Administración de la
Información de una
Unidad de Archivo
La administración
documental regula la función
archivistica en las
empresas
Formulando normas y
políticas para facilitar
la gestión documental.
busca la protección de las memorias
empresariales o institucionales de
una manera correcta y transparente.
Es el conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en
una organización
Permite la recuperación de
información de una forma ágil y
oportuna
determina el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos
Los
Archivos
Son Memorias
institucionales
Clases de
archivos
Archivos activos o de
gestión
Archivos Semiactivos
o Central
Archivos Inactivos o
Histótico
Objetivos
Precisar la importancia de la Administración Documental,
mediante el análisis de la problemática actual que se vive en las
organizaciones por el manejo de la información
Proporcionar información cierta y rápida
de los documentos que tramitan.
Llevar un control de los documentos que
se crean, procesan y archivan
Almacenamiento y custodia de
la Información
Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente
los trámites de los documentos que se procesan
Describir las funciones de la Administración
Documental y su importancia en las organizaciones
Automatización de Archivos
La automatización de archivos es el proceso mediante el cual se
integran los avances de las Nuevas Tecnologías de la Información
y la Comunicación en la administración parcial o total de los
documentos producto de la gestión de cualquier entidad
La automatización debe darse buscando
cumplir, entre otros, con los siguientes
propósitos:
Disminuir a mediano plazo el costo
de funcionamiento del Archivo
Agilizar los procesos de descripción,
clasificación, ordenación, difusión,
conservación y preservación
Optimizar el proceso de transferencia
y descarte en el Archivo
Incrementar el flujo de
información
Lograr una mejor conexión con
otros sistemas de
información de la entidad u
organización
El archivo debe
permitir cumplir dos
funciones básicas
Almacenar la documentación
Recuperar de inmediato los
documentos almacenados
Procesos de la
Adminstración Documental
Producción
o Recepción
Distribución
Organización
Consulta
Recuperación
Disposición
Final
Beneficios
Organización del archivo
de documentos
electrónicos e impresos
Acceso rápido, fácil y
seguro a los documentos
y datos de la empresa
Reducción de la circulación de
documentos y registros en papel
Automatización de las
actividades requeridas para el
proceso de control de
documentos
Agilidad en el proceso de
emisión y revisión de
documentos
Eliminación de copias obsoletas en
poder de los usuarios.
Control sobre los préstamos y las
devoluciones de los prototipos del
archivo
La información en las
organizaciones
La organización depende
en gran medida el buen
funcionamiento de la
información
Toda organización debe ser capaz
de gestionar información soportada
en cualquier tipo de documento
La información debe
resultar, además,
accesible y fácilmente
localizable
El conocimiento se relaciona
con la tecnología documental
desde que ese conocimiento
se encuentra plasmado en
documentos
Sistemas de
Gestión Documental
La misión es el rastreo almacenamiento y
organización de documentos electrónicos o
imágenes de documentos en papel
Permiten a la empresa administrar
su flujo de documentos a lo largo
del ciclo de vida del mismo
Conjunto de tecnologías, normas y técnicas
Garantizar la integridad de los
documentos, evitando perdidas o
deterioros de los mismos
restringir el acceso a la
documentación solamente a las
personas autorizadas.