Manual de Políticas y Procedimientos

1. Establecer los pasos para obtener un claro y completo conocimiento de las actividades y/o operaciones del proceso de Tesorería - Cuentas por Pagar a Unidad de Finanzas.

   Nota:

   • A fin de contar con un control eficiente de las obligaciones contraídas con proveedores, sistema financiero y el estado.

1. Administración adecuada y actualización oportuna del procedimiento
2. De mantener Registros Electrónicos y Manuales
3. Controlar el eficiente desarrollo de actividades del proceso de pago a proveedores
4. Efectuar el calendario de obligaciones por terceros
   1. Proveedores
   2. Gobiernos Descentralizados
   3. Contribuciones
   4. Gastos varios de las unidades internas
5. Controlar las cuentas utilizadas en los comprobantes de pago y la contabilización de los depósitos, su respectiva concilicación y reporte de pagos
6. Preparar los certificados de retención por crédito fiscal que la norma pertinente lo exija
7. Velar por la posición de cuentas de la empresa sostenidas en los bancos de la plaza
8. Analizar los pagos efectuados por concepto de:
   1. Gastos
   2. Reembolsos
   3. Viáticos
   4. Arqueos de Caja
9. Realizar Cuadre de Caja Chica Diariamente
10. Gestionar ante los entes financieros los estados de cuentas, compra de moneda extranjera y transferencia interbancaria
11. Formular el Flujo de Caja

    Nota:

    • De acuerdo a la disponibilidad de los recursos financieros de la empresa.
12. Preparar informes a la Gerencia de Finanzas de la Administración del movimiento de las cuentas presupuestales de los fondos disponibles

    Nota:

    • En bancos y referentes a pagos de derechos, proveedores, deudas a corto, mediano y largo plazo, deudas de terceros.

1. Permitir la gestión eficiente de la fuente documentaria de los Ingresos y efectuar los reportes e informes, diarios semanales, mensuales que controlen los recursos económicos regulares hacia una eficaz toma de decisiones.
   1. Sistema de Tesorería
   2. Proveedores y Compras
   3. Base de Datos Clientes
      1. Del Manejo de Recibos de:

         Nota:

         • Instrumentos que tienen como finalidad el control de los ingresos por diferentes conceptos.
         1. Egresos
         2. Depósitos Bancarios
         3. Control de Ingresos
         4. Notas de Abono/Débito
      2. Del Estado de Cuentas por Pagar clasificadas en Exigible y No Exigible
         1. Proveedores y Rubro
         2. Documento
         3. No conformes y anticipos
         4. Vencimiento y sin vencimiento
         5. Nivel de Riesgo
      3. De Reportes de la Cuenta por Pagar:
         1. Historia a una fecha dada por rubro
         2. Vigentes a la fecha por rubro
         3. Canceladas por fecha de aceptación
         4. Endeudamiento por periocidad
      4. Del Estado de Cuentas por Pagar (Pagos por Servicios)
         1. Solicitud del servicio o orden de compra autorizada
         2. Autorización de solicitud por el Gerente o supervisor asignado
         3. Conformidad del servicio por el usuario directo
         4. Autorización en el documento de pago

            Nota:

            • Factura, Recibos de Honorarios, Boleta, Liquidación de gastos.
      5. De la Posición de Tesorería clasificado por gasto para reflejar ingresos y egresos
         1. Total de Gastos del día anterior
         2. Clasificado por rubro - concepto, partida, monto y cuenta
         3. Posición de caja con el saldo a la fecha
         4. Acumulación de deuda por cliente, rubro, naturaleza y usuario
      6. Del Cuadre de Caja Chica Diaria al Cierre de Operaciones del día

         Nota:

         • Debe de reflejar el estado del manejo de los fondos y el saldo de apertura de la operación del día siguiente, teniendo en cuenta lo siguiente:
         1. Liquidación nominal del efectivo de inicio y cierre
         2. Liquidación documentaria de las operaciones del día
         3. Cuadre de Caja y revisado por el supervisor de la unidad
   4. De los Registros de Caja Chica
      1. De la Solicitud de Fondo

         Nota:

         • El usuario solicitará el fondo de Caja Chica para gastos varios que el importe por ocurrencia no sea mayor a s/.100.00 o en moneda extranjera y al tipo de cambio de la ocurrencia no sea mayor a s/. 100.00
         • Caso contrario, deberá ser autorizado por la unidad de finanzas.
      2. De documentos de gastos

         Nota:

         • Los documentos reembolsables por caja chica son los estipulados y aceptados por la autoridad administrativa tributaria: Facturas, Boletas de Ventas; otro documento por gastos incurridos por servicios o compras ante terceros no se recibirán como documentos liquidables de Caja chica.
         • Además, solo los descritos anteriormente desde un monto de s/1.00.
      3. De Liquidación

         Nota:

         • Liquidación o Reembolso de Caja Chica se efectuará al 70% de su fondo son: de naturaleza de tipo Manejo de Recibos de Egresos, Nota de Depósito Bancos, Control de Ingresos Varios, Notas de Crédito/Débito.
         • Instrumentos que tienen como finalidad el control de los ingresos por diferentes conceptos.
      4. Del Cuadre de Caja Chica

         Nota:

         • Los usuarios tienen la responsabilidad del registro de la información de la documentación sustentoria de los gastos teniendo en cuenta los niveles de gastos en moneda nacional o extranjera (no mayor a s/.100.00) en el sistema de Caja Chica para efectuarlo.
      5. De los Saldos de Caja

         Nota:

         • En los saldos de giro de cheques, las liquidaciones de caja o reembolso que presenten saldos de devolución en efectivo serán depositados en la cuenta respectiva y el depósito se adjuntará en la liquidación respectiva.
      6. De los Reportes

         Nota:

         • Los usuarios emitirán los reportes de Liquidación - Reembolso de Caja visada por el supervisor inmediato superior adjuntando la documentación de gasto sustentatoria.
      7. Del Reembolso de Caja

         Nota:

         • Tesorería realizará la revisión de la liquidación de Caja Chica y reembolsará el fondo correspondiente, siempre que se cumpla con lo estipulado en la presente norma - política y de alcance para todo usuario responsable de llevar fondos de Caja Chica.
      8. De la Presentación de Información
         1. Toda cuenta por pagar recibido por los usuarios debe ser rendida en un periodo no mayor a 30 días.

            Nota:

            • Pasado el tiempo indicado, se comunicará a RRHH para el descuento por planillas.
         2. Recibir las liquidaciones de Caja Chica hasta las 10 horas

            Nota:

            • Pasada la hora indicada, se recibirá en la tarde de 15 a 16 horas exacta y se registrarán en las operaciones del día siguiente.
         3. Recibir de Mesa de Partes la documentación para Tesorería los días Martes y Viernes de 15 a 16 horas.

1. Manual de Organización y Funciones
2. Código y Normas Tributaris Vigente
3. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
4. Normas de Contabilidad Interna
5. Planeamiento del Presupuesto
6. Contenido de los Estados Financieros

Nota:

• La Política de Tesorería - Cuentas por Pagar es cumplida por el personal de Tesorería y es aplicable a todos los usuarios involucrados en la operatividad de Cuentas por Pagar y que deben de guardar con los lineamientos de la presente política

Nota:

• El Manual de procedimientos de Tesorería - Cuentas por Pagar entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte de la Gerencia General.