Análisis cualitativo de procesos

Muestra principios de simplicidad de procesos
Analiza el impacto de los problemas para priorizar los esfuerzos de rediseño
Análisis de valor agregado
1. Etapas
  1. Eliminación de desechos
    1. Opciones
      1. Esforzarse por minimizar o eliminar los pasos de NVA
      2. También pueden ser automatizados, para que sean transparentes durante la tarea
      3. Se puede eliminar a un empleado que hace muchos procesos NVA (más radical)
      4. Rediseñar = reducir la cantidad de pasos, eliminando actividades de control
    2. Eliminar los pasos de BVA se debe considerar como una compensación dado que los pasos de BVA juegan un papel en el negocio
  2. Clasificación del valor
    1. 1. Descomponer el proceso en pasos
      1. Tarea implica varios pasos
      2. Pasos de una tarea
        Tarea del proceso o parte de una tarea
        Identifica pasos innecesarios en un proceso para eliminarlos
        Pueden representarse en un check list
        Indica que cosas deben de haberse cumplido para que una tarea este terminada
        Se obtienen de la descomposición de una tarea que se efectúa
        Por medio de
        Observación
        Entrevistas
        Clasificación
        Valor agregado (VA)
        Son los que contribuyen directamente a los resultados positivos
        Valor agregado comercial (BVA)
        No agregan valor directamente al cliente, pero son necesarios para el negocio
        Sin valor agregado (NVA)
        El paso no cae en ninguna de las otras dos categorías
    2. 2. Identificar quién es el cliente del proceso
    3. 3. Cuales son los resultados positivos que busca el cliente
      1. Son los que agregan valor al cliente al beneficiarlo
Análisis de causa raíz
1. Incluso un buen proceso puede mejorarse
2. Permiten comprender los factores detrás de un problema determinado
3. Analista de procesos
  1. Identificar y documentar los problemas que afectan un proceso
4. Producción: Se comprende la causa raíz de los defectos en un producto
5. Comercial: Identificar y comprender los problemas que impiden que un proceso tenga un mejor rendimiento
6. El énfasis del análisis de causa raíz es capturar la serie de relaciones de causa a efecto que conducen a un efecto dado
7. Técnicas
  1. Diagramas de árbol
    1. Constituyen otra técnica para analizar la causa de los efectos negativos
      1. Ejemplo: problemas en un proceso empresarial
    2. Principio de los cinco por qué
      1. Es responder la pregunta "por qué" cinco veces recursivamente
      2. Permite identificar las causas de un efecto negativo
      3. Se realiza
        a. El primer paso es dar un nombre al tema que los interesados acuerdan
        b. A veces se encuentra que no hay un problema, sino múltiples problemas
        c. Una vez que se ha identificado el problema y se ha acordado un nombre, se convierte en la raíz del árbol
        d. Se hacen las siguientes preguntas: "¿Por qué sucede esto?" Y "¿Cuáles son los principales subtemas que pueden conducir a este problema?"
        e. Cada uno de estos factores se analiza con las mismas preguntas
    3. Las hojas del árbol deben corresponder a factores que son fundamentales en la naturaleza
  2. Diagramas de causa-efecto
    1. Representan la relación entre un efecto negativo dado y sus causas
    2. Las causas se pueden dividir en factores:
      1. Causales
        De corregirse, eliminarse o evitarse, evitarían que el problema ocurra en el futuro
      2. Contribuyentes
        Aumentan las posibilidades de que ocurra un problema determinado
    3. Los factores se agrupan en categorías y posiblemente también subcategorías
      1. Son útiles para guiar la búsqueda de causa
    4. Categorización 6M
      1. Pautas para la lluvia de ideas durante el análisis de la causa raíz
      2. 1. Máquina (tecnología)
        Relacionados con la tecnología utilizado
        Subcategorización:
        a. La falta de funcionalidad en los sistemas de aplicación.
        b. Almacenamiento redundante de datos en todos los sistemas
        c. Bajo rendimiento de TI de los sistemas de red
        d. Diseño de interfaz de usuario deficiente
        e. La falta de integración entre múltiples sistemas dentro de la empresa o con sistemas externos
      3. 2. Método (proceso)
        Factores que se derivan de la forma en que se define o comprende el proceso o en la forma en que se realiza
        Subcategorización:
        a. Asignación poco clara, inadecuada o incoherente de responsabilidades
        b. Falta de empoderamiento de los participantes en el proceso
        c. Falta de comunicación oportuna entre los participantes del proceso y/o el cliente.
