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Description
Mind Map by daniel felipe, updated more than 1 year ago
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Created by daniel felipe
almost 4 years ago
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NORMAS BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA
- Archivo de oficina
- Documento producido o
recibido por desarrollo de
funciones
- Documento producido o
recibido por desarrollo de
funciones
- Objetivo
- Facilitar el almacenamiento, control,
manejo y generación de documentos
- Facilitar el almacenamiento, control,
manejo y generación de documentos
- Funciones
- Correcta organización
- Conservación original
- Soporte de acción administrativa
- Alineación organizacional
- Conservación original
- Preparación y transferencia
- Formación de expedientes
- Control y desarollo
- Consulta
- Correcta organización
- Tipos
documentos
- Recomendaciones básicas
- Todo documento tiene un origen y pertenece a un expediente
- Todo expediente pertenece a una serie documentada
- Cada unidad administrativa mantiene archivo organizado
- Diferenciación de archivos y
documentos
- Responsable por área
- Todo documento tiene un origen y pertenece a un expediente
- Documentos
informativos
- Recomendaciones básicas
- Documentos
administrativos
- Expediente administrativo
- Unidad básica de documentos generados o
producidos por una oficina (productor)
- Normatividad
- Ubicación en carpeta
- Separado por asunto
- Titulación de expediente
- Rotulación
- Unidad administrativa que lo produce
- Nº de expediente
- Serie documental a la que pertenece
- Título del expediente
- o Fechas extremas
- Índice de los documentos que se le van agregando.
- Unidad administrativa que lo produce
- No separar contenído
- Realizar tareas con prontitud
- No hacer la duplicidad de documentos
- No hacer uso de documento original
- No incluir material de apoyo
- Orden cronológico
- Dejar constancia de expedientes en otros formatos
- constantes, uniformes y conocidos por todo
el personal de la unidad
- Ubicación en carpeta
- Normatividad
- Unidad básica de documentos generados o
producidos por una oficina (productor)
- Series documentales
- conjunto ordenado de expedientes o unidades
documentales que se producen
- Normatividad
- Identificar serie con procedimiento
- Expedientes clasificados por asunto
- Registrar cuadro de clasificación de documentos
- Criterios de orden
- Cronológico
- Alfabético
- numérico
- Cronológico
- Identificar serie con procedimiento
- Normatividad
- conjunto ordenado de expedientes o unidades
documentales que se producen
- Correspondencia
- Registra la materialización de las
comunicaciones de la
administración y demás áreas
- Normatividad
- Comunicación archivada en
orden cronológico
- Clasificar la correspondencia como
anexo o correspondencia
- Comunicación archivada en
orden cronológico
- Normatividad
- Registra la materialización de las
comunicaciones de la
administración y demás áreas
- Expediente administrativo
- Instalación y conservación de documentos
- Expedientes en trámite deberán ser aislados
- Rotulados con
- Nombre
- Fechas extremas
- Asunto
- Resumen del asunto
- Códigos
- Relaciones
documentales
- Nombre
- Aspectos positivos
- Localización
- Identificación
- reestructuración de expedientes
- Localización
- Rotulados con
- Expedientes Finalizados
enviados a archivo
- Expedientes en trámite deberán ser aislados
- Expurgar documentos
- Acción que obedece a eliminar algunos
archivos respetando primeramente el ciclo
vital, ejemplos de los que se eliminan
- Copias y duplicados
- Notas internas
- Mensajería electrónica sin importancia
- Propagandas, catálogos o revistas comerciales
- Copias y duplicados
- Acción que obedece a eliminar algunos
archivos respetando primeramente el ciclo
vital, ejemplos de los que se eliminan
- Transferencias al archivo principal
- Objetivo Optimizar
los proceso y espacios
de la organización
- Solicitud de
espacio
- Preparación de
los documentos
- Preparación de las cajas
- Cumplimentación
de la Relación de
Entrega
- Formalización de
la transferencia
- Transferencia de sellos
- Objetivo Optimizar
los proceso y espacios
de la organización
- Procedimiento de préstamo
- Realizar solicitud
- Búsqueda
- Formato de préstamo
- Solicitar retiro
- El daño o pérdida será asumido
por la unidad que lo meneje en
determinado momento
- Realizar solicitud
- Correo electrónico
- Documento de archivo si es resultado
de un proceso o hace parte de un
expediente
- Su envío requiere de parámetros
- Identidad emisor-receptor
- Marcar el asunto
- Hacer uso correo institucional
- Cordialidad
- Contacto de respaldo
- Identidad emisor-receptor
- Su archivo obedece a la
identificación y clasificación
- Documento de archivo si es resultado
de un proceso o hace parte de un
expediente
- Documentación electrónica
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