Documentos contables, comerciales y titulos valores

Documentos contables, comerciales y titulos valores

1. ¿Que son documentos?

   • En el mundo comercial es permitir la construccion de una contabilidad que brinda de hechos economicos
     • Los documentos que se manejan en una entidad son:
       • Documentos contables
         • Son los documentos que soportan una transaccion comercial
           • Entre ellos se encuentran:
             • Factura electronica, nomina, extractos bancarios, consignaciones bancarias, entre otras
       • Docuementos no contables
         • Permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil
           • Ejemplos de documentos no contables:
             • Cotizacion, pedido y remision

2. Titulos valores

   • Documentos comerciales regidos por el codigo de comercio y el codigo civil colombiano
     • Ejemplos de titulo de valores
       • Letra de cambio, cheque y el pagare
         • En la clasificacion de titulo de valores se encuentra:
           • Titulo valores a la orden
             • Se transfiere la responsabilidad de pago a una persona a otra sin interesar quien es el que porte el documento
               • Ejemplo: la letra de cambio y el pagare
           • Titulo al portador
             • El reconocimiento se hace a quien ostente el titulo
               • Ejemplo: los cheques al portador, poco usados por tema de seguridad
           • Titulo valores nominativos
             • Estos titulos son expedidos a favor de una determinada persona
               • En el codigo de comercio se determina que la persona que gira o transifere el titulo debe realizar la inscripcion

3. Archivo y conservacion de documentos

   • Las empresas desarrollan medidas de conservacion para asegurar la integridad de los documentos que reposan en el archivo
     • Ley general de archivos
       • Se aprobo la ley 594 del 2002, estableciendo los criterios para conservar documentos
         • Consecutivo, cronologico por asuntos
           • Hace referencia a una distribucion acorde con fechas, años, mes y dias. Es importante en la categorizacion de expedientes
             • Tabla de retencion documental
               • Son listados con tipos de documentos en donde se establece el tiempo que debe permanecer un docuemnto archivado en diferentes etapas del ciclo vital del documento
                 • Sistema de gestion elecetronica de documentos
                   • Cada vez que progresan las tecnologias, se aplican al control documental de la informacion

4. Libros contables

   • Estan conformados por comprobantes de contabilidad base para la elaboracion de estados financieros
     • Los libros de contabilidad deben respetar los principios basicos de contabilidad
       • Dentro de los libros que se deben diligenciar y presentar se encuentran:
         • Libro diario, de mayor y balances, registro social, auxiliares, entre otros
           • Sistema de gestion documental emitido por el enter regulador
             • Con el objetivo de mantener organizados los archivos en el sector privado
               • Enfocada basicamente en la organizacion de:
                 • Tablas de retencion documental, programa de gestion documental, entre otras

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