COMO CONDUZIR UMA REUNIÃO?

MOMENTO ANTECEDENTE À REALIZAÇÃO DA REUNIÃO.
1. ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO
  1. 1. DEFINIR OS ELEMENTOS CHAVES
    1. PESSOAS
      1. Pessoas estão habilitadas a trabalhar juntas? É viável para nesse tipo de reunião a contribuição dos participantes?
    2. TEMPO
      1. O tempo estimado será suficiente?
    3. CUSTOS
      1. Vale o custo do tempo?
  2. 2. CHECK LIST
    1. Pensei sobre a reunião de fato?
      1. Não!!!
        Momento de analisar as estratégias.
      2. Sim!!!
        Momento de verificação da necessidade de Input Externo.
        Se não há necessidade, fazer o trabalho!
        Se há necessidade, avalie...
        Conversação em tempo real?
        Não!
        Mande um e-mail somente.
        Sim!
        Reunião face a face?
        Não!
        Faça Videoconferência, chat ou call.
        Sim!
        Agende e prepare a reunião!
  3. 3. PLANEJAMENTO
    1. 3.1) - Definição do Objetivo de maneira clara.
      1. Perguntas-chaves: O que? Por que? Quando?
      2. Definição dos números de objetivos a serem atingidos.
    2. 3.2) - Tipo de reunião
      1. Tradicional
      2. Virtual
      3. Audioconferência
      4. Videoconferência
      5. Telepresença
      6. Ambiental
    3. 3.3) - Definir perfil da reunião
      1. Reunião Simples
        Preparar Material
        Reservar Sala
        Estabelecer os detalhes finais
      2. Reunião Complexa
        Definir objetivos
        Pauta
        Definir lista de afazeres e distribuição de tarefas.
MOMENTO DURANTE A REUNIÃO
1. 1. Condutor
  1. Assertivo
  2. Comunicação objetiva
  3. Respeito
  4. Tranquilidade
  5. Atenção
  6. Capacidade de ouvir
  7. Bom humor
2. 2. Abertura
  1. Pontualidade
  2. Apresentação dos objetivos e expectativas pelo condutor.
  3. Momento chave para direcionar e salvar uma reunião.
  4. Condutor esclarece o seu papel.
3. 3. Atenção aos princípios
  1. Sinergia entre os participantes
  2. Os objetivos atendidos levam ao resultado desejado.
  3. O método adequado conduz à conquista do resultado.
4. 4. Discussão
  1. 4.1 Controle da comunicação
  2. 4.2 Atenção ao tempo e ao foco da reunião.
  3. 4.3 Registro do que foi apresentado.
  4. 4.4 Estimular a comunicação dos participantes.
  5. 4.5 Postura de imparcialidade.
5. 5. Encerramento
  1. 5.1 Preparar a pauta.
  2. 5.2 Reler os objetivos, os itens da pauta, as principais ideias apresentadas e as ações sugeridas.
  3. 5.3 Estipular prazos para a conclusão dos itens não resolvidos.
  4. 5.4 Agradecer pela presença de todos, ressaltar os pontos fortes da reunião e encerrar.
MOMENTO POSTERIOR À REUNIÃO
1. 6. TRACK
  1. 6.1 Avaliação do resultado
    1. Principais estratégias utilizadas
    2. Avaliação e feedback
  2. 6.2 Reforço das decisões
  3. 6.4 Ata/ Tracking
    1. Usar números, bullets e travessão.
    2. Criar texto adequado.
    3. Evitar Cco
    4. Priorizar Cc
    5. Adicionar tarefa
      1. Enviar e-mail aos encarregados
  4. 6.3 Ata
    1. Registro do que foi discutido.
  5. 6.5 Tracking
    1. Relatório estruturado
      1. Ideias
      2. Tarefas
      3. Ações
    2. Avaliação de resultados

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