Kosten & Finanzmittel

Kontext
1. Jedes Projekt verursacht Aufwand & Kosten. Somit unterliegt es dem Gebot der Wirtschaftlichkeit & muss die notwendigen personellen & finanziellen Mittel zur Verfügung haben.
2. operatives Projektkostenmanagement
  1. Aufwandsschätzung für das Projekt & dessen Arbeitspakete
  2. Kalkulation Arbeitspaketkosten & Vereinbarung entsprechender Budgets mit den Verantwortlichen
  3. regelmäßige Erfassung & Auswertung der angefallenen & zugerechneten Ist-Kosten
  4. Soll-Ist-Vergleiche & Prognosen des Kostenverlaufs unter Einbeziehung des Projektfortschritts
  5. Analyse von Abweichungsursachen & Einleitung von Korrekturmaßnahmen zur Erreichung der Kostenziele
  6. Kalkulation, Vereinbarung und Dokumentation der Kosten vom im Projekt erforderlichen Änderungen
  7. Berichterstattung aller Aspekte an das obere Management & den Auftraggeber
  8. vorgegebene Zielkosten des Projektes auf die einzelnen Arbeitspakete umlegen
  9. Einnahmen- & Ausgabenströme unter Berücksichtigung erforderlicher Sicherheitsreserven in eine projektbezogene Liquiditätsplanung überführen.
  10. stellt sicher, dass ein Projekt im Rahmen seines genehmigten Budgets fertig gestellt wird
3. Projektbudget muss mit genügend Reserven gegen Risiken abgesichert sein & für eine hohe wirtschaftliche Attraktivität sorgen.
4. Kosten: Geldwert des Einsatzes von Gütern zur Erstellung von betrieblichen Leistungen zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe.
5. Projektkostenplan: Darstellunng der voraussichtlichen für das Projekt anfallenden Kosten.
6. Kostenart: festgelegte Kostenkategorien, nach der im Projekt anfallende Kosten kalkuliert, geplant, zugeordnet, erfasst & abgerechnet werden.
7. Kostenganglinie: Grafische Darstellung des Plan-Kosten-Verlaufs über die Zeitachse pro Periode des Projektzeitraums.
8. Kostensummenlinie: Grafische Darstellung der kumulierten Gesamtkosten für ein Projekt/-teilbereich über die Zeitachse.
9. Analyse, Planung, Überwachung & Steuerung der Kosten & Finanzmittel von Projekten
10. Finanzmittelmanagement
11. Wirtschaftlichkeitsrechnung
12. Strategisches Kostenmanagement
Projektkostenrechnung
1. Kostenartenrechnung
  1. Erfassung der Kosten eines Projektes & Zuordnung zu den Kostenarten (Personal-, Material-, Sach-, Dienstleistungs- & Kapitalkosten)
  2. Personalkosten: Istkosten werden aus der monatlichen Lohn- & Gehaltsabrechnung ermittelt, Plankosten = geschätzter Arbeitsaufwand x Stundenverrechnungssatz
  3. Materialkosten: intern durch Entnahmeschein, extern durch Rechnungen (ebenso Sach- & Dienstleistungskosten), Plan aus angebotenen/verhandelten Beträgen der Lieferanten
  4. Direkte Kosten (Arbeitsstunden): Einzelkosten, die dem Projekt verursachungsgerecht zugeordnet werden können
  5. Indirekte Kosten (Rechenzentrum): Gemeinkosten, die im Rahmen der Kostenstellen- & Kostenträgerrechnung durch Verrechnungssätze pauschal zugerechnet werden
2. Kostenstellen- rechnung
  1. verteilt die Kosten mittels Betriebsabrechnungsbogen auf die Verantwortungsbereiche, in denen sie angefallen sind
  2. Für Kostenstellen werden Kostenverrechnungssätze ermittelt, Budgets festgelegt, deren Einhaltung überwacht sowie Wirtschaftlichkeitsanalysen angestellt.
3. Kostenträgerrechnung
  1. ermittelt die Kosten des Projektes und/oder deren Teilprojekte & Arbeitspakete
  2. Projektkalkulation für ein einzelnes Projekt oder Projekterfolgsrechnung für mehrere Projekte
4. Projektkalkulation
  1. vollständige & strukturierte Ermittlung der Projektlieferungen & -leistungen sowie der daraus abgeleiteten Projektkosten
  2. Rechnungswesen ermittelt Kostenverrechnungssätze mit BAB, PL & AP-Verantwortliche schätzen den Aufwand der benötigten Einsatzmittel, Projektkostenrechnung fasst zur Projektkalkulation zusammen.
