arquivologia

arquivologia

conceitos
1. Informação: pode ser definida como idéia ou conhecimento
2. Suporte: meio no qual a informação é registrada.
3. Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
  1. Caracteristica do documento arquivístico O contexto que ele é criado: - Sua unicidade - Sua autenticidade - heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação Nunca se esqueçam: NA AUSÊNCIA DE UM, INVALIDA RESTO
4. “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.
5. objetivos
  1. do arquivo: acesso à informação
GESTÃO DE DOCUMENTOS
1. PROTOCOLOS
  1. nota: apenas documentos de arquivo são registrados no protocolo, os particulares, por exemplo, não são.
  2. receber, registrar, classificar, distribuir e movimentar os documentos.
    1. "A classificação está diretamente ligada ao conteúdo do documento. Marilena Leite Paes (pág. 98) até ressalta que é importante conhecer o funcionamento e atividade dos órgãos que os recebem e produzem. Também cita que devem ser usados os códigos determinados no plano de classificação."
2. CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
  1. natureza
    1. ostensivo ou ordinário
    2. sigiloso
  2. gênero
    1. escritos ou textuais
    2. iconográficos
    3. sonoros
    4. filmográficos
    5. informáticos ou digitais
    6. cartográficos
    7. micrográficos
  3. espécie/ tipologia
    1. Denomina-se espécie de um documento o seu aspecto formal, ou seja, a aparência que o mesmo assume a partir das informações nele contida. Em geral, há nas instituições diversas espécies de documentos, como ofícios, memorandos, atas, declarações, avisos, requerimentos etc. Quando reunimos a determinada espécie a função ou atividade que o documento irá exercer, criamos uma tipologia documental. Desta forma, a tipologia documental resulta da soma da espécie do documento com sua atividade. Exemplos: Contrato (espécie) Contrato de trabalho (tipologia documental) Contrato de locação (tipologia documental)
  4. Lei 8.159, de 08/01/1991
    1. público
    2. privado
3. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS
4. TABELA DE TEMPORALIDADE
  1. CORRENTES
    1. nota: sempre ficam próximos dos seus produtores
  2. INTERMEDIÁRIOS
  3. PERMANENTES
  4. nota: Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação. - prazos são previstos na tabela de temporalidade; recolhimento apenas ao permanente.
5. conceito
  1. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
6. FASES BÁSICAS
  1. PRODUÇÃO
  2. UTILIZAÇÃO
  3. DESTINAÇÃO
7. AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
  1. OBJETIVOS √ Redução da massa documental √ Agilidade na recuperação dos documentos e das informações √ Eficiência administrativa √ Melhor conservação dos documentos de guarda permanente √ Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite) √ Liberação de espaço físico √ Incremento à pesquisa"
  2. Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
princípios
1. Proveniência ou do Respeito aos Fundos Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.
2. Princípio da Cumulatividade O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
3. Princípio da Indivisibilidade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
4. Princípio da organicidade O acervo deve refletir a estrutura interna e as competências / atribuições de seu órgão produtor, mantendo a inter-relação dos conjuntos de um fundo. Segundo este princípio, os documentos de arquivo mantêm estreita relação com os demais documentos pertencentes ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um documento de arquivo retirado de seu conjunto perde muito do seu significado.
5. Princípio da Unicidade Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
6. Princípio do Respeito à Ordem Original Os documentos devem ser mantidos no arquivo na mesma ordem que lhe foi atribuída nos setores que os criaram. Não se explica quando os documentos na fase corrente não receberam uma organização adequada.
valor dos documentos
1. Valor primário/administrativo: Refere-se aos documentos que a instituição mantém em sua guarda para dar suporte às atividades que a mesma realiza no dia-a-dia. Está relacionado ao motivo pelo qual o documento foi criado e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, prescreverá administrativamente.
2. Valor histórico: o valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração.

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