Conceptos, Características y Herramientas claves para la comunicación oral y escrita de las relaciones interpersonales en las organizaciones

COMUNICACIÓN ORAL
1. CONCEPTO: Trasmisión de un mensaje mediante la lengua hablada.
2. CARACTERÍSTICAS
  1. La voz es el elemento básico de la comunicación.
  2. Si el mensaje no es grabado, no se pueden hacer comprobaciones posteriores a su emisión
  3. El sentido del mensaje depende de distintos factores.
  4. El mensaje, aunque sea el mismo, puede ser captado de manera diferente.
  5. A menos que se grabe, el mensaje caduca.
  6. La comunicación oral permite el feedback o retroalimentación de manera inmediata.
  7. Se puede rectificar el mensaje en el mismo momento en que se emite.
3. TIPOS DE COMUNICACIÓN ORAL
  1. Comunicación No Verbal
    1. Es aquella que no utiliza ningún signo lingüistico a la hora de realizar el acto comunicativo. aunque no es muy usual es importante dentro de los tipos de comunicación.
  2. Comunicación Verbal y no verbal en la comunicación presencial
    1. Tener en cuenta los principios de la comunicación verbal y a los aspectos más relevantes de la comunicación no verbal, hay que seguir unas pautas de comportamiento, normas de conversación, escucha y saber tratar objeciones, quejas y reclamaciones.
  3. Comunicación Telefónica
    1. En la actualidad, el teléfono es una herramienta indispensable para cualquier empresa. La comunicación telefónica de calidad en las empresas es una necesidad, ya que los clientes tienden a usar el teléfono por la comodidad que ello les reporta para realizar sus gestiones. Realizar una comunicación telefónica eficaz, supone beneficiar la imagen de la empresa.
  4. Normas de seguridad, registro y confidencialidad
    1. En la actualidad, la normativa que regula con carácter general la materia de seguridad, registro y confidencialidad de la información y la comunicación es la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), que tiene por objeto garantizar y proteger los datos de carácter personal, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, fundamentalmente su honor, intimidad y privacidad familiar y personal.
COMUNICACIÓN ESCRITA
1. CONCEPTO: El mensaje constituye la unidad esencial en la comunicación. El mensaje escrito es el conjunto de signos que el emisor redacta para posteriormente trasmitir al receptor.
2. CARACTERÍSTICAS
  1. Breve y conciso
    1. el mensaje debe ser breve, usando solo las palabras necesarias para su comprensión, teniendo en cuenta las pautas gramaticales.
  2. Claridad en el contenido del mensaje:
    1. En todo momento, hay que procurar que el mensaje no dé pie a varias interpretaciones. Ello se consigue a través del uso de palabras y expresiones sencillas y concretas. El mensaje debe llevar un orden y hacer uso de las normas gramaticales.
  3. Eficaz
    1. el fin del contenido del mensaje es que llegue al receptor de la forma que el emisor ha deseado.
  4. Natural
    1. Es importante que el contenido del mensaje esté escrito con la lengua habitual, sin necesidad de usar palabras rebuscadas.
  5. Cortés
    1. La cortesía es importante, ya que hace alusión al trato atento y respetuoso que se ha de tener al receptor.
3. TIPOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA
  1. INTERNA
    1. La comunicación escrita interna agrupa todos aquellos documentos cuyo origen y destino es la propia empresa.
    2. Convocatorias
    3. Actas
    4. Autorizaciones
    5. Avisos y Anuncios
    6. Boletines y Revistas
    7. Memorias
    8. Nota Interior
    9. Solicitud
  2. EXTERNAS
    1. Anuncios
    2. Tarjetas
    3. Invitaciones
    4. Saluda
    5. La comunicación escrita externa engloba todos aquellos documentos que relacionan a la empresa con el entorno externo

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