Soporte material que contiene información y que tiene como fin
transmitir conocimientos permitiendo la comunicación
BIBLIOTECA
-Libros
-Publicaciones Periódicas
-Documentación de Congresos
-Bibliografías
-Catálogos
-Repertorios
-Bases de Datos
SEGÚN SU ACTIVIDAD
ECONÓMICA
PERSONALES
-Cartas
-Discursos
-Ensayos
-Diario
CONTABLES
PARTE
ADMINISTRATIVA
-Acuerdos
-Hojas de Vida
-Informes
-Leyes
PARTE
CONTABLE
-Facturas
-Recibos
-Balances
JUDICIALES
SENTENCIAS
-Juicios
-Demandas
Causas
MILITARES
-Minuta
-Autos
RELIGIOSOS
-Escritos Papales
-Bula
-Actas
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
Asunto
Fecha de Origen
Número de Origen
Emisor
Institución
Grado de Reserva
Prioridad o Tipo
Medio de Recepción
Destinatario
Responsable
Resumen del Texto
Digitalizar Imagen
Insertar Documento
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Gestiona los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones contribuyendo al
desarrollo del programa de gestión documental
MISIÓN
Hacer de los archivos
semiactivos e inactivos como
fuente de información
reflejándose el buen
desarrollo de la unidad
SERVICIOS QUE PRESTA
-Información adecuada y oportuna
-Conservar la información
-Digitalizar
-Cambio de soporte
-Implementar manuales de procedimientos
OBJETIVOS
Recibir, enviar y controlar el trámite
de las comunicaciones
empresariales, mediante fax, correo
facilitando la atención de las
solicitudes y contribuyendo a la
administración pública
FUNCIONES
Procesos de Programa de Gestión Documental
-Recepción
-Distribución Trámite
-Conservación
-Consulta de
Documentos
EL ARCHIVO
-Las empresas realizan transacciones que
originan registros en forma de facturas, pedidos
-Los documentos requieren ser
conservados ordenadamente para ser
localizados fácilmente.
-Los archivos son muy importantes, recopilan registros,
documentos.
FUNCIONES
-Reunir documentos
-Asegurar su conservación
-Asegurar su rapidez
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Documento expedido o
autorizado por funcionarios
públicos o fedatario público
PÚBLICOS
REGISTRO CIVÍL
-Partida de Nacimiento
-Acta de Defunción
-Acta de Divorcio