  3. Vorkalkulation: Kostenplanung vor dem Projektstart
    1. Richtpreisschätzung durch Ermittlung grober Richtpreise für ersten groben Kostenüberblick
    2. Angebotskalkulation zur Festlegung von Angebotspreisen
    3. Auftragskalkulation zur Budgetierung der Projekt- & AP-Kosten für die Auftragsabwicklung
    4. Zielkostenkalkulation zur Festlegung von Kostenzielen für das Projekt & die zu entwickelnden Produkte & Leistungen
  4. Kalkulationen werden zu verschiedenen Zeitpunkten & mit verschiedenen Zielsetzungen durchgeführt
  5. Mitlaufende Kalkulation: Kostenkontrolle im Projektverlauf durch Ermittlung der Istkosten & noch zu erwartenden Restkosten sowie Duchführung der Änderungskalkulation
  6. Nachkalkulation: tatsächlich erbrachte Lieferungen & Leistungen, dient der Kostenanalyse
    1. Abschließende Abrechnung des Projektes
    2. Ermittlung Projekterfolg
    3. Sicherung von Erfahrungsdaten
5. Projekterfolgsrechnung
  1. mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung (siehe Abbildung 1.13-9)
6. Kostenrechnung ist an der Struktur des Projektes ausgerichtet, ermöglicht die Erfassung & Zurechnung der Projektkosten auf kleinere Teilprojekte & Arbeitspakete
7. erhält einen Großteil der Daten vom Rechnungswesen & liefert dort auch Daten wieder ab
8. Kostenplanung eines Projektes
9. Istkostenermittlung per Stundenkontierung der MA
Aufwandsschätzung
1. Expertenschätzung
  1. Unterlagen: vollständiger PSP mit dazugehörigen Arbeitspaketbeschreibungen, technische Unterlagen, Termin- & Ablaufinformationen, Hilfsmittel & vorgesehene MA
  2. Schätzklausur: strukturierte Abstimmungssitzung mit Fachleuten des Unternehmens, die ihre Schätzung nach dem Bottom-Up-Prinzip für jedes Arbeitspaket abgeben
    1. PL zur Erläuterung der Projektaufgaben
    2. Fachmann für Schätzmethoden als Moderator der Sitzung
    3. Protokollführer zur direkten Erfassung & Auswertung der Schätzwerte
    4. mehrere Experten als Kostenschätzer (50% Projektfremd)
2. Analogiemethoden
  1. Vergleich des zu schätzenden Projektes mit einem/mehreren bereits abgeschlossenen Projekten
  2. Ableitung des geschätzten Aufwands des neuen Projektes aus dem bekannten Aufwand des Analogieprojektes
  3. Erfahrungsdatenbank: schnelleres & direkteres Finden von Analogieprojekten für den Projektschätzer
3. Prozentsatzmethode
  1. Ermittlung einer prozentualen Verteilung aus der durchschnittlichen Aufwandsverteilung auf Projektphasen & Arbeitspaketen aus vergleichbaren früheren Projekten
  2. Ermittlung des Gesamtaufwands mittels Bottom-Up-Schätzung oder bei Vorlage Verteilung (top-down) auf die einzelnen Projekttätigkeiten
4. Parametrische Schätzsysteme
  1. mithilfe mathematischer Algorithmen den Zusammenhang zwischen Aufwand & repräsentativen Einflussgrößen herstellen
  2. Gleichungskoeffizienten mit Regressionsanalysen aus Daten abgeschlossener Projekte gewinnen
5. wichtigster Schätzgegenstand ist der Arbeitsaufwand der MA, daneben auch Aufwendungen andere Aufwandsarten
6. bei besonders unsicheren/risikobehafteten Projekten Vornahme Bereichsschätzungen mit optimistischem & pessimistischen Bandbreiten
7. Beziehung der Schätzung zum PSP
  1. Top-Down
    1. Projekaufwand mithilfe globaler Bezugsgrößen durch Analogieschlüsse/parametrische Schätzgleichungen bestimmen
    2. Gesamtaufwand mithilfe prozentualer Verteilungsschlüssel von oben nach unten auf Projektphasen & Arbeitspakete verteilen
    3. rasche einfache Grobschätzungen in frühen Projektphasen (Richtpreiskalkulation, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung)
  2. Bottom-Up
    1. Aufwände der einzelnen Arbeitspakete durch Expertenschätzungen/Erfahrungswerte ermitteln
    2. Addition/prozentuale Hochrechnung der Werte zum Gesamtaufwand des Projektes
    3. zeitaufwendige, aber genauere Methode in den späteren Projektphasen zur Auftrags- & mitlaufenden Kalkulation
8. Je weiter ein Projekt fortgeschritten ist, desto klarer die Ziele & Vorgehensweisen & desto genauer die Schätzungen
Kostenplanung & Budgetierung
1. Kostenplanung & Budgetierung eines Projektes nach Zielvereinbarungen im Gegenstromverfahren durch Management
  1. Top-Down: Ziele & Erwartungen der Geschäftsleitung werden vom Management zum Mitarbeiter präzisiert & detailliert herunter gegeben, Schätzung der Aufwände (Arbeitsstunden & Materialaufwand) auf Ebene Arbeitspaketverantwortlicher
  2. Bottom-Up: Schätzungen werden von unten nach oben verdichtet, vom Projektcontroller/Reviewteam geprüft, um Zuschlagssätze erhöht & zu einem Kostenplan für das Projekt zusammengefasst.
2. Die genehmigte Summe der geplanten Kosten stellt das Projektbudget dar. Es muss nach Zeitperioden & Kostenelementen aufgegliedert dargestellt & verfolgt werden.
3. Projektbudget umfasst entweder den gesamten Aufwand (AfA, Sach-, Personalkosten) oder nur die dem PL zur Verfügung stehenden Mittel (reine Sachkosten)
4. Auswertungen nach Abschluss der Kostenplanung
  1. Übersicht Kosten pro Arbeitspaket
  2. Übersicht Kosten pro Kostensicht
  3. Diagramm mit Periodenkosten & kumulierten Kosten im Zeitablauf
Kostencontrolling
1. Bestimmung der aktuellen Kostensituation: Erhe- bung, Überprüfung & Aufbereitung von Daten
  1. Problem: Abhängig von Realitätsgehalt & Genauigkeit der MA
2. Plan- & Soll-Ist-Vergleich: Vergleich zwischen Plankosten & aktueller Kostenerwartung sowie Feststellung von Abweichungen zwischen Plan & Ist
3. Abweichungsursachen: Ermittlung der Gründe für Plan-Ist-Abweichugnen sowie Aufzeigen möglicher Korrekturmaßnahmen zum Beheben der Differenz
4. Steuerungsmaßnahmen: Entscheidung, Durchführung & Kontrolle von Maßnahmen zur Erreichung der Projektziele & zur Korrektur von Abweichungen

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