Anfrage

Anfrage

Gründe
1.  Konkreter Bedarf, zukünftiger, zu erwartender Bedarf  Neues Produkt  Kritisches Produkt  Steigende Preise  Neuer Vertrag (z.B. Rahmenvertrag, Abrufvertrag)  Erwarteter/geplanter Mehrbedarf bei bereits verwendeten Materialien  Make or Buy Entscheidungen  Preisvergleiche  Wertanalytische Untersuchungen  Beabsichtigter/notwendiger Lieferantenwechsel  Innovationsanfragen  Neue Einkaufsstrategien, neue Unternehmensstrategien  Veränderte Marktverhältnisse (Volumen, Techniken etc)
  1. zu beachten
    1. Richtiges Timing!
    2. Anfragen dürfen weder zu früh noch zu spät erfolgen
  2. typische Fehler
    1. zu knapp bemessene Fristen für die Angebotsabgabe
    2. Angebotsprüfung / Beurteilung / vergleich unter Zeitdruck
Kriterien
1.  Zahl der Anfragen (Anfrageintensität)  Vorgeschriebene Mindest-/Höchstzahl einzuholender Angebote (EK-Richtlinie)  Marktsituation/Marktform  Bedarfswert (ABC-Analyse)  Art des Bedarfs (einmaliger, laufender oder Neubedarf)  Marktkenntnis des Einkaufs  Dringlichkeit des Bedarfs
  1. Mindestzahl
    1. verhindert u.U. situationsgerechtes Handeln des Einkäufers
  2. Richtzahl
    1. zweckmäßigste Lösung
  3. Höchstzahl
    1. wirtschaftliche Obergrenze, aber Gefahr unvollständiger Markterkundung
  4. Anwendung des ökonomischen Prinzips bei der Anfragetätigkeit:
    1. Die erforderliche Marktübersicht mit einem Minimum an Aufwand oder
    2. mit einem bestimmten Aufwand ein Maximum an Markttransparenz erzielen
Form der Anfrage
1.  Es gibt keinerlei Formvorschriften  Anfragen können telefonisch, mündlich, per Fax etc. erfolgen  Aufgrund der Rechtssicherheit und des Nachweises überwiegend in schriftlicher Form  Meist erfolgt die Einkaufsvorbereitung und –abwicklung IT-gestützt (Ablaufvereinfachung, Verkürzung der internen Durchlaufzeiten)  Durch zweckdienliche Gestaltung der Bedarfsmeldung kann die Bedarfsbeschreibung sowohl für eine Anfrage als auch für eine weitere Bestellung genutzt werden  Häufig ist eine Anfrage als vorgegebenes Formular oder als Eingabemaske bei elektronischen Anfragen einer Einkaufsplattform vorgegeben
2.  Ein Anfrage ist rechtlich unverbindlich !  Sie ist keine Willenserklärung im Sinne z.B. eines Kaufvertrages (zwei übereinstimmende Willenserklärung
Inhalt
1.  Genaue Bezeichnung der Materialart/Spezifikation  Genaue Qualitätsanforderungen  Materialnummer  Hinweis auf innerbetriebliche Vorschriften oder Normen  Menge, Mengeneinheit, in der geliefert werden soll  Bedarfszeitraum  (Preis pro Mengeneinheit, geforderte Preisstellung)  Zahlungsbedingungen  Genaue Angabe des Liefertermins  Frist für Angebotsabgabe (Abgabetermin)  Aufforderung zur Abgabe eines kostenloses und für den Anfragenden unverbindlichen Angebots  Frage, wie lange sich der Anbieter an das Angebot gebunden hält
2.  Atteste, Prüfvorschriften, Zertifikate  Versand- und Verpackungsvorschriften  Rückgabe von Verpackung und deren Gutschrift  Angaben über Lieferort, Abladestelle  Beifügung von Mustern, Modellen, Zeichnungen, Proben, Analysen  Vertrauliche Behandlung von Zeichnungen und sonstigen Unterlagen  Angabe des Anfragegrundes  Einkaufsbedingungen als Anlage bzw. auf Formularrückseite  Aufgliederung des Angebote nach Preisen für Teilleistungen = partielle Anfrage
3. Außerdem
  1. Eigene Einakufsbedingungen als Anlage
partielle Anfrage
1.  Auflösung des Gesamtumfanges einer Anfrage in Teilpositionen, die einzeln angeboten werden  Beispiele : bei Bauleistungen oder Investitionsgütern sowie Trennung von Material und Leistung  Instrument zur Preisfindung  Günstigste Teilleistungen  Günstigster Gesamtpreis als Zielpreis bzw. als zu verhandelnder Preis
Simultaneous Engineering Vefahren
1.  Gelegentlich auch als Advanced Purchasing bezeichnet  Frühzeitige Einbindung des Know-how des Lieferanten in den Produktentwicklungsprozess  Unter Umständen sogar zeitweise Abstellen von Fachkräften des Lieferanten an den Kunden (resident Engineering)  Anspruchsvolle Aufgabe für den Einkäufer bei der Gestaltung der Anfrage- und Vertragsgestaltungsprozesses  Gefahr der monopolartigen Stellung eines Lieferanten
Unbefriedigende Ergebnisse der Anfragetätigkeit haben ihre Ursachen vielfach in folgenden Umständen
1.  Unpräzise Bedarfsbeschreibung  Ungenügende Kenntnis des Produktionsprogramms des Lieferanten  Frustrierte Lieferanten durch Bevorzugung von „Hoflieferanten“ in der Vergangenheit  Unkenntnis der Einkäufer über den für ein Angebot vom Lieferanten zu tätigenden Aufwand (u.a. Zeitaufwand)
Gestaltung und Aufbau der Anfrage
1. Drei Möglichkeiten
  1. Anfragen, die so gestaltet sind, dass der Aufbau der Angebote bis ein Einzelheiten vorgegeben ist (z.B. Leistungsverzeichnis)
  2. Anfragen, in den lediglich ein bestimmter Rahmen vorgegeben ist, der dann auch den Aufbau der Angebote bestimmt (z.B. Preisaufbau getrennt nach Teilleistungen)
  3. Anfragen, bei denen dem Anbieter bei der Gestaltung der Angebote völlig freie Hand gelassen wird
Anfragen bei Entsorgungsverträgen
1.  Umwelt- und Ressourcenschonung als Aufgabe des Einkaufs  Möglichst Einkauf von Produkten ohne Entsorgungsproblemen bzw. Regelung der Entsorgung bereits bei der Vertragsgestaltung  Beachtung der gesetzlichen Auflagen und Vorschriften bei Vertragsabschluss mit Entsorgungsfachbetrieben  Vgl. auch Thema 6.4.5 und 7.3.2  Abfallgesetz  Abfallbestimmungsverordnung  Katalog der besonders überwachungsbedürftigen Abfälle  Gefahrgutgesetz  Empfehlenswert ist, sowohl mit dem Spediteur als auch mit dem Entsorgungsunternehmen einen Vertrag abzuschließen, der ausdrücklich auf die entsprechenden Gesetze hinweist

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