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DECRETO 2609 DE 2012
- CAPITULO 1
- ARTICULO 1
- AMBITO DE APLICACION
- El presente decreto
compren comprende a
la administracion
publica en sus
diferentes niveles,
nacional,
departamental,
distrital, municipal; de
las entidades
territoriales indiginas
y demas entidades
territoriales que creen
por ley, de las
dicisiones
administrativas; las
entidades privadas que
cumplen funciones
publicas.
- El presente decreto
compren comprende a
la administracion
publica en sus
diferentes niveles,
nacional,
departamental,
distrital, municipal; de
las entidades
territoriales indiginas
y demas entidades
territoriales que creen
por ley, de las
dicisiones
administrativas; las
entidades privadas que
cumplen funciones
publicas.
- AMBITO DE APLICACION
- ARTICULO 2
- TIPO DE INFORMACION
- A. Documentos de Archivo (físicos y
electrónicos). B. Archivos institucionales
(físicos y electrónicos). C. Sistemas de
Información Corporativos. D. Sistemas de
Trabajo Colaborativo. E. Sistemas de
Administración de Documentos. F.
Sistemas de Mensajería Electrónica. G.
Portales, Intranet y Extranet. H.
Sistemas de Bases de Datos. I. Disco
duros, servidores, discos o medios
portables, cintas o medios de video y
audio (análogo o digital), etc. J. Cintas y
medios de soporte.
- A. Documentos de Archivo (físicos y
electrónicos). B. Archivos institucionales
(físicos y electrónicos). C. Sistemas de
Información Corporativos. D. Sistemas de
Trabajo Colaborativo. E. Sistemas de
Administración de Documentos. F.
Sistemas de Mensajería Electrónica. G.
Portales, Intranet y Extranet. H.
Sistemas de Bases de Datos. I. Disco
duros, servidores, discos o medios
portables, cintas o medios de video y
audio (análogo o digital), etc. J. Cintas y
medios de soporte.
- TIPO DE INFORMACION
- ARTICULO 3
- RESPONSABILIDAD DE LA
GESTION DE
DOCUMENTOS
- La gestión de documentos
está asociada a la actividad
administrativa del Estado, al
cumplimiento de las
funciones y al desarrollo de
los procesos de todas las
entidades del Estado; por lo
tanto, es responsabilidad de
los servidores y empleados
públicos así como los
contratistas que presten
servicios a las entidades
públicas, aplicar las normas
que en esta materia
establezca el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios
Preciado, y las respectivas
entidades públicas.
- La gestión de documentos
está asociada a la actividad
administrativa del Estado, al
cumplimiento de las
funciones y al desarrollo de
los procesos de todas las
entidades del Estado; por lo
tanto, es responsabilidad de
los servidores y empleados
públicos así como los
contratistas que presten
servicios a las entidades
públicas, aplicar las normas
que en esta materia
establezca el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios
Preciado, y las respectivas
entidades públicas.
- RESPONSABILIDAD DE LA
GESTION DE
DOCUMENTOS
- ARTICULO 5
- PRINCIPIOS DE LA GESTION
DOCUMENTAL
- A . Planeación. La creación de los
documentos debe estar precedida del
análisis legal, funcional y archivístico. D.
Control y seguimiento. Las entidades
deben asegurar el control y
seguimiento de la totalidad de los
documentos que produce o recibe en
desarrollo de sus actividades, a lo largo
de todo el ciclo de vida. H. Agrupación.
Los documentos de archivo deben ser
agrupados en clases o categorías
(series, subseries y expedientes),
manteniendo las relaciones secuenciales
dentro de un mismo trámite.m. Cultura
archivística. Los funcionarios que dirigen
las áreas funcionales colaborarán en la
sensibilización del personal a su cargo,
respecto a la importancia y valor de los
archivos de la institución
- A . Planeación. La creación de los
documentos debe estar precedida del
análisis legal, funcional y archivístico. D.
Control y seguimiento. Las entidades
deben asegurar el control y
seguimiento de la totalidad de los
documentos que produce o recibe en
desarrollo de sus actividades, a lo largo
de todo el ciclo de vida. H. Agrupación.
Los documentos de archivo deben ser
agrupados en clases o categorías
(series, subseries y expedientes),
manteniendo las relaciones secuenciales
dentro de un mismo trámite.m. Cultura
archivística. Los funcionarios que dirigen
las áreas funcionales colaborarán en la
sensibilización del personal a su cargo,
respecto a la importancia y valor de los
archivos de la institución
- PRINCIPIOS DE LA GESTION
DOCUMENTAL
- ARTICULO 6
- COMPONENTE DE LA
POLITICA DE GESTION
DOCUMENTAL
- A. Marco conceptual claro para la
gestión de la información física y
electrónica de las entidades
públicas. B. Conjunto de
estándares para la gestión de la
información en cualquier soporte.
C . Metodología general para la
creación, uso, mantenimiento,
retención, acceso y preservación de
la información, independiente de
su soporte y medio de creación. D
Programa de gestión de
información y documentos que
pueda ser aplicado en cada
entidad. E. La cooperación,
articulación y coordinación
permanente entre las áreas de
tecnología, la oficina de Archivo,
las oficinas de planeación y los
productores de la información.
- A. Marco conceptual claro para la
gestión de la información física y
electrónica de las entidades
públicas. B. Conjunto de
estándares para la gestión de la
información en cualquier soporte.
