Mapa Mental de RESOLUCIÓN No. 00839 del 17 marzo 2015

“Por la cual se actualiza el Manual para la realización del Control Interno en la Policía Nacional”
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 establece que la administración pública en todos sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley, y el Articulo 269 determina que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió en diciembre de 2008, la segunda versión de la Guía General para el Diseño, Desarrollo e Implementación de cada uno de los Subsistemas, Componentes y Elementos de Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005. Que la Resolución No 02143 del 14 de julio de 2009, “Por la cual se define la estructura orgánica interna del Área de Control Interno de la Policía Nacional”, con el objeto de rediseñar la citada estructura, ajustándola a lo establecido en la Ley 87 de 29 de noviembre de 1993, Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 y Ley 872 del 30 de diciembre de 2003.
CAPITULO I GENERALIDADES
1. ARTÍCULO 2°. DEFINICIÓN.
  1. Es el instrumento de consulta permanente para la correcta aplicación del control interno en todos los componentes que conforman el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, en aras de ejercer un adecuado control al interior de la entidad y así brindar una seguridad razonable para que los objetivos y metas Institucionales se alcancen.
  2. ARTÍCULO 3°. FINALIDAD.
    1. Operacionalizar el control y autocontrol de las actividades propias de los procesos y las estrategias, en todos los niveles (estratégico, táctico y operacional) del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, unificando criterios frente al ejercicio del control interno, como insumo para mejorar el desempeño de la Policía Nacional y la calidad de su servicio.
    2. ARTÍCULO 4°. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
      1. Aplica a todo el personal que conforma la Institución, a todos los procesos y unidades en los niveles estratégico, táctico y operacional de la Policía Nacional.
      2. ARTÍCULO 5°. ALCANCE LEGAL.
        Las normas y parámetros fijados en el presente manual se ajustan a los lineamientos establecidos por las leyes y decretos que en materia de control rigen para la Policía Nacional y su normatividad institucional, en especial la que se encuentra incorporada al Sistema de Gestión Integral.
        ARTÍCULO 6°. MARCO CONCEPTUAL.
        El presente manual se fundamenta, entre otros, en los conceptos contenidos en el Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, en la norma técnica NTC ISO 19011, en la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2009, en el modelo Comité of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (C.O.S.O.), y en la Guía “Rol de las Oficinas de Control Interno” emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, y comprende los conceptos, herramientas y metodologías necesarios para el ejercicio del control interno y su contribución para la mejora continua y calidad del servicio de la Policía Nacional.
CAPITULO II ROLES PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCIÓN
1. ARTÍCULO 7°. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO.
  1. La Ley 87 del 29 de noviembre 1993 en su artículo 1 define control interno: “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.
    1. Autocontrol: Capacidad que deben desarrollar los funcionarios de la Institución, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna.
    2. Autorregulación: Capacidad de la Institución para desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del Sistema de Gestión Integral, en concordancia con la normatividad vigente.
    3. Autogestión: Capacidad de la Institución para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera eficaz, eficiente y efectiva, la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución Política, la ley y sus reglamentos.
  2. ARTICULO 8. ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO.
    1. En la Policía Nacional de Colombia el Área de Control Interno cumple con los roles establecidos por el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 3, a saber:
      1. 1. Evaluación y seguimiento.
        ste rol se cumple por medio de las auditorías internas que se desarrollan en cumplimiento del Programa anual de auditorías, las cuales pueden ser: auditoría interna integral, auditoría interna específica, auditoría interna de sistemas de gestión, auditoría interna combinada, auditoría interna de seguimiento.
        2. Asesoría y acompañamiento.
        Este rol se cumple a través de los informes resultados de las auditorías internas, mediante los cuales se reportan las debilidades encontradas y oportunidades de mejora identificadas en los procesos que desarrollan las unidades, aportando herramientas a la alta dirección para la toma de decisiones en procura de la mejora continua del Sistema de Gestión Integral.
        3. Fomento de la cultura del control.
        Realizado a través de actividades de sensibilización desarrolladas de acuerdo con el programa anual de fomento de la cultura del control. Éste programa se desarrolla a nivel nacional y en estas actividades se fomenta la formación de una cultura del control, socializando y actualizando sobre el autocontrol, en pro de la interiorización y compromiso por parte de los funcionarios de la Institución, teniendo en cuenta los controles desarrollados en los diferentes componentes del Sistema de Gestión Integral.
        4. Relaciones con entes externos.
        Es quien facilita los requerimientos de los organismos de control externos y la coordinación en los informes de la Institución, suministrando el flujo de la información al interior y al exterior de la misma.
