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DECRETO 2609 DE 2012
Por el cual se
reglamenta el tituloV de
la ley 594 del 2000 y se
dictan otras
disposiciones en materia
de Gestion Documental
para todas las entidades
del Estado
- ART 18 Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades
públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos
de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su
disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y
almacenamiento de los documentos. Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en
procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el
futuro.
- ART 24; Requisitos para la presunción de autenticidad de los
documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo
establecido en las normas procesales se deben tener en
cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de
documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el
tiempo su presunción de autenticidad.
- a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el
trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se
llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios
de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición. b) Definición de los procedimientos de
protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento
y la tecnología. c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de
1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o
fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos. d) Desde el
contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es
creado. e) Formas documentale
- a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el
trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se
llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios
de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición. b) Definición de los procedimientos de
protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento
y la tecnología. c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de
1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o
fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos. d) Desde el
contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es
creado. e) Formas documentale
- Procesos de la gestión documental. La gestión documental en
las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe
comprender como mínimo los siguientes procesos.
- a)Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. b)Producción. Actividades
destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para
el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. c)Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro,
la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la
resolución de los asuntos. d)Organización. Conjunto de operaciones técnicas para d
- a)Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. b)Producción. Actividades
destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para
el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. c)Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro,
la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la
resolución de los asuntos. d)Organización. Conjunto de operaciones técnicas para d
- art 6° ; Componentes de la política de gestión
documental, Las entidades públicas deben formular
una política de gestión de documentos, constituida
por los siguientes componentes.
- a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y
electrónica de las entidades públicas. b) Conjunto de estándares para
la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología
general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información, independiente de su soporte y medio
de creación. d) Programa de gestión de información y documentos
que pueda ser aplicado en cada entidad. e) La cooperación,
articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología,
la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la
información.
- a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y
electrónica de las entidades públicas. b) Conjunto de estándares para
la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología
general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información, independiente de su soporte y medio
de creación. d) Programa de gestión de información y documentos
que pueda ser aplicado en cada entidad. e) La cooperación,
articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología,
la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la
información.
- ART 3°; RESPONSABILIDAD DE LA GESTION DE DOCUMENTOS: la
gestion de documentos esta asociada a la actividad
admiinistrativa del estado . por lo tanto es responsabilidad de los
servidores y empleados publicos asi como de los contratistas que
prestan servicios a las entidades publicas aplicar las normas que
en esta materia establezca el archivo general de la Nacion y las
respectivas entidades publicas.
- ART 2°, TIPOS DE INFORMACION,aplica a todo
tipo de informacion producida o recibida por las
entidades publicas sus dependencias o cualquier
persona inherente a la funcion de dicha en tidad
independiente del soporte o medio de registro
- EJEMPLO: documentos de archivos (fisicos o
electronicos), archivos institucionales, sistema
de informacion corporativa, s de trabajo
colaborativo, s. de admon de documentos, s, de
mensajeria electronica, portales intranet y
extranet, sistema de bases de datos, Disco duro,
servidores, discos o medios portables cintas,
videos, audio, uso de tecnologia en la nube.
- EJEMPLO: documentos de archivos (fisicos o
electronicos), archivos institucionales, sistema
de informacion corporativa, s de trabajo
colaborativo, s. de admon de documentos, s, de
mensajeria electronica, portales intranet y
extranet, sistema de bases de datos, Disco duro,
servidores, discos o medios portables cintas,
videos, audio, uso de tecnologia en la nube.
- ART 23;Características del documento electrónico de
archivo. Los documentos electrónicos dependen de su
estructura lógica más que de la física. Los documentos
generados y gestionados a través de sistemas
electrónicos deben tener como mínimo las siguientes
características.
- a)Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas
establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier
documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. b)Forma documental fija. Se define
como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del
tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación. c)Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están
vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo
del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación
documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente). d)Equivalente Funcional. Cuando se requiera
- a)Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas
establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier
documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. b)Forma documental fija. Se define
como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del
tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación. c)Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están
vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo
del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación
documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente). d)Equivalente Funcional. Cuando se requiera
- art 7; Etapas de la gestión de los documentos.
Para asegurar una adecuada gestión
documental en las entidades del Estado, se
deben tener en cuenta las siguientes etapas.
- a)Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su
identificación, formato y características. b)Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad
técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. c)Difusión.Abarca
el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.
d)Administración.Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos,
tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información.
- a)Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su
identificación, formato y características. b)Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad
técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. c)Difusión.Abarca
el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.
d)Administración.Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos,
tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información.
- ART 29:Requisitos para la preservación y conservación de los
documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido
en las normas procesales se deben tener en cuenta además los
siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de
archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la
conservación.
- a) El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. b) Se pueden
conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades
de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato. c) El proceso de conservar documentos
electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. d) Resguardar y mantener la accesibilidad
de copias auténticas de documentos de archivo digitales. e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán
durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación. f) La conservación de los
documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los
medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad d
- a) El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. b) Se pueden
conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades
de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato. c) El proceso de conservar documentos
electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. d) Resguardar y mantener la accesibilidad
de copias auténticas de documentos de archivo digitales. e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán
durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación. f) La conservación de los
documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los
medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad d
- art 1. AMBITO Y APLICACION: comprende a la
administracion publica a nivel nacional,
departamental, distrital, municipal, territorios
indigenas y todas a quellas creadas por la ley que
cumplan funciones publicas
- ART 5°; pRINCIPIOS DEL PROCESO DEL ESTADO. La
gestion de documentos de toda administracion
publica se regira por siguientes principios
- Planeacion, eficiencia, economia, control y seguimiento,, agrupacion, vinculo
archivistico, proteccion del medio ambiente , autoevaluacion, coordinacion y
acceso, cultura archivistica, modernizacion, orientacion al ciudadano, neutralidad
tecnologica, proteccion de la informacion y los datos,
- Planeacion, eficiencia, economia, control y seguimiento,, agrupacion, vinculo
archivistico, proteccion del medio ambiente , autoevaluacion, coordinacion y
acceso, cultura archivistica, modernizacion, orientacion al ciudadano, neutralidad
tecnologica, proteccion de la informacion y los datos,
- ART 8: Instrumentos archivísticos para la gestión
documental. La gestión documental en las entidades
públicas se desarrollará a partir de los siguientes
instrumentos archivísticos.
- a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El
Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). e) El
Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g) Los
bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos
documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas
de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de
acceso y seguridad aplicables a los documentos.
- a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El
Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). e) El
Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g) Los
bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos
documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas
de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de
acceso y seguridad aplicables a los documentos.
- aART 16; Generalidades del sistema de
gestión documental. Las entidades
públicas deben contar con un sistema de
gestión documental que permita.
- a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD). c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD. d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. e) Mantener la integridad de
los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. f) Permitir y facilitar el
acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad,
cuando sean requeridos. g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados
- a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD). c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD. d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. e) Mantener la integridad de
los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. f) Permitir y facilitar el
acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad,
cuando sean requeridos. g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados
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