      4. 3. Materiales (factores)
        Se derivan de las categorías por las actividades en el proceso
        Subcategorización
        Materias primas, consumibles y datos
      5. 4. Factores Humanos
        Relacionados con una evaluación incorrecta o un paso realizado incorrectamente
        Subcategorización:
        a. Falta de capacitación e instrucciones claras para los participantes del proceso
        b. La falta de un sistema de incentivos para motivar a los participantes
        c. Esperando demasiado de los participantes del proceso
        d. Insuficiente reclutamiento de participantes en el proceso
      6. 5. Medición (factores)
        Relacionados con mediciones o cálculos realizados durante el proceso
      7. 6. Medio (factores)
        Derivados del entorno en el que se ejecuta el proceso
        Están fuera del control de los participantes del proceso
    5. Otra categorización alternativa se conoce como las 4P
      1. Políticas
      2. Procedimientos
      3. Personas
      4. Planta / Equipo
    6. A veces es útil clasificar los factores de acuerdo con las actividades en el proceso en el que se originan
Documentación de problemas y evaluación de impacto
1. Comprende el impacto de los problemas
2. Registro de problemas
  1. Complementa el resultado del análisis de causa raíz al proporcionar un análisis más detallado de los problemas individuales y su impacto
  2. Determina cómo y en qué medida cada problema está impactando en el desempeño del proceso
  3. El impacto de un problema se puede describir:
    1. Cuantitativamente: en términos de tiempo o dinero perdido
    2. Cualitativamente: la percepción de molestia para el cliente o los riesgos que conlleva el problema percibido
  4. Es una lista con análisis detallado de cada problema y su impacto
    1. Con un conjunto de campos predefinidos
      1. Nombre del problema: Mantenerse corto, generalmente de dos a cinco palabras
      2. Descripción. Breve, típicamente una o tres oraciones
      3. Prioridad. Un número (1, 2, 3, ...) que indica cuán importante es este problema
      4. Suposiciones (o datos de entrada). Cualquier información utilizada o suposiciones hechas en la estimación del impacto
      5. Impacto cualitativo. Una descripción del impacto del problema en términos cualitativos
      6. Impacto cuantitativo. Una estimación del impacto del problema en términos cuantitativos
      7. Se pueden agregar otros campos a un registro de problemas
  5. Cuando un registro de problemas contiene una combinación de problemas y factores
    1. Agregar
      1. "Causado por"
      2. "Es la causa de"
  6. Analizar juntos los problemas relacionados entre sí
3. Análisis de Pareto
  1. Identifica qué problemas o qué factores causales de un problema deberían tener prioridad
  2. Un pequeño subconjunto de problemas puede ser responsable de la mayor parte del impacto
  3. A este principio también se denomina principio 80-20
  4. Enfoque para realizar
    1. 1. Defina el efecto a analizar y la medida a través de la cual se cuantificará este efecto
    2. 2. Identifique todas las cuestiones relevantes que contribuyen al efecto a analizar.
    3. 3. Cuantifique cada problema de acuerdo con la medida elegida
    4. 4. Ordene los problemas de acuerdo con la medida elegida y dibuje un cuadro de Pareto
  5. Componentes
    1. a. Un gráfico de barras donde cada barra corresponde a un problema y la altura al impacto
    2. b. Una curva que grafica el impacto porcentual acumulativo de los problemas
4. Gráficos PICK
  1. Sirve para tener en cuenta la dimensión de dificultad
  2. Es un gráfico de cuatro cuadrantes donde cada problema aparece como un punto
  3. El eje horizontal
    1. Es la dificultad de implementar una idea de mejora dada que aborda el problema)
    2. Se divide en dos secciones (fácil y difícil)
  4. El eje vertical
    1. Captura el resultado
    2. Se divide en bajo y alto
  5. Permite clasificar los problemas de acuerdo con la compensación entre el pago y la dificultad
    1. Posible (bajo pago, fácil de hacer)
    2. Implementar (alto rendimiento, fácil de hacer)
    3. Desafío (alto rendimiento, difícil de hacer)
    4. Eliminar (bajo pago, difícil de hacer)

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