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Acuerdo 060 de
30 de octubre
2001:
- se establecen pautas para
la administración de las
comunicaciones oficiales de
las entidades publicas y
privadas que cumplen
funciones publicas
- CONSIDERANDO: que para la adecuada
presentación de los servicios ofrecidos por
las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y privadas que cumplan
funciones públicas, es necesario establecer
pautas que hagan efectivo su cumplimiento
bajo los principios que rige la administración
pública
- ACUERDA
- Articulo primero: establecer los
lineamientos y procedimientos
que permitan a las unidades de
correspondencias de las
entidades publicas y privadas
cumplir con el programa de
gestion documental, para la
producción, distribución,
seguimiento, conservación y
consulta de los documentos.
- Articulo segundo:
DEFINICIONES( para
el cumplimiento se
definen los
siguientes
conceptos)
- Archivo electrónico,
comunicaciones oficiales,
correspondencias,
documento electrónico de
archivo, documento
original, documento
publico, radicación de
comunicaciones oficiales,
registro de
comunicaciones oficiales
- Archivo electrónico,
comunicaciones oficiales,
correspondencias,
documento electrónico de
archivo, documento
original, documento
publico, radicación de
comunicaciones oficiales,
registro de
comunicaciones oficiales
- Articulo tercero: UNIDADES DE
CORRESPONDENCIAS. Las
entidades deberán establecer de
acuerdo con su estructura, la
unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada,
los servicios de recepción,
radicacion y distribucion de sus
comunicaciones, de tal manera,
que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental y
los programas de concervacion,
integrandose a los procesos que
se llevaran en los archivos de
gestion. centrales e historicos
- Articulo cuarto. FIRMAS
RESPONSABLES: Toda
entidad debe establecer en
los manuales de
procedimientos los cargos de
los funcionarios para la firma
de la documentación con
destino interno y externo que
genere la institucion, las
unidades de correspondencia
velaran por el extrícto
cumplimiento de estas
disposiciones, radicando los
documentos que cumplan con
lo establecido.
- Articulo quinto:
PROCEDIMIENTO PARA LA
RADICACIÓN DE
DOCUMENTOS OFICIALES:
Los procedimientos para la
radicacion de
documentaciones oficiales,
velaran por la transparencia de
la actuacion administrativa,
razon por la cual, no se podra
reservar numeros de
radicacion, ni habra numeros
repetidos enmendados,
corregidos o tachados, la
numeracion sera asignada en
estricto orden de recepcion de
los documentos cuando el
usuario o peticionario presente
personalmente la
corespondencia, se le
entregara de inmediato su
copia debidamente radicada. Al
comenzar cada año, se iniciara
la radicacion concecutiva a
partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecanicos
y automatizados.
- PARAGRAFO: Cuando
existan errores en la
radicación y se anule los
numeros, se debe dejar
constancia por escrito,
con la respectiva
justificacion y firma del
jefe de la unidad de
correspondencia.
- PARAGRAFO: Cuando
existan errores en la
radicación y se anule los
numeros, se debe dejar
constancia por escrito,
con la respectiva
justificacion y firma del
jefe de la unidad de
correspondencia.
- Articulo sexto: NUMERACIÓN DE
ACTOS ADMINISTRATIVO. La
numeración de los actos administrativos
debe ser consecutiva y las oficinas
encargada de dicha actividad, se
encargara de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes
necesarios y sera responsable de que
no se reserven, taches o enmiendes
números, no se enumeren los actos
administrativos que no estén
debidamente firmados y se cumplan
todas las disposiciones establecidas
para el efecto. Si se presentan errores
en la numeración, se dejara constancia
por escrito, con la firma del jefe de la
dependencia a la cual esta asignada la
finción de numerar los actos
administrativos.
- Articulo séptimo:
COMUNICACIONES
INTERNAS: para las
comunicaciones internas
de carácter oficial, las
entidades deberán
establecer controles y
procedimientos que
permitan realizar un
adecuado seguimiento a
las mismas, utilizando los
codigos de las
dependencias, la
numeracion concecutiva y
sistemas que permitan la
consulta oportunamente,
ya sean estos, manuales o
automatizados
- Articulo octavo: CONTROL
DE COMUNICACIONES
OFICIAL. Las unidades de
correspondencia, eleboraran
planillas,formatos y controles
manuales o automatizados
que permitan certificar la
recepcion de los
documentos, por partes de
los funcionarios competentes
y dispondran de servicios de
alerta para los tiempos de
respuesta de las
comunicaciones recibidas.
