LA ORGANIZACIÓN

LA ORGANIZACIÓN

INTRODUCCIÓN
1. Se trata de organizar dentro de la empresa a los recursos humanos y a los recursos materiales para procesar y ejecutar las actividades planificadas
  1. Sostenemos que organizar los recursos humanos dentro de un ente público o privado significa asignar tareas administrativas o productivas a dichos recursos humanos, reconocerles autoridad para que puedan realizar sus tareas con soltura y con solvencia, finalmente hacerlas conocer las responsabilidades (sanciones).
2. El organizar los recursos materiales dentro de una institución o una empresa privada o pública, significa darles una ubicación funcional a dichos materiales
  1. O sea ubicar en primer lugar los materiales de tal manera que todos los materiales que necesitamos para el trabajo productivo, estén ubicados todos ju tos a la mano o al alcance de los recursos humanos
¿QUÉ ES LA ORGANIZACIÓN?
1. La organización es el proceso para comprometer a dos o más personas para que trabajen juntas de manera estructurad, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
  1. Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización.
2. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la organización. La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.
CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
1. CONCEPTO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
  1. Stoner y, otros señalan que la departamentalización, es: “el agrupar en departamentos aquellas actividades laborales que se parecen y se relacionan de manera lógica
    1. Otro concepto de departamentalización según los autores citados, sería el hecho de: “agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene relación lógica
2. Los administradores de empresas, preparan o realizan un organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo.
  1. En un organigrama, los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales que llamamos departamentos.
    1. Entonces la departamentalización es resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a qué actividades laborales, una vez que han sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos “parecidos”.
3. La especialización en la organización se puede dar en dos sentidos: vertical y horizontal:
  1. La especialización vertical ocurre cuando una organización siente la necesidad de aumentar la calidad de la supervisión o dirección incrementando los niveles jerárquicos de la estructura.
    1. La especialización vertical se caracteriza siempre por el crecimiento vertical del organigrama; es decir por el aumento de la cantidad de niveles jerárquicos.
  2. La especialización horizontal, se caracteriza: por la tendencia a crear departamentos, por el crecimiento horizontal o departamentalización; se da cuando en una organización se verifica se prueba la necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia, y la calidad del trabajo en si.
    1. La especialización horizontal se hace a costa de un mayor número de órganos especializados, a un mismo nivel jerárquico, cada cual, en su tarea, a este proceso también s e lo llama proceso funcional.
4. TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
  1. La departamentalización se entiende como el medio para obtener homogeneidad en las tareas de cada órgano, se logra cuando se reúnen en la misma unidad
    1. Entonces los cuatro factores de la departamentalización a decir de Gulick, citado por Idalberto Chiavenato, serían:
      1. 1. Organización por objetivo: de acuerdo con el producto o servicio.
      2. 2. Organización por proceso: de acuerdo con la función o tipo de trabajo a desempeñar.
      3. 3. Organización por clientela: de acuerdo por el tipo de personas para quienes se ejecuta el trabajo
      4. 4. Organización por área geográfica: de acuerdo con la ubicación atendida por la organización y/o donde se realiza el trabajo.
    2. Los tipos de departamentalización según la teoría clásica son:
      1. 1. Departamentalización por funciones; consiste en el agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales que desarrollan en una empresa.
      2. 2. por productos o servicios; Involucra la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con el resultado de la organización, de acuerdo con el producto fabricado o el servicio prestado.
      3. 3. por localización geográfica, territorial o regional. Pretende la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con la localización en donde se ejecutará el trabajo o del área de mercado que servirá la empresa
      4. 4. por clientes; conlleva la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo
      5. 5. por fases del proceso o por procesamiento o, incluso por equipos o tipos de maquinaria, se utiliza en las empresas industriales, en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones.
      6. 6. por proyectos; implica la diferenciación y el agrupamiento de actividades de acuerdo con los productos y resultados (outputs) relativos a uno o varios proyectos de la empresa.
        Se utiliza en empresas de gran envergadura, donde se exige gran concentración de recursos y prolongado tiempo para su producción
SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN
1. LA ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
  1. LA ORGANIZACIÓN FORMAL
    1. La teoría clásica dio énfasis a la estructura de la organización formal, decir a: la división del trabajo, la especialización, la jerarquía de los niveles en la organización, la autoridad, la responsabilidad, la coordinación.
