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Description
Mind Map by Ingri Marcela Perez Salcedo, updated more than 1 year ago
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Created by Ingri Marcela Perez Salcedo
over 3 years ago
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GESTION Y ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES ORGANISACIONALES
- ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
- Zonas
- Márgenes
- Estilo
- Fuente
- Elementos esenciales dela documentación organizacional
- Identificación de páginas subsiguientes
- código
- Lugar de origen y fecha de elaboración
- Datos del destinatario
- Denominación o titulo académico
- Nombre del
destinatario
- Cargo
- Asunto
- Cuerpo o texto
- Datos del remitente
- Lineas especiales
- Anexos
- Copia
- Identificación del transcriptor ,redactor y otros participantes en la elaboración de las
- Numero de copias
- Soportes
- Recomendaciones
- Identificación de páginas subsiguientes
- Zonas
- CARTAS
- La expedición de cartas o oficios esta cargo de funcionarios o empleados autorizados
mediante acto administrativo en el cumplimiento de sus funciones.
- Utilizaciones de la carta
- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
- Dar respuesta a una comunicación recibida
- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
- Impugnar o corregir una situación
- Solicitar o remitir información, documentos u objetos
- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes
- Clases de cartas u oficios
- Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan
- Organizacionales
- Personales
- Oficiales
- Organizacionales
- Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan
- Partes de la carta
- Código
- Lugar de origen y
fecha de elavoración
- Destinatario
- Denominación o
título académico
- Nombre del destinatario
- Cargo
- Organización
- Dirección
- Nombre del lugar y
origen
- país
- Asunto
- Saludo
- Texto
- Despedida
- Remitente y firma responsable
- Líneas especiales
- Anexos
- Copias
- Identificación del transcriptor
- Paginas
subsiguientes
- Código
- Utilizaciones de la carta
- La expedición de cartas o oficios esta cargo de funcionarios o empleados autorizados
mediante acto administrativo en el cumplimiento de sus funciones.
- MEMORANDOS
- Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir
información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización
- UTILIZACIÓN DE
MEMORANDOS
- Informar sobre un
hecho en forma
breve
- Expresar
necesidades
- Hacer requerimientos
- Regular o aclarar una situación
- Tramitar, desarrollar o
agilizar un asunto
- Dar respuesta a una comunicación recibida
- Reiterar información,,
requerimiento o
solicitud urgente
- Conocer detalles sobre un aspecto determinado
- Impugnar o corregir una situación
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes
- Solicitar o remitir información, documentos u
objetos
- Felicitar, invitar o convocar a
reuniones no protocolarias y
hacer llamados
- Informar sobre un
hecho en forma
breve
- PARTES
- Encabezado
- Denominación del documento
- código
- Fecha
- Encabezamiento
- Destinatario y remitente
- Asunto
- Texto
- Despedida
- Remitente y firmas responsables
- circulares
- Encabezado
- CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
- Tratar un solo tema
- Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
- Usar un tratamiento respetuoso y cortés
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
- Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
- Tratar un solo tema
- UTILIZACIÓN DE
MEMORANDOS
- Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir
información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización
- ACTAS
- Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica, son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico, la importancia o características
especificas del acta cada organización debe cumplir en la legislación en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad.
- CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
- Toda acta debe llevar el
nombre del grupo que
se reúne también se
debe aclarar si el
carácter de la reunión es
ordinario o
extraordinario.
- Las actas se redactan en tiempo
pasado, excepto las de descargo
que deben redactarse en tiempo
presente, se recomienda no
redactarlas con lenguaje
telegráfico tampoco deben
presentar errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
- Cada acta que se elabora
debe expresar lo tratado
en una reunión sin
escribir detalles
intrascendentes.
- Loa párrafos deben ser
concisos, claros y con
énfasis en las
decisiones tomadas,
por solicitud expresa de
algún participante se
anotan las aclaraciones
necesarias.
- La
presentación
de originales
y copias debe
ser
impecable,
sin borrones
ni repisados.
- Cuando haya lugar a
votaciones se indica el
numero de votos emitidos a
favor en contra y en blanco,
en caso de nombramientos
se registran los resultados y
los nombres completos.
- Se indica el nombre de la persona que
presenta una moción y no es necesario
anotar el nombre de quienes se
adhieren a ella, cuando sea necesario
mencionar la intervención de uno de
los asistentes se hace con su nombre
completo.
- Toda acta debe llevar el
nombre del grupo que
se reúne también se
debe aclarar si el
carácter de la reunión es
ordinario o
extraordinario.
- UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
- Las actas se utilizan como registro de todo
lo acontecido y acordado en una reunión o
situación especifica.
- Las actas se utilizan como registro de todo
lo acontecido y acordado en una reunión o
situación especifica.
- CLASES DE ACTAS
- Actas del consejo municipal
- Actas de concejos
- Actas de comités
- Actas de junta directiva
- Actas de asamblea
- Actas de reuniones administrativas
- Actas de levantamiento de cadáveres
- Actas de baja de inventarios
- Actas de eliminación de documentos
- Actas de sociedades
- Actas de entrega
- Actas del consejo municipal
- PARTES
- Título
- Denominación del documento
- Encabezamiento
- Lugar de origen y fecha de la reunión
- Hora
- Lugar
- Asistentes
- Representaciones
- Invitados
- Ausentes
- Orden del día
- Desarrollo
- Compromisos
- Firmas, nombres y cargos
- Líneas especiales
- Paginas subsiguientes
- Título
- CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
- Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica, son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico, la importancia o características
especificas del acta cada organización debe cumplir en la legislación en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad.
- INFORMES
- Los informes se elaboran en papel con
logo símbolo de acuerdo con las
normas internas de la organización.
- CARACTERISTICAS DE LA
REDACCIÓN Y LA
PRESENTACIÓN
- Tratar un solo tema por informe
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
- Usar tratamiento respetuoso y cortés
- Redactar en forma impresonal
- Utilizar los formatos normalizados de acuerdo con
los manuales de cada organización
- Disponer el orden en que se van
a describir y contar las
actividades realizadas
- Elegir el lenguaje técnico adecuado así
como el tono para presentar los hechos.
- Tratar un solo tema por informe
- CARACTERISTICAS DE LA
REDACCIÓN Y LA
PRESENTACIÓN
- Los informes se elaboran en papel con
logo símbolo de acuerdo con las
normas internas de la organización.
- MENSAJES ELECTRONICOS
- El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar
información con uno o mas usuarios de cualquier lugar del mundo a
través del internet, se puede utilizar para enviar adjuntos como
cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea
necesario para la sustentación del contenido
- El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar
información con uno o mas usuarios de cualquier lugar del mundo a
través del internet, se puede utilizar para enviar adjuntos como
cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea
necesario para la sustentación del contenido
- TRAJETAS PROTOCOLARIAS
- Estas tarjetas forman parte de las
comunicaciones organizacionales escritas
para el manejo de las relaciones públicas y de
negocios, proyectan no solo la imagen
corporativa sino la de los ejecutivos y de
aquellas personas que manejan la venta de
vienes y servicios.
- TRAJETAS DE PRESENTACIÓN
- Nombres y apellidos completos del
directivo o funcionario de la
organización que va utilizar la tarjeta
- Logotipo de la organización
- Razón social completa con el
acrónimo o sigla que lo
representa
- Dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax,
apartado, correo electrónico, sitio web,
ciudad o municipio
- Nombres y apellidos completos del
directivo o funcionario de la
organización que va utilizar la tarjeta
- TRAJETAS DE PRESENTACIÓN
- Estas tarjetas forman parte de las
comunicaciones organizacionales escritas
para el manejo de las relaciones públicas y de
negocios, proyectan no solo la imagen
corporativa sino la de los ejecutivos y de
aquellas personas que manejan la venta de
vienes y servicios.
- PLEGADO DE LOS DOCUMENTOS
- Se recomienda no doblar los documentos para evitar que con el tiempo se
borre parte del texto, en caso de utilizar sobres se recomienda tener en
cuenta que el dobles es diferente según se trate de guardar el documento en
sobre rectangular, sobre con ventanilla, sobre tamaños carta u oficio.
- DOCUMENTOS DE UN SOLO FOLIO
- Para sobre rectangular
- Para sobre con ventanilla
- Documentos con más
de dos folios
- Para sobre rectangular
- DOCUMENTOS DE UN SOLO FOLIO
- Se recomienda no doblar los documentos para evitar que con el tiempo se
borre parte del texto, en caso de utilizar sobres se recomienda tener en
cuenta que el dobles es diferente según se trate de guardar el documento en
sobre rectangular, sobre con ventanilla, sobre tamaños carta u oficio.
- SOPORTES, TINTAS, MEDIOS DE
ALMACENAMIENTO DIFUSIÓN Y
CONSERVACIÓN
- Soporte, almacenamiento y conservación
- Tintas
- Medios de difusión
- Soporte, almacenamiento y conservación
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