- Articulo noveno:
CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL. Las entidades
son responsables por la
adecuada conservacion de su
documentacion, para ello deben
incluir en sus programas de
gestion y en sus manuales de
procedimientos, pautas que
aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de
su produccion . Asi, se requieren
adoptar las normas relativas a la
permanencia y la durabilidad de
los soportes, tales como la NTC
4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los sopertes digitales
"cartuchos de disco flexible de
90mm (3.5
pulgadas).,caracteristicas
dimencionales, fisicas y
magneticas
- Articulo décimo: COMUNICACIONES
OFICIALES RECIBIDAS. Las
comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones deberán
ser revisadas, para verificar la
compentencia. Los anexos, el destino
y los datos de origen del ciudadano o
entidad que las remite, direccion
donde se debe enviar respuesta y
asunto correspondiente a la radicacion
del mismo. PARAGRAFO: Cuando una
comunicacion no este firmada ni
presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se
considera anonima y debera ser
remitida sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se determinaran
las acciones a seguir
- Articulo décimo primero:
COMUNICACIONES OFICIALES
ENVIADAS. Las comunicaciones
oficiales enviadas en soporte
papel, se elaboraran en original y
en máximo dos copias,
remitiéndose el original al
destinatario, la primera copia a
la serie respectivamente de la
oficina que genera el documento
teniendo en cuenta los anexos
correspondiente y la segunda
copia reposara en el
consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo
establecido en su tabla de
retención documental. En los
casos en los cuales haya varios
destinatarios, se elaboraran
igual cantidad de copias
adicionales.
- Articulo décimo sugundo:
COMUNICACIONES OFICIALES VIA
FAX: Las comunicaciones recibidas y
enviadas por este medio, se
tramitaran, teniendo en cuenta la
informacion que forma parte integral
de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para
la respectiva radicación en la unidad
de correspondencia, a la cual se
encargara de dar los lineamientos
para el control y establecer los
procedimientos adecuados para su
administración. las entidades que
utilizan para la impresión el fax, papel
quimico, deberan reproducir este
documento sobre papel que garantice
su permanencia y durabilidad.
- Articulo décimo tercero:
COMUNICACIONES
OFICIALES POR CORREO
ELECTRONICO. Las entidades
que dispongan de internet y
servicios de correo
electrónico, reglamentaran su
utilizacion y asignaran
responsabilidades de
acuerdo con la cantidad de
cuentas habilitadas. En todo
caso, las unidades de
correspondencias tendrán el
control de los miismos,
garantizando el seguimiento
de las comunicaciones
oficiales recibidas y
enviadas. Para los efectos de
acceso y uso de los
mensajes de datos del
comercio electronico y de las
firmas digitales se deben
atender las dispociciones de
la ley 527 de 1999 y demas
normas realcionadas
- Articulo décimo cuarto:
IMAGEN CORPORATIVA:
Con el propósito de reflejar
una adecuada imagen
corporativa, las entidades
establecerán en sus
manuales de
procedimientos, la manera
de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros
teniendo en cuenta las
normas ICONTEC, existente
para el efecto. La leyenda
de pie de pagina debe
contener, la direccion, el
numero del conmutador, el
numero de fax, la direccion
de la pagina web y la
direccion del correo
electronico de la entidad
- Articulo décimo quinto:
HORARIO DE
ATENCION AL
PUBLICO. Todas las
unidades de
correspondencia
informarán el horario de
atencion al publico en
un lugar visible y de
fácil acceso para los
ciudadanos.
- Articulo décimo sexto: El presente Acuerdo rige
a partir de su expedicion PUBLIQUESE Y
CÚMPLASE.
- Articulo primero: establecer los
lineamientos y procedimientos
que permitan a las unidades de
correspondencias de las
entidades publicas y privadas
cumplir con el programa de
gestion documental, para la
producción, distribución,
seguimiento, conservación y
consulta de los documentos.
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