C . Metodología general para la
creación, uso, mantenimiento,
retención, acceso y preservación de
la información, independiente de
su soporte y medio de creación. D
Programa de gestión de
información y documentos que
pueda ser aplicado en cada
entidad. E. La cooperación,
articulación y coordinación
permanente entre las áreas de
tecnología, la oficina de Archivo,
las oficinas de planeación y los
productores de la información.
- COMPONENTE DE LA
POLITICA DE GESTION
DOCUMENTAL
- ARTICULO 7
- ETAPAS DE
LA GESTION
DOCUMENTAL
- - CREACION -
DIFUSIONES -
ADMINISTRACIONES
- - CREACION -
DIFUSIONES -
ADMINISTRACIONES
- ETAPAS DE
LA GESTION
DOCUMENTAL
- ARTICULO 8
- INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
PARA
LA
GESTION
DOCUMENTAL
- A. El Cuadro de
Clasificación Documental
- CCD B. La Tabla de
Retención
Documental-TRD C. El
Programa de Gestión
Documental- PGD D.
Plan Institucional de
Archivos de la Entidad -
PINAR E.. El Inventario
Documental F. Un
modelo de requisitos
para la gestión de
documentos electrónicos
G. Los bancos
terminológicos de tipos,
series y sub-series
documentales H. Los
mapas de procesos,
flujos documentales y la
descripción de las
funciones de las
unidades
administrativas de la
entidad I. Tablas de
Control de Acceso para el
establecimiento de
categorías adecuadas de
derechos y restricciones
de acceso y seguridad
aplicables a los
documentos.
- A. El Cuadro de
Clasificación Documental
- CCD B. La Tabla de
Retención
Documental-TRD C. El
Programa de Gestión
Documental- PGD D.
Plan Institucional de
Archivos de la Entidad -
PINAR E.. El Inventario
Documental F. Un
modelo de requisitos
para la gestión de
documentos electrónicos
G. Los bancos
terminológicos de tipos,
series y sub-series
documentales H. Los
mapas de procesos,
flujos documentales y la
descripción de las
funciones de las
unidades
administrativas de la
entidad I. Tablas de
Control de Acceso para el
establecimiento de
categorías adecuadas de
derechos y restricciones
de acceso y seguridad
aplicables a los
documentos.
- INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
PARA
LA
GESTION
DOCUMENTAL
- ARTICULO 9
- - PLANEACION - PRODUCCION - GESTION Y
TRAMITE - ORGANIZACION
-TRANSFERENCIA - DISPOSICION DE
DOCUMENTOS - PRESERVACION A LARGO
PLAZO -VALAROZACION
- - PLANEACION - PRODUCCION - GESTION Y
TRAMITE - ORGANIZACION
-TRANSFERENCIA - DISPOSICION DE
DOCUMENTOS - PRESERVACION A LARGO
PLAZO -VALAROZACION
- ARTICULO 1
- CAPITULO 3
- ARTICULO 16
- GENERALIDADES
DEL SISTEMA DE
GESTION
DOCUMENTAL
- A. Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental. B. Establecer plazos de
conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de
retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD). C. Ejecutar procesos de eliminación
parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD. D. Garantizar la
autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de
vida del documento. Mantener la integridad de los
documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries. F. Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los documentos de archivo por parte
de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos. G. Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en series y subseries,
- A. Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental. B. Establecer plazos de
conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de
retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD). C. Ejecutar procesos de eliminación
parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD. D. Garantizar la
autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de
vida del documento. Mantener la integridad de los
documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries. F. Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los documentos de archivo por parte
de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos. G. Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en series y subseries,
- GENERALIDADES
DEL SISTEMA DE
GESTION
DOCUMENTAL
- ARTICULO 18
- PRESERVACION
DE DOCUMENTO
EN AMBIENTES
ELECTRONICOS
- La gestión adecuada de los
documentos debe basarse en el
desarrollo de las funciones de las
Entidades públicas, sus dependencias
y funcionarios, así como en la
normalización de sus procesos,
procedimientos y manuales
administrativos, de acuerdo con
reglas específicas
- La gestión adecuada de los
documentos debe basarse en el
desarrollo de las funciones de las
Entidades públicas, sus dependencias
y funcionarios, así como en la
normalización de sus procesos,
procedimientos y manuales
administrativos, de acuerdo con
reglas específicas
- PRESERVACION
DE DOCUMENTO
EN AMBIENTES
ELECTRONICOS
- ARTICULO 16
- CAPITULO 4
- ARTICULO 24
- Son requisitos para
la presucion de la
autenticidad de los
documentos
electronicos de
archivo.
- se debe expresar la
creacion del
documento del
archivo para definir
el tramite o asunto
al que corresponda,
nombre de las
personas que
intervienen en la
acciones que se
llevaron en el
documento.
- se debe expresar la
creacion del
documento del
archivo para definir
el tramite o asunto
al que corresponda,
nombre de las
personas que
intervienen en la
acciones que se
llevaron en el
documento.
- Son requisitos para
la presucion de la
autenticidad de los
documentos
electronicos de
archivo.
- ARTICULO 29
- REQUISITOS PARA
PRESERVACION Y
CONSECUENCIA DE
LOS DOCUMENTOS
ELECTRONICOS DE ARCHIVO.
- El documento
electronico de
archivo debe
relacionar las
actividades que
desarrollan la
organizacion
- El documento
electronico de
archivo debe
relacionar las
actividades que
desarrollan la
organizacion
- REQUISITOS PARA
PRESERVACION Y
CONSECUENCIA DE
LOS DOCUMENTOS
ELECTRONICOS DE ARCHIVO.
- ARTICULO 24
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