta es algo que no existe o que es muy difícil de conseguir
  2. Se deben tomar medidas de seguridad tanto para la información que está recogida en formato papel ccomo para la que está en otros formatos, principalmente el informático.
  3. El mejor sistema de seguridad que puede existir en una empresa es la prevención y el mantenimiento
  4. Hay que sensibilizar a todos los trabajadores de que usen, mantengan y respeten las medidas de seguridad
  5. Las medidas de seguridad que se tomen siempre deben respetar y seguir la Ley de protección de datos.
2. 2.1.- Características de la seguridad de la información.
  1. LA CONFIDENCIALIDAD
    1. LA DISPONIBILIDAD
      1. LA INTEGRIDAD
3. 2.2.- Medidas de seguridad de la información
  1. Para controlar que el acceso a la información solo sea posible por personas autorizadas
    1. Medidas para evitar las amenazas de software malicioso
      1. Medidas de seguridad para evitar riesgos derivados de incendios, inundaciones u otros accidentes
3.- Servicio de Correos.
1. El servicio postal es un sistema dedicado a transportar documentos escritos y otros paquetes, el cual es llamado correo o correspondencia
  1. Envío de documentos. Envío de paquetería. Servicios financieros. Otros servicios
2. 3.1.- Envío de documentos
  1. Envío de cartas y documentos. Envío de telegramas. Envío de Burofax/fax
    1. Carta ordinaria
    2. Carta certificada
    3. Carta certificada con aviso de recibo
    4. Carta certificada urgente
    5. Postal exprés
    6. Carta urgente
3. 3.2.- Envío de paquetería.
  1. Paquetería urgente
  2. Paquetería Nacional
  3. Paquetería Internacional
  4. Valijas
4. 3.3.- Servicios financieros.
  1. Giros
  2. Reembolso
  3. Western Union
5. 3.4.- Otros servicios.
  1. Prepagados y embalajes
  2. Servicio creamailing
  3. Apartado postal
  4. Reenvío postal
  5. Otros
4..- Clasificación de la documentación.
1. Alfabético. Cronológico. Temático. Geográfico. Numérico. Mixto.
2. 4.1.- Ordenación alfabética
  1. Se hace de la A a la Z
  2. orden del alfabeto español PERO las consonantes dobles “ch” y “ll” se consideran como dos letras aisladas
  3. No se tiene en cuenta la conjunción “y”
3. 4.2.- Ordenación cronológica
  1. clasificar los documentos por fechas; de recepción, de emisión o de vencimiento.
4. 4.3.- Ordenación temática
  1. clasificar los diferentes documentos por temas, es decir, se van ordenando según el tema que traten: ventas, compras, clientes, proveedores, bancos...
5. 4.4.- Ordenación geográfica
  1. clasificar los diferentes documentos por zonas o áreas geográficas.
6. 4.5.- Ordenación numérica
  1. consiste en ir asignando números correlativos a los distintos documentos
5.- El archivo de documentos.
1. FUNCIONES
  1. Clasificar documentos
  2. Ordenar documentos
2. OBJETIVOS
  1. Almacenaje y Conservación
    1. rápida localización
      1. Facilitar la consulta de la documentació
3. 5.1.- Tipos de archivos.
  1. SEGÚN EL TIPO DE ORGANIZACIÓN
  2. SEGÚN EL SISTEMA DE ARCHIVO
  3. SEGÚN EL SOPORTE
  4. SEGÚN EL GRADO DE USO
4. 5.2.- El proceso de archivo.
  1. Gestionar
  2. Clasificar
  3. Archivar
  4. Codificar cada documento
5. 5.3.- Requisitos de un buen archivo
  1. Conocer funcionamiento
  2. Facil utilización
  3. Cumplir con las normas de seguridad
  4. Estar actualizado
  5. No debe ocupar mucho espacio
6. 5.4.- Consejos para archivar sin dificultad.
  1. Archivar sobre la marcha
  2. Grapar los documentos
  3. Los docs mas recientes iran arriba
  4. No hay que sobrecargar
  5. Actualizar
6.- Las bases de datos para el tratamiento de la información.
1. Una base de datos es un almacén con gran cantidad de información relacionada y organizada, de tal forma que se pueda encontrar y usar fácilmente.
7.- El correo electrónico
1. 7.1.- Programas de gestión de correo electrónico.
  1. Un programa de gestión de correo electrónico es un programa usado, entre otras cosas, para enviar o leer correos electrónicos, también se le llama cliente de correo electrónico.
2. 7.2.- Configuración de una cuenta de correo a través del uso de una aplicación de gestión de correo electrónico.
  1. Una vez hayamos decidido usar un programa de gestión de correo electrónico, lo primero que debemos hacer es configurar nuestra cuenta de correo electrónico que vamos a usar en él.

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