Einkaufsabwicklung

Einkaufsabwicklung

Bestellung
1. Willenserklärung, bestimmte Güter zu den angegebenen Bedingungen zu kaufen
2. schriftlich oder mündlich
  1. Aus rechtlichen Gründen ist die schriftliche Bestellung zu bevorzugen
3. rechtswirksamer Vertrag entsteht durch Antrag und Annahme, 2 übereinstimmende Willenserklärungen
Inhalt
1. Materialbeschaffenheit
  1.  Beschreibung durch allgemein verbindliche Qualitätsbezeichnungen  Festlegen von Normen und Typen  Kauf nach Probe (Eigenschaften des Musters gelten als vereinbart)  Bei fehlender Qualitätsfestlegung muss der Lieferant Ware mittlerer Art und Güte liefern
2. Spezifikation, Auftragsumfang (speziell beim Werkvertrag)
  1.  Gemäß DIN 69905 beschreibt das Lastenheft die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages  Das Lastenheft kann der Auftraggeber in einer Ausschreibung verwenden und an mehrere mögliche Auftragnehmer verschicken  Mögliche Auftragnehmer erstellen auf Grundlage des Lastenheftes ein Pflichtenheft (DIN 66905, VDI 2519), welches in konkreter Form beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen im Lastenheft zu lösen gedenkt  Der Auftraggeber wählt dann aus den Vorschlägen den für ihn geeignetsten aus und genehmigt ihn als Vorgabe für die Realisierung des Auftrages
3. Menge
  1.  Genaue oder ungenaue Maßangabe  Mengeneinheit, Verpackungseinheit  Teillieferung
4. Verpackung
  1.  Vgl. Einstandspreis (Verpackung als Teil der Bezugskosten)  Verpackungskosten einzeln ausgewiesen  Unterschiedliche Berechnung der Verpackungskosten  Pfand, Rückgabe, Selbstkostenpreis
5. Erfüllungszeit
  1.  Zeit, zu welcher der Lieferant liefern soll  Verschiedene Vereinbarungen möglich – Abruf, Sukzessiv-Lieferung, Rahmenvertrag, Fixgeschäft
6. Erfüllungsort
  1.  Der Ort, an dem die Materialabgabe stattfindet
7. Preis
  1.  Einstandspreis (Preis pro Mengeneinheit minus Rabatte, Boni, Skonti plus Zuschläge wie Mindermengen- oder Legierungszuschläge plus Bezugskosten wie Verpackung, Fracht, Versicherung)  Fester Preis, Preisgleitklauseln, Tagespreis, unbestimmter Preis  Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen  Einige der Vereinbarungen sind oft in den allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten
8. Basisinhalte der Bestellung
  1.  Aufforderung zur Lieferung oder zur Leistung  Name und Anschrift des Bestellers  Name und Anschrift des Lieferanten  Beschreibung der Waren oder Leistungen  Liefertermin  Bestimmungsort
Ablauf der Bestellung
1. Prozess des Einkaufsvorganges
  1.  Bedarfsmeldung  Anfragen  Angebotsbearbeitung/vergleich  Vergabeverhandlungen  Bestellentscheidung  Bestellung  Auftragsbestätigung  Überwachung der Lieferung durch Terminsicherung und Terminkontrolle zur Einhaltung des Liefertermins
2. Die Bestellung ist an keine bestimmte Form gebunden
  1.  Auch mündliche Bestellungen sind rechtsgültig  Mündliche Bestellungen, wenn der Sach- oder Zeitaufwand größer ist, als das Fehlerrisiko eingeschätzt wird, oder wenn die Waren schneller benötigt werden  Die Schriftform ist grundsätzlich vorzuziehen, da die Rechte und Pflichten die Eindeutigkeit der Beschreibung von Leistungen und Gegenleistungen und das Vorhandensein der Belege dauerhaft sichergestellt werden müssen oder einer der Vertragspartner dies verlangt  Der zeitliche und finanzielle Aufwand für das Erstellen einer Bestellung verlangt diesen administrativen Aufwand sachlich und wirtschaftlich zu optimieren
3. Bei der Bestellung ist eine rationelle Vereinheitlichung der Formulare und Vorgänge anzustreben
Möglichkeit zur Optimierung des Bestellprozesses
1.  Zusammenfassen von Mengen und verschiedenen Artikeln eines Lieferers  Sammelbestellungen  Festlegen von Mindestbestellwerten  Rahmen/Abrufverträge schließen  Reduzierung der Lieferantenanzahl  Verlagerung der Disposition- und Bevorratungsfunktion auf die Lieferanten  Elektronische Datenübertragung
Ohne Antrag und Annahme entsteht kein Vertrag
1.  Angebot und Bestellung  Bestellung und Auftragsbestätigung  Auftragsbestätigung und Annahme der Lieferung  Lieferung und Lieferungsannahme
Auftragsbestätigung
1.  Anerkennung oder ggf. Ergänzung oder Änderung der Inhalte der Bestellung durch den Lieferanten  Sicherheit für den Einkäufer, dass Bestellung erhalten wurde und ausgeführt wird, Differenzen werden sichtbar  Annahme der Bestellung (Antrag)  Angebot + Bestellung (Inhalte widersprechen sich nicht)  AB rechtlich nicht erforderlich !
2.  In der Praxis werden den AB´s meist nicht widersprochen, wenn die wesentlichen sachlichen Inhalte wie Art, Preis, Menge, Termin übereinstimmen oder akzeptiert werden können  Die widersprechenden Geschäftsbedingungen werden sehr oft ignoriert, weil die pragmatisch-kaufmännischen Aspekte und der Einigungswille dominieren  Wenn Unsicherheiten zu vermeiden sind, sollten Ab´s regelmäßig verlangt und geprüft werden und wenn notwendig sollte nachverhandelt werden
Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
1.  Praktische Bedeutung bei mündlichen Verhandlungen  Die Vereinbarten Rechte und Pflichten werden schriftlich festgehalten  Der Verfasser eine kaufmännischen Bestätigungsschreibens setzt regelmäßig das Einverständnis des Partners voraus  Während Stillschweigen auf einen Antrag keine Annahme bedeutet, es sei denn, sie wird stillschweigend durch schlüssiges (konkludentes) Handeln begründet, gilt für das kaufmännische Bestätigungsschreiben Schweigen des Empfängers als Annahme
Terminsicherung und Kontrolle der Vertragserfüllung sowie Folgemaßnahmen
1.  Vgl. Thema Recht  Vgl. Terminsicherung und Kontrolle (siehe Terminmanagement)
Transport und Lagerwirtschaft (vgl. Thema 2 und 7)
1.  Lagerfunktionen  Einlagerung
Berücksichtigung der Kreislaufwirtschaft (vgl. 6.4.5)
1.  Prozess der Versorgung und Entsorgung  Abfallmanagement

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