Administración de la Información de una Unidad de Archivo
Reglamentada Por:
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014
Decreto 2609 de 2012
La Ley 594 del 2000, por medio de la cual se dicta Ley
General de Archivos, y se dictan otras disposiciones
Artículo 21: programas de gestión documental.
Artículo 19: Soporte Documental.
La administración
documental regula la función
archivistica en las empresas
Formulando normas y
políticas para facilitar la
gestión documental.
busca la protección de las memorias
empresariales o institucionales de
una manera correcta y transparente.
Es el conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en
una organización
Permite la recuperación de
información de una forma ágil y
oportuna
determina el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos
Los Archivos
Son Memorias institucionales
Clases de archivos
Archivos activos o de gestión
Archivos Semiactivos
o Central
Archivos Inactivos o Histótico
Objetivos
Precisar la importancia de la Administración Documental,
mediante el análisis de la problemática actual que se vive en las
organizaciones por el manejo de la información
Proporcionar información cierta y rápida
de los documentos que tramitan.
Llevar un control de los documentos que
se crean, procesan y archivan
Almacenamiento y custodia de
la Información
Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente
los trámites de los documentos que se procesan
Describir las funciones de la Administración
Documental y su importancia en las organizaciones
Automatización de Archivos
La automatización de archivos es el proceso mediante el cual se
integran los avances de las Nuevas Tecnologías de la Información
y la Comunicación en la administración parcial o total de los
documentos producto de la gestión de cualquier entidad
La automatización debe darse buscando
cumplir, entre otros, con los siguientes
propósitos:
Disminuir a mediano plazo el costo
de funcionamiento del Archivo
Agilizar los procesos de descripción,
clasificación, ordenación, difusión,
conservación y preservación
Optimizar el proceso de transferencia
y descarte en el Archivo
Incrementar el flujo de información
Lograr una mejor conexión con
otros sistemas de información
de la entidad u organización
El archivo debe
permitir cumplir dos
funciones básicas
Almacenar la documentación
Recuperar de inmediato los
documentos almacenados
Procesos de la
Adminstración Documental
Producción o
Recepción
Distribución
Organización
Consulta
Recuperación
Disposición Final
Beneficios
Organización del archivo de
documentos electrónicos e
impresos
Acceso rápido, fácil y
seguro a los documentos y
datos de la empresa
Reducción de la circulación de
documentos y registros en papel
Automatización de las actividades
requeridas para el proceso de
control de documentos
Agilidad en el proceso de
emisión y revisión de
documentos
Eliminación de copias obsoletas en
poder de los usuarios.
Control sobre los préstamos y las
devoluciones de los prototipos del archivo
La información en las
organizaciones
La organización depende en
gran medida el buen
funcionamiento de la
información
Toda organización debe ser capaz de
gestionar información soportada en
cualquier tipo de documento
La información debe
resultar, además, accesible
y fácilmente localizable
El conocimiento se relaciona con
la tecnología documental desde
que ese conocimiento se
encuentra plasmado en
documentos
Sistemas de
Gestión Documental
La misión es el rastreo almacenamiento y
organización de documentos electrónicos o
imágenes de documentos en papel
Permiten a la empresa administrar
su flujo de documentos a lo largo
del ciclo de vida del mismo
Conjunto de tecnologías, normas y técnicas
Garantizar la integridad de los
documentos, evitando perdidas o
deterioros de los mismos
restringir el acceso a la documentación
solamente a las personas autorizadas.