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Description
Mind Map by Juan Manuel Gonzalez, updated more than 1 year ago
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Created by Juan Manuel Gonzalez
over 8 years ago
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PROCESO TÉCNICO DEL RECIBO DE
DOCUMENTOS
- RECIBO: la documentación es recibida de forma directa, personalmente o a través de los apartados
aéreos y los servicios de correo especializado. La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la
documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
- *Correspondencia externa * Correspondencia interna *
Folletos, publicaciones, paquetes * Correspondencia
personal * Correspondencia confidencial de carácter
institucional
- *Correspondencia externa * Correspondencia interna *
Folletos, publicaciones, paquetes * Correspondencia
personal * Correspondencia confidencial de carácter
institucional
- Radicación: consiste en asignarle al documento un número
mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta
numeración debe iniciarse anualmente. Otros pasos en la radicación
es colocar la fecha en el cual se recibe el documento. Esta
información es importante porque es a partir de este momento
cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La
entidad adquiere el uso y propiedad de la comunicación y, en
muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la
comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la
correspondencia no coincide con la de la recepción. .
- Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en
forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la
información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su
consulta en varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de
radicación, etc. Cuando no es así el registro deberá llevarse manualmente, para
lo cual debe diseñar su formato que permitirá tener la información sobre la
correspondencia que se recibe y se radica y la situación actual del trámite.
Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de registro, fecha de
elaboración y recibo, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el
asunto que trata.
- Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:
- * No radicar la correspondencia personal * Colocar la fecha de
recibo * Devolver sin abrir la correspondencia que por error
llegue a esta oficina * Hacer las observaciones pertinentes en el
radicador, cuando las
- * No radicar la correspondencia personal * Colocar la fecha de
recibo * Devolver sin abrir la correspondencia que por error
llegue a esta oficina * Hacer las observaciones pertinentes en el
radicador, cuando las
- Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:
- La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos: el recibo propiamente dicho, la
radicación, el registro y la distribución o reparto.
- Distribución o reparto: el último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparo. Uno de los
procedimientos mas prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso donde se
organiza la correspondencia que se recibe.
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