Terminmanagement

Terminmanagement

Allgemein
1. unsicherheiten
  1. Bedarf und Planung, Vorräte und Bestandsführung, Beschaffung und Logistik, Lieferant
2. Ziel
  1. termingemäße Sicherung von Lieferungen und Leistungen, Erreichung einer hohen Lieferzuverlässigkeit
3. Definition
  1. System der Planung, Organisation und Kontrolle mit Maßnahmen zur Vermeidung von Lieferstörungen
Projektcontrolling bei der Beschaffung von komplexeren Investitionsgütern und Projekten
1. Regelmäßige Feststellung von
  1. Ist- und Soll-Werten
  2. Änderungen und relevanten Ereignissen
  3. Aktuellen Ergebnissen
  4. Abweichungen
  5. Leistungsstörungen
2. Ziel
  1. Kosten- und Leistungsfortschritte überschaubar und nachvollziehbar zu machen, auf Störungen frühzeitig zu reagieren
Aufgaben und Instrumente
1.  Festlegung von verpflichteten Vereinbarungen  Gemeinschaftliche Koordination der Vorgänge  Überwachung nach Meilensteinen  Gemeinsame Projekt- und Statusbesprechungen  Berichte und Mitteilungen
Terminüberwachung
1. Ziele
  1.  Unterstützung der Leistungs- und Liefervorgaben  Frühzeitige Erkennung von Fehlentwicklungen  Vermeidung von Abweichungen  Rechtzeitiger Einsatz vorbeugender Maßnahmen
Voraussetzungen
1.  Realistische nach Datum bestimmte Liefertermine vorgeben und vereinbaren  Auftragsbestätigungen verlangen, prüfen und ggf. nachverhandeln  Bedarfstermine aktualisieren und Liefertermine nachziehen  Lieferungen nur dann forcieren, wenn die Waren auch sofort gebraucht werden  Beschaffungsalternativen suchen oder die eigenen Dispositionen anpassen  Mündliche Vereinbarungen notieren und ggf. bestätigen lassen
Pragmatische Ansätze der Terminsicherung
1.  Nicht abwarten, bis der Bedarfsträger reklamiert (Initiative beim Einkäufer, Information durch die Betriebe über die Betriebsabläufe und Information der Betriebe über die Marktgegebenheiten)  Terminvorgaben, die kürzer als die Lieferzeit sind, überprüfen (Betriebsnotwendiger Bedarfstermin, Notwendigkeit des Einsatzes für meist kostspielige Sondermaßnahmen)  Meilensteine vereinbaren, besonders bei Gütern mit langen Entwicklungs-, Produktions-, und Lieferzeiten sollen messbare Arbeitsschritte definiert, terminiert, vereinbart und überprüft werden)
2.  Termin bzw. Leistungssicherungen vereinbaren, für Bestellungen mit hohem Leistungs-, Verzugs- oder Störungsrisiken sollen Sicherheiten und ggf. Vertragsstrafen vereinbart werden  Terminüberschreitungen sanktionieren (Strafandrohung), Schäden oder Nachteile, die vom Lieferanten zu vertreten sind, sind auch von ihm auszugleichen  Lieferanten in den Betrieb einladen, drohender Verzug und seine Folgen können im direkten Gespräch vor Ort verdeutlicht werden  Den Lieferanten besuchen, Maßnahmen sachlich besprechen und gemeinsam vereinbaren
3.  Unterstützung bei der Beschaffung von Vormaterial anbieten, Alternativen nennen, Beistellungen veranlassen  Liefererfüllungsgrad des Lieferanten ermitteln und als Argument verwenden
Mahn- und Frühwarnsysteme
1. Terminsicherung
  1.  Vorzeitige schriftliche Fälligkeitshinweise an die Lieferanten mit Aufforderung zur Bestätigung (Sorgfaltspflicht des Lieferanten)  Bei Auftragsvergabe Hinweis auf die vertragliche und gesetzliche Pflicht des Lieferanten, kritische Entwicklungen rechtzeitig mitzuteilen  Zeitlich aufeinander folgende Liefermahnungen  Fälligkeits- oder Rückstandsprotokolle  Problem : Standardisierte und schriftliche Liefermahnungen haben den Mangel, dass ihnen allgemein eine geringere Dringlichkeit unterstellt wird
2. Kommunikationsmittel
  1.  Standardisierte Mahnschreiben  Individuell verfasste Briefe  Faxmitteilungen  Telefonische Anforderungen  Maschinelle Datenübertragung  Persönliche Besuche  Eingesetzt je nach Dringlichkeit und Bedeutung
3. Voraussetzung für ein effizientes Frühwarnsystem
  1.  Vorgegebene und forcierte Termine entsprechen dem wirklichen Bedarf  Glaubwürdigkeit der Argumentation des Einkäufers  Pragmatischer, wirtschaftlicher und fallspezifischer Einsatz der Maßnahmen  Sicherung der Lieferzuverlässigkeit, indem eine kommunikative Beziehung mit dem Lieferanten hergestellt wird, die von gegenseitigem Respekt und Verständnis getragen und leistungsorientiert ausgeführt wird
4. Terminsicherung AM und NACH Fälligkeit
  1. Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Liefertermine, Rettung überfälliger oder gefährdeter Liefertermine
    1.  Überwiegend Routinecharakter  Ggf. Terminbüro, zentrale Mahn- und Kontrollstelle  Schaffung einer geeigneten Ablauforganisation (EDV)  Erfassung überfälliger Bestellungen durch DV-System  Mahnungen (rechtlicher Druck, in Verzug setzen, rechtliche Ansprüche), negative Lieferantenbeurteilung
5. Terminsicherung VOR Fälligkeit
  1. Bemühen, Terminüberschreitung durch planerische oder strategische Maßnahmen schon im Vorfeld der Bestellung auszuschalten
    1.  Terminerinnerungen (Zeit, Kosten)  Vereinbarung von Vertragsstrafen (Druckmittel)  Meilensteinpläne (Vereinbarung eindeutiger Terminpläne zur Überprüfung des konkreten Fertigungsstandes)  Verbesserung des Informationsaustausches im eigenen Unternehmen (späte Bedarfsmeldungen, Änderungen im Absatz- und Produktionsprogramm, Änderungen im Beschaffungsmarkt)
Terminsicherungsmaßnahmen
1.  Suche und Berücksichtigung termintreuer Lieferanten durch entsprechende Bewertung im Angebotsvergleich  Gezielte Maßnahmen der Lieferanten- und Kontraktpolitik (z.B. Lieferantenerziehung, partnerschaftliche Beziehungen, Multiple Sourcing, kooperative Vorratshaltung wie Konsignationslager, Vertragsgestaltung etwa Abrufverträge, genaue Liefertermine, Konventionalstrafen)

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