CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Nos brinda pautas generales que permita a las entidades y administradores de documentos un orden en los principios archivísticos. Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada agrupación documental.
1. CLASIFICAR: Identifica la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.
PROCESO: La organización de archivo tiende a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
1. Clasificación
2. Ordenación
3. Descripción
Debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.
El DECRETO 2626/94 : Articulo 12: El municipio es la entidad territorial fundamental de la división política administrativa del estado, con autonomía política, fiscal y administrativa.
1. Articulo 18: la ley podrá establecer categorías de municipios de acuerdo con su población, recursos fiscales, importancia ecónomica y situación geográfica y señalar distintos régimen para su organización, gobierno y administración.
FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN
1. 1. Es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce, una vez identificadas las categorías administrativas(Dependencias) y archivísticas (series, unidades y tipos documentales).
2. 2. Es Connatural a los documentos de archivos ya que estos nacen clasificados por estar vinculados en prime a la institución que lo produce y en segundo al quedar adscritos a una dependencia en cumplimiento de un procedimiento administrativo.
3. 3. Es bien fundamentada que deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárgica, como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y a los asuntos que estas tramitan.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Esta basada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones en que están organizadas las instituciones,de acuerdo con la estructura orgánica.
ORDEN ORIGINAL: Se relaciona con las unidades documentales en la que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto que por función le es asignado una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creado. Para que cumpla su cometido debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes.
FUNCIONES: Determinan las series que correspondan a cada agrupación documental ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institución hay funciones comunes y específicas.
1. COMUNES: Son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurídicos)
2. ESPECÍFICAS: Desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciendola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.
Establecidas las series documentales según la función que las produjo, se procederá a asignarles una identificación de acuerdo con la oficina que desarrolla la función. Dicha identificación deberá contener el código o sigla de la dependencia productora seguido del asignado a la serie documental, con lo cual dispondrá el sistema de clasificación para la entidad que se adoptará tambien en la Tablas de Retención Documental(TRD).

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