LEY 594

LEY 594

La ley 594 define archivo como el conjunto de documento que produce una empresa en el desarrollo de sus actividades, representan su memoria y son de vital importancia para su buen funcionamiento y existencia
1. Objetivos de los archivos empresariales Debido a la globalización y a las condiciones actuales del mercado, las empresas del mundo (privadas y públicas), han visto cómo la gestión de la documentación posee una importancia estratégica para mejorar los procesos y tomar decisiones que les permitan ser competitivas.
  1. Mantener a salvo informacion importante para la empresa.los documentos legales, información laboral, contratos, etc, es decir aquella información vital para el funcionamiento de la empresa, evitar perdida y deterioro de la información ,
    1. Características de los archivos empresariales: Simple ,forma técnica, Accesible , acorde a las necesidades y Comprensible
    2. Para una empresa es importante que sus trabajadores o la persona encargada del manejo del archivo encuentre la información que busca en el menor tiempo posible, para esto es necesario clasificar los documentos de manera lógica, teniendo en cuenta los criterios o características existentes dentro de la empresa. Para clasificas, se debe tener en cuenta:
      1. Según la frecuencia de consulta
        Archivo activo: Es aquel que se consulta frecuentemente
        Archivo semiactivo : Estos documentos se mantiene durante cierto periodo de tiempo y luego se decide si se trasladan o no al archivo inactivo
        Archivo Inactivo: este contiene los documentos que ya no se consultan o se consultan esporádicamente .
      2. Ordenación de los archivos
        La Ordenación Cronológica: Se basa en el elemento más estable de un documento, la fecha, y se concreta en la secuencia año, mes y día.
        La Ordenación Alfabética: Toma como elemento de ordenación una palabra que nos servirá para colocar los expedientes en el lugar que les corresponda en un orden alfabético.
        La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final.
        Toponímico (o alfabético-geográfico) Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
        Temático Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo: Estadísticas Informes Informes a organismos de control Informes de gestión Informes estadísticos Órdenes de Pago
  2. INSTALACIONES DE LOS ARCHIVOS
    1. Las instalaciones de los archivos deben garantizar la seguridad y conservación de los documentos, por lo anterior, se debe tener un especial cuidado a la hora de escoger el sitio para mantener la integridad física de la información. En cualquier espacio existen riesgos para la información, entre ellos tenemos la contaminación ambiental, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de la documentación, contaminación biológica, factor climático, etc.,
      1. PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y PRIVADOS
        Protección de Archivos Públicos Según el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 7 de 1994, los archivos son “Parte fundamental para la gestión gubernamental, son necesarios para el funcionamiento del estado y son potencialmente parte del Patrimonio Documental de la Nación. Por lo anterior, los funcionarios públicos son responsables de su manejo disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, además de ser responsables de conservarlos, organizarlos de acuerdo a las normas”.
        Protección Archivos Privados El Acuerdo 7 de 1994 en su artículo 19 dice: “Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”. Este artículo aplica tanto para empresas públicas como privadas.
2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO La Ley 527 de 1999 en su artículo 2° define como documento electrónico: “La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares”. El Acuerdo 60 de 2001del Archivo General de la Nación define documento electrónico como: “Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos”.
mapa mental sobre la importancia de la conservación del archivo para una buena gestión empresarial
Sandra Milena Silva Vargas

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