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Descripción
Mapa Mental por Juliana Acosta, actualizado hace más de 1 año
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Creado por Juliana Acosta
hace más de 7 años
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ISO 15489
- Buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones
- Concepto
- Tiene en cuenta la utilización
de metadatos para la gestión
de los documentos
electrónicos.
- La norma ISO 15489 estandariza la gestión de
documentos, indicando los requisitos básicos que
deben cumplir las organizaciones para que puedan
preservar el valor probatorio de sus documentos y la
recuperación de la información.
- Tiene en cuenta la utilización
de metadatos para la gestión
de los documentos
electrónicos.
- Estructura
- Parte I: Generalidades
- En resumen, esta parte es la que define los conceptos básicos, los
principios y los requisitos de la gestión de documentos en las
organizaciones.
- Para el plan de gestión
de documentos se
necesita:
- Beneficios de la gestión de documentos
- Marco reglamentario
- Política y responsabilidades
- Requisitos de la gestión de documentos
- Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos
- Procesos y controles de la gestión de documentos
- Supervisión y auditoría
- Formación
- Beneficios de la gestión de documentos
- Para el plan de gestión
de documentos se
necesita:
- En resumen, esta parte es la que define los conceptos básicos, los
principios y los requisitos de la gestión de documentos en las
organizaciones.
- Parte II: Directrices
- Esta parte hace referencia a la metodología que se debe implementar
para un sistema de gestión de documentos.
- Por otra parte
- El subcomité TC 46/SC II de ISO, está elaborando otras
normas ISO que afectan directamente a la gestión de
los documentos, entre las cuales se encuentran:
- UNE-ISO 23081-1:2008
- Principios para regular los
metadatos para la gestión
de documentos
- UNE-ISO/TS 23081-2:2008
- Marco para definir
los elementos de
metadatos
- Marco para definir
los elementos de
metadatos
- Principios para regular los
metadatos para la gestión
de documentos
- ISO/CD TR 26102
- Metodología para
desarrollar una
estrategia que
permita la
conservación de los
documentos
electrónicos a largo
plazo
- Metodología para
desarrollar una
estrategia que
permita la
conservación de los
documentos
electrónicos a largo
plazo
- ISO/TR 26122:2008
- Orientaciones
sobre el análisis de
los procesos de
trabajo en cuanto a
creación, captura y
control de los
documentos
- Orientaciones
sobre el análisis de
los procesos de
trabajo en cuanto a
creación, captura y
control de los
documentos
- UNE-ISO 23081-1:2008
- Otra normas ISO para los sistemas informáticos y aplicaciones
de la gestión de documentos son:
- ISO/TR 15801:2004
- Implementación y
operación de sistemas
para el almacenamiento
de información
electrónica
- Implementación y
operación de sistemas
para el almacenamiento
de información
electrónica
- UNE-ISO/IEC 17799:2002
- Directrices para
iniciar, implementar,
mantener y mejorar
la seguridad de la
información en una
organización
- Directrices para
iniciar, implementar,
mantener y mejorar
la seguridad de la
información en una
organización
- ISO/TR 18492:2005
- Orientaciones
metodológicas para la
preservación a largo
plazo y recuperación de
la información en
documentos electrónicos
- Orientaciones
metodológicas para la
preservación a largo
plazo y recuperación de
la información en
documentos electrónicos
- ISO 19005-1:2005
- Especifica la utilización
del formato PDF/A
permitiendo la
conservación a largo
plazo de los documentos
electrónicos
- Especifica la utilización
del formato PDF/A
permitiendo la
conservación a largo
plazo de los documentos
electrónicos
- ISO 32000-1:2008
- Proporciona
información para los
desarrolladores de
software para crear
ficheros PDF o
leerlos
- Proporciona
información para los
desarrolladores de
software para crear
ficheros PDF o
leerlos
- ISO/TR 15801:2004
- El subcomité TC 46/SC II de ISO, está elaborando otras
normas ISO que afectan directamente a la gestión de
los documentos, entre las cuales se encuentran:
- Por otra parte
- Esta parte hace referencia a la metodología que se debe implementar
para un sistema de gestión de documentos.
- Parte I: Generalidades
- Antecedentes
- En el ámbito archivístico, sigue el modelo
norteamericano "Records Management" en donde se
destaca la vida de los documentos y por el lado
australiano con el modelo "Recordskeeping" con el
principio de la continuidad de los documentos.
- En el ámbito de la
organización de empresas,
adopta los principios de
calidad y mejora continua.
- En el ámbito archivístico, sigue el modelo
norteamericano "Records Management" en donde se
destaca la vida de los documentos y por el lado
australiano con el modelo "Recordskeeping" con el
principio de la continuidad de los documentos.
- Aplicación
- Tiene como propósito que las
organizaciones tengan documentos
adecuados para:
- Que los procesos de negocio y
actividades sean eficaces
- Cumplir con el marco legal y
reglamentario
- Rendir cuentas de sus actividades
para quién le interese
- Que los procesos de negocio y
actividades sean eficaces
- El Sistema de Gestión de
Documentos tiene que
garantizar:
- Autenticidad
- Fiabilidad
- Integridad
- Disponibilidad
de los
documentos
- Autenticidad
- Tiene como propósito que las
organizaciones tengan documentos
adecuados para:
- La norma desde lo operativo
- Lleva a cabo tres
procesos
interrelacionados
- Diseño y puesta en
funcionamiento
del sistema de
gestión de
documentos
- Metodología australiana DIRKS, que consta de:
- 1) Investigación preliminar 2) Análisis de las actividades de la
organización 3) Identificación de requisitos 4) Evaluación de los
sistemas existentes 5) Identificación de las estrategias para
cumplir con los requisitos 6) Diseño del sistema de gestión de
documentos 7) Implementación del sistema de gestión de
documentos 8) Revisión posterior a la implementación
- 1) Investigación preliminar 2) Análisis de las actividades de la
organización 3) Identificación de requisitos 4) Evaluación de los
sistemas existentes 5) Identificación de las estrategias para
cumplir con los requisitos 6) Diseño del sistema de gestión de
documentos 7) Implementación del sistema de gestión de
documentos 8) Revisión posterior a la implementación
- Metodología australiana DIRKS, que consta de:
- Procesos de la gestión
de documentos
- Se dividen en 7 fases,
sobre todo en los
sistemas electrónicos
- 1) Incorporación de los
documentos 2) Registro 3)
Clasificación 4)
Almacenamiento 5) Acceso 6)
Trazabilidad 7) Disposición
- 1) Incorporación de los
documentos 2) Registro 3)
Clasificación 4)
Almacenamiento 5) Acceso 6)
Trazabilidad 7) Disposición
- Se dividen en 7 fases,
sobre todo en los
sistemas electrónicos
- Procesos de mejora
- Se llevan a cabo actividades de:
- Supervisión y control
- Formación
- Seguimiento y medición de resultados
- Para evaluar eficacia y
eficiencia del sistema
- Para evaluar eficacia y
eficiencia del sistema
- Aprendizaje
- Para identificar
mejores prácticas y
oportunidades de
mejora
- Para identificar
mejores prácticas y
oportunidades de
mejora
- Supervisión y control
- Se llevan a cabo actividades de:
- Diseño y puesta en
funcionamiento
del sistema de
gestión de
documentos
- Lleva a cabo tres
procesos
interrelacionados
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