      1. La organización formal consta de un cierto número de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama que hacen énfasis en las funciones y en las tareas
        En consecuencia, la organización formal comprende la estructura organizacional, las rutinas y procedimientos, todos los aspectos que explican cómo pretende la organización que sean las relaciones entre sus órganos, los cargos y quienes los desempeñan
        CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL O RACIONAL.
        Las principales características de una organización formal son:
        1. División del trabajo. 2. Especialización. 3. Jerarquía. 4. Distribución de la autoridad y de la responsabilidad.
  2. ORGANIZACIÓN INFORMAL
    1. La organización informal o natural es el conjunto de interacciones y de relaciones que se establecen entre los diversos elementos humanos combinados en una organización
      1. En la organización informal o natural existen procesos espontáneos de evolución social que se dan en el seno de toda actividad humana organizada y se caracterizan porque no tiene objetivos determinados conscientes y precisos.
        CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL
        Relación de cohesión o antagonismo
        Estatus
        Colaboración espontánea
        Posibilidad de oposición a la organización formal
        Patrones de relaciones y actitudes
        Cambios de nivel y alteraciones de los grupos informales
        La organización informal trasciende a la organización formal
        Estándares de desempeño en los grupos informales.
        ORÍGENES DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL
        Los intereses comunes que se desarrollan en cierto número de personas.
        La interacción provocada por la propia organización informal.
        La fluctuación del personal dentro de la propia empresa.
        Los periodos de descanso denominados tiempos libres.
CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN ADMINISTRATIVA
1. La centralización, es la sistemática y consistente concentración o reservación de autoridad en un nivel jerárquico particular
  1. Descentralización se refiere al esfuerzo sistemático de delegar a los niveles más bajos de toda autoridad, exceptuando aquellas que solo puede ser ejercida en los puntos centrales.
    1. Los principios de centralización y descentralización son opuestos, es decir que en el mismo grado en que aumenta una, disminuye la otra.
      1. LIMITACIONES DE LA CENTRALIZACIÓN
        Conviene antes de descentralizar los servicios de una oficina, departamento, etc. hacer estudios económicos para conocer si el ahorro que se espera es superior a los gastos de creación de un departamento especializado de servicios.
        Entre las limitaciones que con frecuencia inciden en una centralización excesiva están:
        Dificultades en la coordinación. Saber conciliar los intereses de los diferentes jefes nombrando una persona capaz como encargado de cada departamento
        El jefe debe ser apto; podrían crearse conflictos entre el mismo personal de su departamento, por una mala distribución de las cargas de trabajo
        Puede ser un departamento muy grande, difícil de administrar. Habrá que mantenerlo en tamaño conveniente, y en todo caso subdividirlo en secciones.
        Pérdidas de tiempo. Con el traslado constante de papeles. Algunos papeles archivados se usan frecuentemente y para llevarlos a los departamentos que los necesiten, se pierde tiempo
        Se pierde el carácter de confidencialidad de los asuntos de cada departamento, en ese ir y venir de los expedientes (papeles de trabajo).
        Se elimina personal, lo que a veces no es muy recomendable entre los niveles decisivos corporativos, pues en muchos casos puede seguir siendo de mucha ayuda
      2. VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN
        Se desarrollará el talento del ejecutivo, la capacidad para tomar decisiones y su habilidad para identificar su talento.
        Se fomentarán y desarrollarán actividades potenciales, como el interés, iniciativa y habilidades existentes en bajos niveles.
        La decisión estarán mejor coordinadas.
        Mejores relaciones, menos fricciones.
        La ausencia de conflictos entre las divisiones.
        Democracia en la dirección.
        Todo el mundo es libre de criticar, hablar y sugerir.
        Una vez que las decisiones han sido tomadas, nadie trata de sabotearlas.
        La mayor desventaja de la descentralización aparece cuando el negocio puede separarse en funciones de las partes que fabrica, o vende (o compra y vende) algún grupo o servicio que pueda económicamente considerarse como unidad
        El grado en que conviene centralizar depende de muchos factores, entre los que cabe destacar:
        El tamaño de la empresa: de suyo, en la pequeña empresa (quizá la que tiene un solo nivel jerárquico intermedio), es más posible, y aun conveniente, mayor descentralización, porque el jefe conoce a todas las personas, las situaciones concretas y las técnicas aplicables; en la gran empresa
        De la capacidad y experiencia de los jefes con los que se cuenta.
        De la cantidad de controles que puedan establecerse; de hecho, a cada grado d delegación debe corresponder un establecimiento de nuevos controles.

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