Administración de la Información de una Unidad de Archivo

Descripción

El mapa desarrolla el concepto de administración de la información en una unidad de archivo, incluyendo la descripción de las diferentes herramientas que deben usarse y las implicaciones de una adecuada administración.
erika  plaza
Mapa Mental por erika plaza, actualizado hace más de 1 año
erika  plaza
Creado por erika plaza hace alrededor de 8 años
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Resumen del Recurso

Administración de la Información de una Unidad de Archivo
  1. Conjunto de actividades, normalizadas y coordinadas
    1. Que se ejecutan en cada unidad para controlar el proceso de producción documental
      1. En la etapa administrativa, de conservación y disponibilidad de los documentos, en cumplimiento de las funciones asignadas a la unidad
        1. Garantizando la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos
          1. Los responsables de la unidad garantizarán la custodia y conservación de los documentos hasta su transferencia
    2. La información se administra para mantener los documentos agrupados, conservados, localizados y disponibles
      1. Asegurando el control efectivo y organizado de las actividades realizadas en cada unidad
        1. Facilitando el control efectivo y organizado de los expedientes y documentos de archivo
          1. Evitando la acumulación indiscriminada de documentos en las unidades
            1. Apoyando la toma de decisiones en la unidad de archivo
              1. Garantizando el acceso a la información
              2. Herramientas para realizar la administración de la información :
                1. Clasificar: Identificación de los documentos generados por cada unidad
                  1. Reconocer el tipo de expedientes que genera cada procedimiento administrativo
                    1. crear una relación entre el documento, el creador y el contexto de la actividad en el que ha sido originado (Cruz Mundet, José, 2011)
                      1. De acuerdo a la estructura jerarquíca y al manual de funciones
                    2. Clasificar permite agrupar los documentos y expedientes que se generan en categorias o series documentales
                      1. Las series documentales son fundamentales para:
                        1. Asignar la clasificación y el código de inventario a los expedientes
                          1. Fijar el tiempo de retención y disposición final
                            1. Asignar el acceso y seguridad de los expedientes de acuerdo a su ciclo vital.
                          2. Para clasificar es preciso tener en cuenta el cuadro de clasificación de documentos de cada organización
                          3. Ordenación: Establecer un sistema de organización sea cronológico, numérico, alfabético o alfanumérico.
                            1. Dentro de las catégorias o series definidas en la clasificación
                              1. De forma que los documentos y expedientes queden ubicados física e intelectualmente dentro de su serie
                              2. La ordenación facilita las siguientes actividades:
                                1. Facilita la consulta del expediente de acuerdo a la secuencia de su trámite
                                  1. Facilita la agrupación de los documentos principales y sus anexos
                                    1. Facilita la elaboración del inventario documental y su foliación
                                      1. Facilita las transferencias documentales
                                    2. Describir: medio utilizado por el archivista para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. (Antonia Heredia, 1988).
                                      1. La descripción persigue dos objetivos:
                                        1. Dar información a los demás (Antonia Heredia, 1988).
                                          1. Facilitar el control al archivista (Antonia Heredia, 1988).
                                          2. Instrumentos utilizados en la descripción documental
                                            1. Guías: Se utiliza a nivel de fondo
                                              1. Brinda información sobre un archivo como características generales de los fondos, historia de los organismos productores, relaciones entre las secciones y las series,bibliografía, horarios de apertura y servicios.
                                              2. Inventarios: Se realiza con la intención de conocer el contenido del acervo documental
                                                1. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. (AGN,2016)
                                                2. Catálogos: permite a los usuarios conocer las series, su volumen y alcance.
                                                  1. Describe de forma ordenada y individualizada las piezas documentales de una serie, se realiza pieza por pieza.
                                                  2. Instrumentos auxiliares
                                                    1. Listas de remisión: Sirven para cederle la custodia de los documentos legales a otra persona, para elaborarlas la documentación debe estar ordenada, descrita y clasificada.
                                                      1. Posee un número de orden, la cantidad de documentos que se va a transferir, la signatura que lo ubica en el espacio físico, el contenido en el cual se escribe un pequeño resumen del documento, las fechas extremas y el número de folios.
                                                      2. Tablas de Retención Documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (AGN, 2016)
                                                        1. considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. (AGN, 2016)
                                                        2. Indices: Son una serie de listas que se refieren generalmente a palabras que aclaran nombres de personas, lugares, temas y materias.
                                                          1. Sirven de apoyo a las Guías, inventarios y catálogos.Son auxiliares de la descripción y se ordenan alfabéticamente o numéricamente.
                                                    2. Valoración documental:labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
                                                      1. identifica y analiza los procesos de la organización que contribuyen a la creación y uso de los documentos de archivo
                                                    3. Funciones de la unidad de archivo
                                                      1. Ser elemento de la memoria corporativa
                                                        1. Proveer soportes para posibles reclamaciones
                                                          1. Contribuir a la eficiencia de la empresa
                                                            1. Cumplimiento de requisitos legales y normativas
                                                              1. Preservar la historia de la organización
                                                              2. la administración hace referencia a un tratamiento integral de los documentos
                                                                1. que son objeto de herramientas técnicas y funcionales
                                                                  1. Y hacen parte de un tratamiento integral de los archivos como sistemas compuestos por recursos (financieros, personas, tecnologías, equipamientos, normas...). (Cruz Mundet, José Ramón, 2011 )
                                                                  2. la administración de documentos y archivos se entiende como:
                                                                    1. el conjunto de normas, órganos, centros y servicios, responsable de la administración eficaz de los documentos y de los archivos (Cruz Mundet, José Ramón, 2011 )
                                                                  Mostrar resumen completo Ocultar resumen completo

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