Caption: : "Este programa ayuda a planificar y realizar el seguimiento de los proyectos"
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INSTALACIÓN DEL PROGRAMA
Los pasos para la instalación del programa son:
Verificar las recomendaciones y descargar
Escribir la clave del producto ( 25 caracteres )
Elegir el tipo de instalación que se desea ( Se recomienda tomar la opción de personalizar)
Después de dar click en personalizar, se despliega una ventana con opciones para personalizar la instalación del programa, las cuales deben ser diligenciadas.
Para terminar dar click en el botón "cerrar"
ELEMENTOS:
Proyecto: (Planificación de un conjunto de tareas)
Tarea: (Actividad planificada en un proyecto)
Recurso: (Respecto a las tareas del proyecto)
NOTA: EL OBJETIVO DE ESTE PROGRAMA NO ES CUADRAR LOS PROYECTOS SINO APRENDER DE LAS VARIACIONES
CAMPOS:
Comienzo ( Fecha inicio de la elaboración del proyecto)
Fin (Fecha de culminación en la elaboración del proyecto)
Duración (Tiempo que transcurre desde el comienzo hasta el final de la elaboración del proyecto)
Trabajo (Tiempo invertido en la elaboración de una tarea)
Unidades (Minutos, horas, días, semanas, meses)
Costo (Recurso)
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PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
Fijación de las tareas
Asignación de las fases correspondientes a cada tarea
Finalización de las fases (Hito)
Vincular y entrelazar las fases.
Agregar las fases a la escala de tiempo.
Crear hoja de recursos y fijar los recursos correspondientes
Asignarle a cada tarea un recurso
Hacer la descripción respectiva a cada recurso
Recursos sobreasignados.
Para visualizar la información de tareas o recursos una forma es en la pestaña "Vista".TAREAS:
Diagrama de GanttDiagrama de red (rutas del proyecto) Calendario (información general de las tareas), entre otras.
RECURSOS: Hoja de recursosOrganizador de equipo (organizar las tareas) Uso de recursos Gráfico de recursos (analizar como están asignados los recursos a las tareas).
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GESTIÓN DE COSTOS
Hay que analizar los costos previstos con los costos finales.
El costo de un proyecto varia con el costo de sus tareas.
El costo de las tareas depende del costo fijo de la tarea y del costo de los recursos.
El costo de los recursos varia por la tasa estándar y de la hora extra
Formas de seguimiento:
.Guardar la línea base
del proyecto (Diagrama de Gantt), Es importante para llevar el seguimiento (Variaciones del
proyecto, horas de trabajo con respecto a la duración de los días, fecha iniciación y fecha final o los costos) Podemos replanificar (recursos o tareas)
Avance a las tareas (porcentaje completado a la fecha, 25,50,75,100%)
Para una mejor información,
si hay pocas tareas lo que se puede hacer es imprimir en una sola hoja, pero si al contrario
tenemos mucha información, lo
recomendable es no meter todo eso en la misma hoja, o sino de distorsionará la información y por ende se perderá el mensaje.
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DIAGRAMA DE RED
Herramienta para
visualizar el estado de las tareas de un proyecto
Muestra que tipo
de tarea hay; (tareas de resumen, tareas secundarias o hitos) representados
en cuadros donde se ve si la tarea ya fue comenzada, terminada o no ha sido empezada.
Para ver un resumen más
claro de este diagrama, se puede utilizar la herramienta “contraer cuadros”, nos arroja un diagrama mas resumido
Caption: : La configuración y la personalización se aplican al gusto de cada persona, sin alterar significativamente el proyecto.
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SUBPROYECTO
Cuando hay un proyecto con muchas tareas, se recomienda dividirlo en partes, y después crear
un proyecto maestro en el que se le insertan cada uno de esos proyectos,
llamados subproyectosCuando se va a
elaborar un proyecto maestro, los pasos son:
En una hoja aparte a la de los subproyectos,
se busca la herramienta “subproyecto” y luego se seleccionan cuales va a ser
los subproyectos que van a conformar este.
Y Luego se podrá hacer las alteraciones que
se deseen a las tareas que conforman este subproyecto
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CÓDIGO EDT
Se inserta, como se
inserta una columna
Le da orden al
proyecto, dándole subvalores a las tareas que componen un proyecto
Se puede
personalizar, dependiendo de cada gusto
MACROS
Son para automatizar un trabajoEn la pestaña
programador, hay unas opciones para poner en practica las”macro”
PLANTILLAS
Para crearla, se
dirige a la pestaña “Archivo” y después a “Nuevo” e inmediatamente aparece la opción
plantillas de office, y en este se selecciona “Planes”. Allí encontraremos todas las plantillas que estén disponibles.