Administración de la Información de una Unidad de Archivo
Descripción
El mapa desarrolla el concepto de administración de la información en una unidad de archivo, incluyendo la descripción de las diferentes herramientas que deben usarse y las implicaciones de una adecuada administración.
Administración de la
Información de una Unidad
de Archivo
Conjunto de actividades,
normalizadas y coordinadas
Que se ejecutan en cada unidad para
controlar el proceso de producción
documental
En la etapa administrativa, de
conservación y disponibilidad
de los documentos, en
cumplimiento de las funciones
asignadas a la unidad
Garantizando la
autenticidad, fiabilidad e
integridad de los
documentos
Los responsables de
la unidad
garantizarán la
custodia y
conservación de los
documentos hasta
su transferencia
La información se administra
para mantener los
documentos agrupados,
conservados, localizados y
disponibles
Asegurando el control
efectivo y organizado
de las actividades
realizadas en cada
unidad
Facilitando el control efectivo
y organizado de los
expedientes y documentos
de archivo
Evitando la acumulación
indiscriminada de
documentos en las
unidades
Apoyando la toma de
decisiones en la
unidad de archivo
Garantizando el acceso
a la información
Herramientas para realizar la
administración de la
información :
Clasificar:
Identificación de los
documentos generados
por cada unidad
Reconocer el tipo de
expedientes que genera cada
procedimiento administrativo
crear una relación entre el
documento, el creador y el
contexto de la actividad en
el que ha sido originado
(Cruz Mundet, José, 2011)
De acuerdo a la estructura
jerarquíca y al manual de
funciones
Clasificar permite agrupar los
documentos y expedientes que se
generan en categorias o series
documentales
Las series documentales
son fundamentales para:
Asignar la clasificación y el código
de inventario a los expedientes
Fijar el tiempo de retención
y disposición final
Asignar el acceso y seguridad de
los expedientes de acuerdo a su
ciclo vital.
Para clasificar es preciso
tener en cuenta el cuadro
de clasificación de
documentos de cada
organización
Ordenación: Establecer un
sistema de organización sea
cronológico, numérico,
alfabético o alfanumérico.
Dentro de las catégorias o
series definidas en la
clasificación
De forma que los documentos y
expedientes queden ubicados
física e intelectualmente dentro
de su serie
La ordenación facilita las
siguientes actividades:
Facilita la consulta del
expediente de acuerdo a la
secuencia de su trámite
Facilita la agrupación de los
documentos principales y sus
anexos
Facilita la elaboración del
inventario documental y su
foliación
Facilita las transferencias
documentales
Describir: medio utilizado por
el archivista para obtener la
información contenida en los
documentos y ofrecerla a los
interesados en ella. (Antonia
Heredia, 1988).
La descripción
persigue dos
objetivos:
Dar información a los
demás (Antonia Heredia,
1988).
Facilitar el control al
archivista (Antonia Heredia,
1988).
Instrumentos
utilizados en la
descripción
documental
Guías: Se utiliza a nivel
de fondo
Brinda información sobre un archivo
como características generales de los
fondos, historia de los organismos
productores, relaciones entre las
secciones y las series,bibliografía, horarios
de apertura y servicios.
Inventarios: Se realiza con
la intención de conocer el
contenido del acervo
documental
Instrumento de recuperación de
información que describe de
manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo
documental. (AGN,2016)
Catálogos: permite a los usuarios
conocer las series, su volumen y
alcance.
Describe de forma ordenada y
individualizada las piezas
documentales de una serie, se
realiza pieza por pieza.
Instrumentos
auxiliares
Listas de remisión: Sirven para
cederle la custodia de los
documentos legales a otra
persona, para elaborarlas la
documentación debe estar
ordenada, descrita y clasificada.
Posee un número de orden, la cantidad
de documentos que se va a transferir, la
signatura que lo ubica en el espacio físico,
el contenido en el cual se escribe un
pequeño resumen del documento, las
fechas extremas y el número de folios.
Tablas de Retención Documental:
listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos. (AGN, 2016)
considera como el Instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de
una entidad, su necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y
preservación y que debe hacerse con ellos
una vez finalice su vigencia o utilidad. (AGN,
2016)
Indices: Son una serie de listas que se
refieren generalmente a palabras que
aclaran nombres de personas, lugares,
temas y materias.
Sirven de apoyo a las Guías,
inventarios y catálogos.Son
auxiliares de la descripción y se
ordenan alfabéticamente o
numéricamente.
Valoración documental:labor
intelectual por la cual se
denomina los valores primarios y
secundarios de los documentos,
con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes
fases del ciclo vital.
identifica y analiza los procesos de la
organización que contribuyen a la
creación y uso de los documentos de
archivo
Funciones de la unidad de
archivo
Ser elemento de la
memoria corporativa
Proveer soportes para posibles
reclamaciones
Contribuir a la eficiencia de
la empresa
Cumplimiento de requisitos
legales y normativas
Preservar la historia
de la organización
la administración hace referencia a un
tratamiento integral de los documentos
que son objeto de
herramientas técnicas y
funcionales
Y hacen parte de un tratamiento integral de los archivos como
sistemas compuestos por recursos (financieros, personas,
tecnologías, equipamientos, normas...). (Cruz Mundet, José
Ramón, 2011 )
la administración de documentos y
archivos se entiende como:
el conjunto de normas, órganos, centros y
servicios, responsable de la administración
eficaz de los documentos y de los archivos (Cruz
Mundet, José Ramón, 2011 )