    2. ARTICULO 9. ROL DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO FRENTE AL PROCESO CONTROL INTERNO.
      1. El Jefe del Área de Control Interno es el dueño del proceso de “Control Interno” y se encarga de definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar, publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la gestión del proceso, procedimientos, guías y formatos; debe realizar la alineación del proceso con la estrategia e iniciativas a las cuales le aporta; realizar el control de calidad del proceso y efectuar todos los ajustes necesarios para que el producto entregado corresponda con el objetivo del proceso;
CAPITULO III HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL
1. ARTÍCULO 11. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.
  1. El Mando Institucional dispuso la expedición del manual del Sistema de Gestión Integral, que describe de manera detallada todas las características de este sistema, indicando los diferentes elementos que lo componen, la forma en que interactúan, las reglas básicas para su adecuado funcionamiento, sus principios y en general, cada uno de los métodos considerados como fundamentales para alcanzar una gestión coherente del talento humano, los procesos y la estrategia para lograr con éxito, la labor de brindar percepción de seguridad a los residentes dentro del territorio nacional.
2. ARTÍCULO 12. CONTROLES.
  1. Los procesos cuentan en su estructura y caracterización con varios apartes que sirven para ejercer control, como son las entradas (Documentos de origen interno y externo) y salidas (Proceso(s), procedimiento(s), formatos, guías, etc.),
3. ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTOS.
  1. Además de las definiciones que emita el proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral sobre el particular, los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad crítica de un proceso, es decir, especifican las tareas y el método o secuencia lógica, con la que deben trabajar los servidores públicos de la Institución que los ejecutan.
4. ARTÍCULO 14. INDICADORES.
  1. Los indicadores son expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados del mismo. Permiten analizar el desarrollo de la gestión, las tendencias, comportamientos y el cumplimiento de las metas respecto al objetivo trazado por la organización. Para realizar un mejor control del resultado de los indicadores se les debe realizar seguimiento, medición y análisis.
5. ARTÍCULO 15. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES.
  1. El proceso de control interno se considera como una herramienta especial de control, toda vez que además de cumplir con las características anteriores, es el proceso que permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el Sistema de Gestión Integral y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la institución y en cada proceso que la compone.
    1. 1. Programa anual de auditorías.
    2. 2. Auditoría interna.
      1. 2.1 Auditoría Interna Integral:
      2. 2.2. Auditoría Interna Específica:
      3. 2.3. Auditoría Interna de Sistemas de Gestión:
      4. 2.4. Auditoría Interna Combinada:
      5. 2.5. Auditoría Interna de Seguimiento:
    3. 3. Informe ejecutivo anual.
    4. 4. Informe de control interno contable.
    5. 5. Autoevaluación Institucional.
    6. 6. Subcomités de Mejoramiento Gerencial.
      1. 1. Subcomité central de mejoramiento gerencial.
      2. 2. Subcomités regionales de mejoramiento gerencial.
      3. 3.3. Subcomités locales de mejoramiento gerencial.
CAPITULO IV ASPECTOS A CONTROLAR
1. ARTÍCULO 16. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.
  1. El control al Sistema de Gestión Integral, es el más complejo a realizar por cuanto encierra todos los aspectos que dinamizan la Institución, sin embargo la forma de abordarlo comienza por sus componentes principales:
    1. 1. Control al direccionamiento estratégico.
    2. 2. Control a la gerencia de procesos.
    3. 3. Control a la gestión del talento humano.
  2. ARTÍCULO 17. CONTROL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
    1. Este control se realiza por medio de la evaluación al cumplimiento de los 242 requisitos, de los 10 principios, los 6 procedimientos obligatorios y los registros obligatorios, de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000 o la NTC- ISO 9001 en sus respectivas versiones.
    2. ARTÍCULO 18. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
      1. Que corresponde a la evaluación del sistema de Control Interno en sus 13 elementos de control que componen el Modelo Estándar de Control Interno.
      2. ARTÍCULO 19. AUTOEVALUACIÓN.
        Los resultados de la autoevaluación en cualquiera de sus modalidades, deberán aplicar el procedimiento “Ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección” con código 1MC-PR-0005 y demás lineamientos provenientes del proceso Mejora Continua.
        1. Autoevaluación del Control.
        2. Autoevaluación de la gestión.
        ARTÍCULO 20. OTRAS HERRAMIENTAS DE AUTOEVALUACIÓN.
        La evaluación de la rendición de cuentas; quejas, reclamos y sugerencias; satisfacción del cliente; administración del riesgo; control del producto o servicio no conforme (a la unidad que aplique); información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos; la deben realizar todas las unidades policiales, la herramienta diseñada para esto es el informe de autoevaluación de la gestión y del control, que se encuentre publicado en la Suite Visión Empresarial (SVE).
        1. Evaluación de la rendición de cuentas.
        2. Evaluación de las quejas, reclamos y sugerencias.
        3. Evaluación de la satisfacción del cliente.
        4. Evaluación y seguimiento a la administración del riesgo.
        5. Evaluación y seguimiento del control del producto o servicio no conforme.
        6. Seguimiento información relativa a la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de los requisitos.
        7 Revisión por la Dirección.

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